Schließfachsystem
Ein Schließfach ist eine von einer Bank betriebene Postanschrift, an die ein Unternehmen seine Kunden anweist, ihre Zahlungen zu senden. Die Bank öffnet die eingehende Post, zahlt alle eingegangenen Beträge auf das Bankkonto des Unternehmens ein und scannt die Zahlungen und Überweisungsinformationen. Die gescannten Bilder werden auf einer sicheren Website veröffentlicht, auf der die Buchhalter des Unternehmens auf die Bilder zugreifen können, um Zahlungen auf ausstehende Forderungen anzuwenden.
Ein Schließfachsystem ist eine Anordnung mehrerer Schließfächer, die strategisch in der Nähe von geografischen Clustern von Unternehmenskunden platziert sind, sodass die Gesamtpostzeit von den Kunden zu den Schließfächern minimiert wird. Ein Schließfachsystem wird von Banken empfohlen, die eine feste monatliche Gebühr für jedes Schließfach sowie eine Servicegebühr für jede verarbeitete Zahlung verdienen. Beispielsweise kann sich ein Unternehmen in Boston für Schließfächer in Chicago, Los Angeles, Houston und Miami entscheiden, um den Postaufwand für Zahlungen von Kunden in der Nähe dieser Städte zu verringern.
Banken bieten einen regelmäßigen Überprüfungsservice an, um die Adressen abzugleichen, von denen aus Kunden ihre Zahlungen an Schließfachstandorte senden, um festzustellen, ob die Schließfachkonfiguration optimiert ist. Wenn nicht, werden Schließfächer an kundenorientiertere Standorte verschoben, und Kunden werden benachrichtigt, ihre Zustelladressen an die neuen Standorte zu ändern. Das kontinuierliche Verschieben der Schließfachpositionen wird nicht empfohlen, da dies die Kreditorenmitarbeiter der Kunden stört, die die Zahlungsadressen in ihren Computersystemen ständig aktualisieren müssen.
Ein Schließfachsystem ist eine hervorragende Möglichkeit, den Postfluss für ein größeres Unternehmen mit nationalem oder internationalem Kundenstamm zu reduzieren. Für ein kleineres Unternehmen mit einem lokalen Kundenstamm ist es selten erforderlich, mehr als ein einziges Schließfach bei einer lokalen Bank zu verwenden, da eine Verringerung des Post-Floats durch die damit verbundenen Bankgebühren mehr als ausgeglichen wird.
Da sich die Zahlungsmethode allmählich von Schecks zu elektronischen Zahlungen hin verschiebt, wird der Bedarf an Schließfachsystemen wahrscheinlich sinken.
