Abrechnungsverfahren
Die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung kann an mehreren Stellen zu Fehlern führen, was einen detaillierten Prozessablauf erfordert, der auch mehrere Steuerelemente enthält. Mit diesem Verfahren kann sichergestellt werden, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung wiederholt wiederholt wird. Der tatsächliche Prozessablauf kann etwas von den unten angegebenen Schritten abweichen, da es Unterschiede in Bezug auf die Verwendung manueller, computergestützter oder ausgelagerter Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung geben kann. Die wahrscheinlichste Version des Verfahrens, einschließlich Verantwortlichkeiten und grundlegender Kontrollen, lautet wie folgt:
Aktualisieren Sie die Mitarbeiterstammdatei . Der Lohnbuchhalter erhält eine Benachrichtigung über Änderungen an Mitarbeiterinformationen, die sich auf die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken, z. B. Quellensteuerbefreiungen und Änderungen der Lohnsätze. Aktualisieren Sie die Mitarbeiterstammdatei in der Abrechnungssoftware mit diesen Änderungen.
Zahlungsperiode einstellen . Stellen Sie sicher, dass das Abrechnungsmodul auf den richtigen Abrechnungszeitraum eingestellt ist.
Geben Sie die geleistete Arbeitszeit ein . Geben Sie die Anzahl der regulären und Überstunden ein, die jeder Mitarbeiter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung geleistet hat. Wenn das Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell berechnet, sind dieser und der nächste Schritt nicht erforderlich. Wenn das Unternehmen computergesteuerte Zeitschaltuhren verwendet, um seine Zeitnehmungsinformationen zusammenzustellen, können die Informationen direkt in die Lohnbuchhaltungssoftware portiert werden.
Geben Sie manuelle Zahlungen ein . Geben Sie die Beträge aller manuellen Gehaltsschecks ein, die noch nicht im Abrechnungssystem erfasst wurden. Dies können Gehaltsanpassungen aus früheren Perioden oder Zahlungen im Zusammenhang mit der erstmaligen Einstellung oder Kündigung von Mitarbeitern sein.
Kündigungsentgelt berechnen . Berechnen Sie manuell den Betrag, der an einen Mitarbeiter zu zahlen ist, der das Unternehmen verlassen hat, einschließlich der nicht genutzten Urlaubszeit und der Abfindung. Dies betrifft in der Regel nur diejenigen Mitarbeiter, die das Unternehmen freiwillig verlassen haben, da für Zwangskündigungen nahezu sofortige Zahlungen erforderlich sind, die normalerweise außerhalb des normalen Abrechnungszeitraums liegen.
Abzüge ändern . Geben Sie alle Änderungen an den Standardabzügen vom Arbeitnehmergehalt ein, z. B. für Krankenversicherungen, Pfändungen und Spenden für wohltätige Zwecke.
Bezahlen berechnen . Lassen Sie die Software alle Gehaltsberechnungen für den Zeitraum verarbeiten. Wenn das Unternehmen die Bezahlung manuell berechnet, verwenden Sie die Steuertabellen von Bund und Ländern, um den angemessenen Betrag der Steuereinbehalte zu ermitteln.
Berichte überprüfen . Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnungen entweder ausgelagert sind oder eine Lohnbuchhaltungssoftware verwenden, drucken Sie die folgenden Berichte aus und überprüfen Sie die zugrunde liegenden Transaktionen auf Fehler. Verarbeiten Sie die Personalabrechnung erneut, bis diese Probleme behoben wurden.
Bericht über negative Abzüge (kann auf einen Dateneingabefehler oder Betrug hinweisen)
Bericht über negative Steuern (kann auf einen Dateneingabefehler oder Betrug hinweisen)
Vorläufiges Lohnregister (das Schlüsseldokument zur Lokalisierung von Fehlern)
Sortierte Liste der gezahlten Löhne (Fokus auf übermäßig hohe oder niedrige Lohnbeträge, um möglicherweise ungenaue Arbeitsstunden oder Lohnsätze zu erkennen)
Trendlinie der Lohnkosten nach Abteilungen (kann darauf hinweisen, dass die Löhne der falschen Abteilung belastet werden)
Zahlungen ausgeben . Sobald die Analyse der Berichte keine weiteren Fehler anzeigt, verarbeiten Sie Zahlungen an Mitarbeiter.
Issue-Management-Berichte (optional) . Stellen Sie dem Management Abrechnungsberichte aus, die sich auf die gerade abgeschlossene Abrechnung beziehen. Beispiele für solche Berichte sind eine Trendlinie der Überstunden nach Mitarbeitern und eine Trendlinie der Vergütungskosten nach Abteilungen.
Daten sichern . Sichern Sie nach Abschluss der Abrechnung die zugehörigen Daten. Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelagert wird, wird dies vom Lieferanten übernommen. Wenn interne Software verwendet wird, archivieren Sie die Daten. Wenn ein manuelles System verwendet wird, legen Sie das Lohnregister in einen gesperrten Speicher.
Sperren Sie den Zeitraum . Sperren Sie die Zahlungsperiode im Abrechnungsmodul für die gerade abgeschlossene Periode, um unbefugte Änderungen zu verhindern. Dies ist im Wesentlichen dasselbe wie in Schritt 2; Durch die Sperrung der Zahlungsperiode wechseln wir zur nächsten Zahlungsperiode.
Steuern einzahlen . Zahlen Sie Lohnsteuern ein und überprüfen Sie deren Übermittlung an die Regierung. Wenn das Unternehmen seine Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgelagert hat, wird dieser Schritt vom Lieferanten ausgeführt.
Zeitkarten speichern . Legen Sie die Zeitkarten in der Nähe der Personalabteilung ab. Es ist durchaus möglich, dass Mitarbeiter ihre Bezahlung in Frage stellen. In diesem Fall sollten die neuesten Zeitkarten zur Überprüfung leicht zugänglich sein. Nach ein oder zwei Monaten können die Zeitkarten in einen längerfristigen Speicher verschoben werden.
Fehler untersuchen . Wenn es Probleme bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt, können Sie sicher sein, dass die Mitarbeiter sie finden! Untersuchen Sie alle aufgetretenen Transaktionsfehler und leiten Sie Änderungen ein, um deren anhaltendes Auftreten zu verringern. Dies kann die Änderung von Verfahren oder die Einführung neuer Kontrollen beinhalten.
