Definition des Ausgabenkontos

Das Spesenabrechnungskonzept hat zwei unterschiedliche Bedeutungen. Eine beinhaltet Reise- und Unterhaltungskosten, und die andere ist ein allgemeineres Konzept, das eine Art von Konto identifiziert. Beide Definitionen sind unten angegeben.

Das T & E-Ausgabenkonto

Ein Ausgabenkonto bezieht sich auf an einen Mitarbeiter gezahlte Mittel, die dann für Reise- und Unterhaltungsausgaben verwendet werden. Spesenabrechnungsmittel können vor dem Zeitpunkt gezahlt werden, zu dem sie tatsächlich für das Unternehmensgeschäft ausgegeben werden. In diesem Fall werden die Mittel als Vorauszahlungen bezeichnet. Alternativ können die Mittel als Reaktion auf die Vorlage einer Spesenabrechnung durch einen Mitarbeiter ausgezahlt werden. In diesem Fall werden die Mittel als Erstattung bezeichnet. Ein Vorschuss wird zunächst als kurzfristiger Vermögenswert erfasst, während eine Erstattung sofort als Aufwand erfasst wird. Wenn ein Mitarbeiter nachweist, wie ein Vorschuss verwendet wurde, wird der kurzfristige Vermögenswert als Aufwand erfasst.

Die mit einem Spesenkonto verbundenen Barzahlungen sind in der Regel am größten, wenn sie mit einem Mitarbeiter verbunden sind, der unabhängig von den internen Abläufen eines Unternehmens tätig ist, von denen das beste Beispiel ein Verkäufer ist. Diese Personen benötigen ausreichende finanzielle Mittel, um mehr zu reisen, als es für andere Mitarbeiter üblich ist.

Das Konzept des Spesenkontos kann missbraucht werden, indem entweder mehr Geld ausgegeben wird, als von einer umsichtigen Person benötigt wird, oder indem Vorschüsse erhalten werden und das Geld nicht im Namen des Unternehmens verwendet wird. Infolgedessen legen viele Unternehmen strenge Kontrollen für die Verwendung von Spesenabrechnungen fest, einschließlich der Verwendung von Spesenabrechnungen, Reiserichtlinien, Prüfungen der geleisteten Zahlungen und laufenden Überprüfungen des ausstehenden Saldos auf dem Vorschusskonto.

Der Kostenkontotyp

Der Großteil aller im Hauptbuch verwendeten Konten sind Aufwandskonten. Dies ist eine Art temporäres Konto, auf dem alle Ausgaben gespeichert sind, die einem Unternehmen während eines Abrechnungszeitraums entstanden sind. Daher kann es Spesenabrechnungen für Bankgebühren, Kosten für verkaufte Waren, Versorgungsunternehmen usw. geben. Diese Konten gelten als vorübergehend, da sie zum Ende des Geschäftsjahres auf Null gesetzt werden, um Platz für die Erfassung neuer Ausgaben im nächsten Geschäftsjahr zu schaffen.

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