Kreditorenkontrollen
Kreditorenkontrollen werden verwendet, um das Verlustrisiko in der Kreditorenfunktion zu verringern. Die Kreditorenkontrollen werden in drei allgemeine Kategorien zusammengefasst, die die Zahlungsverpflichtung des Unternehmens überprüfen, die Kreditorenbuchhaltungsdaten in das Computersystem eingeben und Lieferanten bezahlen. Die Steuerelemente sind wie folgt:
Verpflichtung zur Lohnkontrolle
Die Überprüfung der Zahlungsverpflichtung kann durch eine von mehreren möglichen Kontrollen erfolgen. Sie sind:
Rechnungsgenehmigung . Die Person, die in der Lage ist, die Zahlung zu autorisieren, gibt ihre Zustimmung zu einer Lieferantenrechnung an. Dies ist jedoch tatsächlich eine relativ schwache Kontrolle, wenn der Genehmigende nur die Lieferantenrechnung sieht, da nicht festgestellt werden kann, ob die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind oder ob die berechneten Preise den ursprünglich vereinbarten Preisen entsprechen. Der Genehmigende möchte möglicherweise auch wissen, welches Hauptbuchkonto belastet wird. Infolgedessen ist es besser, wenn die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung zuerst die Lieferantenrechnung zusammenstellen, die Bestellung autorisieren und die Dokumentation in einem Paket erhalten, dann die Rechnung mit einem Signaturblock versehen, der die zu belastende Kontonummer enthält, und dann den Genehmigenden haben Überprüfen Sie es. Mit diesem Ansatz erhalten Prüfer einen sehr vollständigen Satz von Informationen, mit denen sie arbeiten können.
Bestellgenehmigung . Die Einkaufsabteilung gibt für jeden getätigten Einkauf eine Bestellung aus. Auf diese Weise genehmigt das Einkaufspersonal im Wesentlichen alle Ausgaben, bevor sie getätigt wurden, wodurch verhindert werden kann, dass einige Ausgaben jemals anfallen. Da diese Kontrolle einen erheblichen Arbeitsaufwand für das Einkaufspersonal mit sich bringt, werden sie die Mitarbeiter wahrscheinlich auffordern, Artikel auf einem formellen Bestellanforderungsformular anzufordern.
Schließe ein Drei-Wege-Match ab . Das Personal für Verbindlichkeiten vergleicht die Lieferantenrechnung mit der entsprechenden Bestellung und dem Empfangsnachweis, bevor die Zahlung autorisiert wird. Dieser Ansatz ersetzt die Notwendigkeit einer individuellen Rechnungsgenehmigung, da die Genehmigung stattdessen auf der Bestellung basiert. Es ist auch besser, als nur auf der Grundlage der Bestellung zu genehmigen, da es auch den Eingang der Waren überprüft. Es ist jedoch auch schmerzhaft langsam und kann zusammenbrechen, wenn Papierkram fehlt.
Manuelle Suche nach doppelten Zahlungen. Ein computergestütztes Kreditorensystem führt eine automatische Suche nach doppelten Rechnungsnummern durch. Dies ist ein viel schwierigeres Unterfangen in einem vollständig manuellen Buchhaltungssystem. In diesem Fall kann der Sachbearbeiter die Kreditoren- und die unbezahlte Rechnungsdatei durchsuchen, um festzustellen, ob eine gerade von einem Lieferanten erhaltene Rechnung bereits bezahlt wurde. In vielen Situationen macht das Volumen der eingehenden Lieferantenrechnungen dies so schwierig, dass das zahlbare Personal jeden Versuch aufgibt, doppelte Rechnungen zu identifizieren, und einfach akzeptiert, dass es gelegentlich für solche Artikel bezahlt.
Dateneingabesteuerung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Lieferantenrechnungen in das Kreditorensystem eingegeben wurden, obwohl diese Kontrollen unterschiedlich erfolgreich sind. Die Steuerelemente sind:
Nach Genehmigung aufzeichnen . Diese Kontrolle zwingt das Kreditorenpersonal, die Genehmigung jeder Rechnung zu überprüfen, bevor sie in das System eingegeben wird.
