Debitorenkontrollen

Die Kontrolle über Forderungen beginnt tatsächlich mit der erstmaligen Erstellung einer Kundenrechnung, da Sie bei der Erstellung von Forderungen mehrere Probleme minimieren müssen, bevor Sie umfassende Kontrollen für dieses Schlüsselelement durchführen können. Die Kontrollen umfassen dann die ordnungsgemäße Pflege der Forderungen und deren Beseitigung entweder durch Zahlungen von Kunden oder durch die Erstellung von Gutschriften. Die wichtigsten zu berücksichtigenden Steuerelemente sind:

• Vor dem Versand ist eine Kreditgenehmigung erforderlich . Sie haben Probleme beim Einzug von Forderungen, wenn eine Bestellung an einen Kunden mit einer schlechten Bonität versendet wird. Erfordern daher die unterschriebene Genehmigung der Kreditabteilung für alle Kundenaufträge über einen bestimmten Dollarbetrag.
• Überprüfen Sie die Vertragsbedingungen . Wenn ungewöhnliche Zahlungsbedingungen vorliegen, überprüfen Sie diese, bevor Sie eine Rechnung erstellen. Andernfalls enthalten die Forderungen Rechnungen, die der Kunde nicht bezahlen möchte.
• Korrekturlesen von Rechnungen . Wenn eine Rechnung für einen großen Dollarbetrag einen Fehler enthält, kann der Kunde die Zahlung zurückhalten, bis Sie eine überarbeitete Rechnung senden. Erwägen Sie das Korrekturlesen größerer Rechnungen, um dieses Problem zu beheben.
• Gutschriften autorisieren . Personen, die Zugriff auf eingehende Kundenzahlungen haben, können eingehendes Bargeld abfangen und anschließend eine Gutschrift erstellen, um ihre Spuren zu verwischen. Ein Schritt zur Verhinderung dieses Problems besteht darin, die formelle Genehmigung eines Managers für Gutschriften zu verlangen, die dann zu einem späteren Zeitpunkt vom Personal der internen Revision überprüft werden. Nehmen Sie diese Kontrolle nicht auf die Spitze und fordern Sie die Genehmigung für extrem kleine Gutschriften an. Ermöglichen Sie den Buchhaltungsmitarbeitern, kleine ohne Genehmigung zu erstellen, nur um kleine verbleibende Kontostände zu bereinigen.
• Beschränken Sie den Zugriff auf die Abrechnungssoftware . Wie bereits erwähnt, könnte jemand eingehende Zahlungen von Kunden abfangen und den Diebstahl mit einer Gutschrift verbergen. Sie sollten den Zugriff auf die Abrechnungssoftware durch ein Passwort schützen, um die illegale Erstellung von Gutschriften zu verhindern.
• Aufgaben trennen . Wie bereits erwähnt, sollte niemand in der Lage sein, eingehende Kundenzahlungen zu bearbeiten und Gutschriften zu erstellen, da er sonst das Geld nehmen und seine Spuren mit Gutschriften verwischen kann. Weisen Sie diese Aufgaben daher verschiedenen Personen zu.
• Überprüfen Sie die Debitorenbuchungen . Debitorenbuchhaltung durchläuft fast immer ein Verkaufsjournal in der Buchhaltungssoftware, das eigene Buchhaltungseinträge generiert. Daher sollte es fast nie einen manuellen Journaleintrag im Debitorenkonto geben. Sie sollten diese Einträge sorgfältig untersuchen.
• Rechnungspakete prüfen . Nach Abschluss der Rechnungen sollte ein Paket in der Datei vorhanden sein, das den Kundenauftrag, die Kreditautorisierung, den Frachtbrief und eine Rechnungskopie enthält. Das Personal der internen Revision sollte eine Auswahl dieser Pakete überprüfen, um sicherzustellen, dass der Rechnungsprüfer alle unterstützenden Unterlagen ordnungsgemäß überprüft und eine Rechnung ordnungsgemäß erstellt hat.
• Ordnen Sie die Abrechnungen dem Versandprotokoll zu . Es ist möglich, dass Artikel ohne entsprechende Rechnung versendet werden oder umgekehrt. Um diese Situationen zu erkennen, lassen Sie die Mitarbeiter der internen Revision die Abrechnungen mit dem Versandprotokoll vergleichen und etwaige Unterschiede untersuchen.
• Prüfen Sie die Verwendung von Geldeingängen . Das Buchhaltungspersonal verwendet möglicherweise fälschlicherweise Geldeingänge, um Rechnungen zu öffnen, und wendet sie möglicherweise nicht einmal auf die Konten der richtigen Kunden an. Lassen Sie die Mitarbeiter der internen Revision regelmäßig eine Auswahl von Geldeingängen auf Kundenrechnungen zurückverfolgen, um die ordnungsgemäße Verwendung von Bargeld zu überprüfen.

Diese Posten bilden die grundlegenden Debitorenkontrollen. Ein Unternehmen mit einem spezialisierten Forderungssystem muss möglicherweise zusätzliche Kontrollen implementieren oder benötigt einige der hier aufgeführten Posten nicht.