Buchhaltungstransaktionen aufzeichnen

Wenn eine Buchhaltungstransaktion stattfindet, kann sie auf verschiedene Weise in den Büchern einer Organisation erfasst werden. In den folgenden Aufzählungspunkten werden die gängigsten verfügbaren Methoden aufgeführt:

  • Journaleinträge. Die grundlegendste Methode zum Aufzeichnen einer Transaktion ist der Journaleintrag, bei dem der Buchhalter die Kontonummern sowie Belastungen und Gutschriften für jede einzelne Transaktion manuell eingibt. Dieser Ansatz ist zeitaufwändig und fehleranfällig und daher normalerweise Anpassungen und speziellen Einträgen vorbehalten. In den folgenden Aufzählungspunkten stellen wir die automatisierteren Ansätze fest, die in Buchhaltungssoftware verwendet werden, um die häufigeren Buchhaltungstransaktionen aufzuzeichnen.

  • Eingang der Lieferantenrechnungen . Wenn eine Lieferantenrechnung eingeht, meldet der Buchhalter sie im Kreditorenbuchhaltungsmodul in der Buchhaltungssoftware an. Das Modul erstellt automatisch einen Journaleintrag, der das entsprechende Ausgaben- oder Vermögenskonto belastet und das Kreditorenkonto gutschreibt.

  • Ausstellung der Lieferantenrechnung . Wenn für einen Kunden eine Rechnung erstellt werden soll, gibt der Buchhalter die relevanten Informationen zu Preis, Stückzahl und anwendbarer Umsatzsteuer in das Abrechnungsmodul der Buchhaltungssoftware ein. Das Modul erstellt automatisch einen Journaleintrag, der entweder Bargeld oder das Debitorenkonto belastet und das Verkaufskonto gutschreibt. Es kann auch eine Gutschrift auf dem Umsatzsteuerverbindlichkeitskonto erfolgen.

  • Ausgabe von Lieferantenzahlungen . Wenn Lieferanten bezahlt werden, hakt der Buchhalter die Rechnungsnummern ab, die im Kreditorenbuchhaltungsmodul in der Buchhaltungssoftware zu bezahlen sind. Die Software druckt dann Schecks aus oder stellt elektronische Zahlungen aus, belastet aber auch das Kreditorenkonto und schreibt das Geldkonto gut.

  • Ausstellung von Gehaltsschecks . Wenn Mitarbeiter bezahlt werden sollen, gibt der Buchhalter die Lohnsätze und Arbeitsstunden aller Mitarbeiter in das Abrechnungsmodul der Buchhaltungssoftware ein. Das Modul erstellt automatisch einen Journaleintrag, der die Konten für Vergütungs- und Lohnsteueraufwendungen belastet und Bargeld gutschreibt. Dies kann ein recht komplexer Eintrag sein, da er sich auch mit Pfändungen und anderen Abzügen befasst und verschiedene Arten von Lohnsteuern separat erfasst.

Diese Aufzeichnungsmethoden erstellen alle Einträge im Hauptbuch oder in einem Nebenbuch, das dann in das Hauptbuch übernommen wird. Von dort werden die Transaktionen in den Jahresabschluss zusammengefasst.

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