Finanzen
Abrechnungsverfahren
Das folgende Abrechnungsverfahren befasst sich mit drei Aufgaben im Abrechnungsprozess, bei denen die zum Erstellen einer Rechnung erforderlichen Informationen gesammelt, Rechnungen erstellt und an Kunden ausgestellt werden.
Abrechnungsinformationen überprüfen (Abrechnungsangestellter)
- Greifen Sie auf das tägliche Versandprotokoll im Computersystem zu.
- Scannen Sie die Details für jede Sendung, um sicherzustellen, dass sie zur Abrechnung bereit ist. Wenn ja, kennzeichnen Sie die Datensätze als abrechnungsfähige Transaktionen.
- Greifen Sie auf das Abrechnungsmodul zu und rufen Sie den Vorschaubildschirm für jede potenzielle Rechnung auf, die gedruckt werden soll.
- Stellen Sie sicher, dass alle Preise vom Personal für die Auftragserfassung genehmigt wurden. Wenn nicht, vergleichen Sie die angegebenen Preise mit der offiziellen Unternehmenspreisliste und holen Sie die Genehmigung für Abweichungen von dieser Liste ein.
- Fügen Sie eine Frachtgebühr hinzu, es sei denn, die Bestellung ist als vorausbezahlt gekennzeichnet oder vom Kunden abzuholen.
- Stellen Sie sicher, dass der Code für die Umsatzsteuer des Kunden korrekt ist, und passen Sie ihn gegebenenfalls an.
Rechnungsstapel drucken ( Rechnungssteller )
- Wählen Sie in der Abrechnungssoftware die Option, um alle gekennzeichneten Rechnungen zu drucken.
- Positionieren Sie das offizielle Rechnungsformular des Unternehmens im Drucker.
- Führen Sie einen Testdruck durch, um sicherzustellen, dass die Rechnungsformulare ordnungsgemäß im Drucker positioniert sind.
- Drucken Sie den gesamten Rechnungsstapel aus und überprüfen Sie, ob er korrekt gedruckt wurde.
Rechnungen vorbereiten und senden ( Rechnungssteller )
- Wenn sich die Rechnungen in mehreren Kopien befinden, platzen Sie die Kopien und bewahren Sie die angegebenen Kopien auf.
- Packen Sie die für Kunden bestimmte Rechnungsversion in Umschläge.
- Stempeln Sie "Adresskorrektur angefordert" auf die Rechnungsumschläge.
- Liefern Sie die Rechnungsumschläge zum Versand an die Poststelle.
Abrechnungskopien ( Rechnungssteller )
- Legen Sie die aufbewahrten Rechnungskopien nach Bedarf entweder nach Rechnungsnummer oder nach Kundenname ab.
