So erfassen Sie eine Kreditkartenzahlung

Die Aufzeichnung einer Kreditkartenzahlung umfasst die detaillierte Eingabe von Informationen aus einer Kreditkartenabrechnung in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens. Wenn ein Kreditkartenverarbeiter einem Unternehmen eine Kreditkartenabrechnung vorlegt, wird dem Unternehmen im Wesentlichen eine große Rechnung vorgelegt, die viele Werbebuchungen für eine Vielzahl von Einkäufen enthält. Da der Inhalt der Abrechnung so unterschiedlich sein kann, ist es schwierig, dem Konto einen einzigen Standardgebührencode zuzuweisen (wie dies bei den meisten anderen Lieferanten der Fall ist, die tendenziell mit einer kleinen Anzahl von Einkäufen verbunden sind). Stattdessen müssen sich die Mitarbeiter für die Dateneingabe der Kreditorenbuchhaltung durch jeden dieser Kontoauszüge arbeiten und jeder Werbebuchung je nach Art der Ausgaben manuell Gebührencodes zuweisen.Eine Alternative besteht darin, diese Kontoauszüge an die Kartenbenutzer weiterzuleiten und sie die erforderlichen Informationen eingeben zu lassen, obwohl dieser Ansatz die Verarbeitung von Zahlungen tendenziell verzögert.

Dem Kreditorenpersonal kann eine Standardliste von Konten zur Verfügung gestellt werden, denen belastete Artikel zugeordnet sind, da die mit einer Kreditkarte gekauften Artikelarten in angemessenem Maße regelmäßig sind. Beispiele für häufig gekaufte Artikel sind:

  • Reisen und Unterhaltung

  • Bürobedarf

  • Kosten der verkauften Waren

  • Abonnements

Die Verrechnung mit der Spesenbuchung für einen der vorhergehenden Posten ist das Kreditorenkonto.

Nach der Erfassung im Kreditorensystem wird schließlich eine Scheckzahlung in Höhe des auf der Kreditkartenabrechnung angegebenen Betrags (zuzüglich oder abzüglich etwaiger Anpassungen) vorgenommen, wobei eine Belastung des Kreditorenkontos und eine Gutschrift auf dem Geldkonto erfolgt. Der Überweisungshinweis wird dann aus dem Kontoauszug entfernt, dem Scheck beigefügt und an den Kreditkartenverarbeiter gesendet. Das Personal der Kreditorenbuchhaltung fügt dem verbleibenden Teil des Kartenauszugs eine Scheckkopie hinzu und legt sie monatlich ab.

Der hier angegebene Kreditkartenabrechnungsprozess muss genau in jedem Monat wiederholt werden. Andernfalls kann sogar eine einzelne Kartenabrechnung einen so hohen Aufwand verursachen, dass eine fehlerhafte Verarbeitung insbesondere die finanziellen Ergebnisse einer Organisation beeinträchtigen kann.

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