So buchen Sie in das Hauptbuch
Bei der Buchung in das Hauptbuch werden detaillierte Buchhaltungstransaktionen im Hauptbuch erfasst. Dabei werden Finanztransaktionen zusammengefasst, von denen aus sie in speziellen Ledgern gespeichert sind, und die Informationen werden in das Hauptbuch übertragen. Zu Beginn werden Transaktionen, deren Volumen abgeschlossen ist, normalerweise in einem Spezialbuch wie dem Verkaufsbuch erfasst. Auf diese Weise wird verhindert, dass das Hauptbuch bei Tausenden von Transaktionen im Detail überflutet wird. Die Informationen im Hauptbuch werden dann für jede Berichtsperiode zu einer Reihe von Abschlüssen zusammengefasst.
Informationen in einem der Spezialbücher werden in regelmäßigen Abständen zusammengefasst. Zu diesem Zeitpunkt wird ein Eintrag auf Zusammenfassungsebene vorgenommen und im Hauptbuch gebucht. In einer manuellen Buchhaltungsumgebung kann die Aggregation in festgelegten Intervallen erfolgen, z. B. einmal am Tag oder einmal im Monat. Wenn das Quell-Ledger beispielsweise das Verkaufs-Ledger wäre, könnte der aggregierte Buchungseintrag eine Belastung des Debitorenkontos sowie Gutschriften auf dem Verkaufskonto und verschiedenen Umsatzsteuerverbindlichkeitskonten enthalten. Wenn Sie diesen Eintrag im Hauptbuch buchen, kann im Beschreibungsfeld eine Notation mit dem Datumsbereich erfolgen, für den der Eintrag gilt. Dies ist nützlich, um einem Benutzer des Hauptbuchs, der möglicherweise bestimmte Transaktionen untersucht, zusätzliche Klarheit zu verschaffen.
In einer computergestützten Buchhaltungsumgebung kann die Buchung im Hauptbuch nicht bemerkt werden. Die Software tut dies einfach in regelmäßigen Abständen oder fragt, ob Sie buchen möchten, und verarbeitet dann die zugrunde liegende Hauptbuchbuchung automatisch. Es ist möglich, dass in den vom System generierten Berichten nicht einmal eine Buchungstransaktion angezeigt wird.
Die Buchung in das Hauptbuch erfolgt nicht für Transaktionen mit geringerem Volumen, die bereits im Hauptbuch erfasst sind. Beispielsweise können Anschaffungen von Sachanlagen so selten sein, dass kein Spezialbuch für diese Transaktionen erforderlich ist, sodass sie stattdessen direkt im Hauptbuch erfasst werden.
Wenn jemand eine detaillierte Transaktion recherchieren möchte, beginnt er normalerweise mit einem der Abschlüsse, führt einen Drilldown zum entsprechenden Konto im Hauptbuch durch und verweist dann auf das Spezialbuch, das detaillierte Informationen zu der betreffenden Transaktion enthält.