Vor der Genehmigung aufzeichnen . Bei dieser Kontrolle wird der Zahlung von Lieferanten eine höhere Priorität eingeräumt als der Erlangung von Zahlungsberechtigungen, da jede erhaltene Rechnung sofort im Kreditorensystem erfasst wird. Diese Steuerung funktioniert am besten, wenn Bestellungen bereits zum Autorisieren eines Kaufs verwendet wurden.
Nehmen Sie eine Rechnungsnummerierungsrichtlinie an . Das vielleicht größte Problem im Bereich der Dateneingabe für Verbindlichkeiten sind doppelte Zahlungen. Dies scheint kein Problem zu sein, da die meisten Unternehmen Buchhaltungssoftware verwenden, die doppelte Rechnungen automatisch erkennt und doppelte Zahlungen verhindert. Es kann jedoch zu Inkonsistenzen bei der Erfassung von Rechnungsnummern kommen. Erfassen Sie beispielsweise die Rechnungsnummer 0000078234 mit oder ohne führende Nullen? Wenn dieselbe Rechnung dem Personal für Verbindlichkeiten zweimal vorgelegt wird und sie einmal als 0000078234 und das nächste Mal als 78234 erfasst wird, kennzeichnet das System sie nicht als doppelte Rechnungen. Das gleiche Problem tritt bei Bindestrichen in einer Rechnungsnummer auf. Eine Rechnungsnummer von 1234-999 könnte als 1234-999 oder als 1234999 erfasst werden.
Anpassung an das Budget im Jahresabschluss . Wenn eine Lieferantenrechnung fälschlicherweise der falschen Abteilung belastet wurde, kann ein Abteilungsleiter, der den Jahresabschluss durchliest, eine Ungleichheit zwischen dem berechneten Betrag und dem Budget feststellen und die Buchhaltungsabteilung auf das Problem aufmerksam machen.
Zahlungskontrollen
Der Großteil der nachstehend aufgeführten Kontrollen betrifft die Zahlung per Scheck, da dies immer noch die vorherrschende Zahlungsform ist. Die Steuerelemente sind:
Split Check Drucken und Signieren . Eine Person sollte Schecks vorbereiten und eine andere Person sollte sie unterschreiben. Auf diese Weise wird die Ausgabe von Bargeld überprüft.
Bewahren Sie alle Schecks an einem gesperrten Ort auf . Nicht verwendetes Scheckmaterial sollte immer an einem verschlossenen Ort aufbewahrt werden. Andernfalls können Schecks gestohlen und betrügerisch ausgefüllt und eingelöst werden. Dies bedeutet, dass alle Signaturschilder oder Stempel auch an einem verschlossenen Ort aufbewahrt werden sollten.
Verfolgen Sie die Reihenfolge der verwendeten Schecknummern . Führen Sie ein Protokoll, in dem der Bereich der Prüfnummern aufgeführt ist, die während eines Prüflaufs verwendet werden. Dies ist nützlich, um festzustellen, ob möglicherweise Überprüfungen im Speicher fehlen. Dieses Protokoll sollte nicht zusammen mit den gespeicherten Schecks aufbewahrt werden, da jemand das Protokoll gleichzeitig mit dem Diebstahl von Schecks stehlen könnte.
Manuelle Schecksignatur erforderlich . Ein Unternehmen kann verlangen, dass alle Schecks unterschrieben werden. Dies ist tatsächlich eine relativ schwache Kontrolle, da nur wenige Scheckunterzeichner untersuchen, warum Schecks ausgestellt werden, und die gezahlten Beträge selten in Frage stellen. Wenn ein Unternehmen stattdessen ein Signaturschild oder einen Stempel verwendet, ist es viel wichtiger, ein starkes Bestellsystem zu haben. Das Einkaufspersonal wird de facto zum Genehmiger von Rechnungen, indem Bestellungen früher im Prozessablauf für Verbindlichkeiten erteilt werden.
Benötigen Sie einen zusätzlichen Scheckunterzeichner . Wenn der Betrag eines Schecks einen bestimmten Betrag überschreitet, benötigen Sie einen zweiten Scheckunterzeichner. Diese Kontrolle gibt angeblich mehreren Senioren die Möglichkeit, die Zahlung einzustellen. In der Realität ist es wahrscheinlicher, dass nur ein weiterer Schritt in den Zahlungsprozess eingeführt wird, ohne die Kontrollumgebung wirklich zu stärken.
