Kassenbuchhaltung

Kleingeld ist ein kleiner Geldbetrag, der auf dem Firmengelände aufbewahrt wird, um den geringen Bargeldbedarf zu decken. Beispiele für diese Zahlungen sind Büromaterial, Karten, Blumen usw. Kleingeld wird in einer Kassenschublade oder -box in der Nähe des Ortes aufbewahrt, an dem es am dringendsten benötigt wird. In einem größeren Unternehmen kann es mehrere Kassenstandorte geben, wahrscheinlich einen pro Gebäude oder sogar einen pro Abteilung. Ein separates Buchhaltungssystem wird verwendet, um Bargeldtransaktionen zu verfolgen.

Das Kassensystem

Um einen Kleingeldfonds einzurichten, erstellt der Kassierer einen Scheck über die Höhe der einem bestimmten Kleingeldfonds zugewiesenen Mittel (normalerweise einige hundert Dollar). Alternativ könnte der Kassierer einfach das Bargeld für den Kassenbestand zählen, wenn genügend Geldscheine und Münzen auf dem Gelände vorhanden sind. Der erste Eintrag im Kassenbuch ist eine Belastung des Kassenkontos und eine Gutschrift auf dem Kassenkonto.

Die Kleingeldverwalterin zahlt dann Kleingeld aus dem Fonds aus, um Einnahmen in Bezug auf die Ausgaben zu erhalten. Derzeit ist kein Journaleintrag vorhanden. Stattdessen sinkt der Kassenbestand im Kassenfonds weiter, während die Anzahl der Einnahmen weiter steigt. Die Summe der Einnahmen und des verbleibenden Bargeldes sollte jederzeit dem anfänglichen Betrag der Bargeldfinanzierung entsprechen. Aufzeichnungsfehler und Diebstahl können jedoch zu einer Abweichung vom ursprünglichen Finanzierungsbetrag führen.

Wenn das Barguthaben im Kassenbestand auf ein ausreichend geringes Niveau sinkt, beantragt die Kasse mehr Bargeld beim Kassierer. Dies erfolgt in Form einer Zusammenfassung aller Einnahmen, die die Depotbank gesammelt hat. Der Kassierer erstellt einen neuen Scheck in Höhe der Quittungen und tauscht den Scheck gegen die Quittungen aus. Der Kassenbucheintrag ist eine Belastung des Kassenkontos und eine Gutschrift auf dem Kassenkonto.

Die Kasse-Depotbank füllt die Kassenschublade oder -kiste nach, die nun den ursprünglichen Geldbetrag enthalten sollte, der für den Fonds bestimmt war. Der Kassierer erstellt einen Journaleintrag, um die Kassenbelege aufzuzeichnen. Dies ist eine Gutschrift auf dem Kleingeldkonto und belastet wahrscheinlich mehrere verschiedene Ausgabenkonten, z. B. das Bürobedarfskonto (abhängig davon, was mit dem Bargeld gekauft wurde). Das Guthaben auf dem Kleingeldkonto sollte jetzt dem Betrag entsprechen, zu dem es begonnen hat.

In der Realität ist der Kontostand auf dem Kassenkonto höher als der tatsächlich in der Kassenbox befindliche Bargeldbetrag, da das Bargeld in der Kasse kontinuierlich ausgezahlt wird. Der Unterschied ist jedoch so gering, dass er für die Ergebnisse des Jahresabschlusses völlig unerheblich ist. Somit wird die Differenz nur ausgeglichen, wenn die Kasse nachgefüllt werden muss.

Beispiel für die Kassenbuchhaltung

Ein Unternehmen richtet einen Kassenfonds ein und finanziert ihn zunächst mit 300 USD. Der Eintrag lautet: