Hauptbuch

Ein Hauptbuch ist der Hauptkontensatz, der alle Transaktionen innerhalb einer Entität zusammenfasst. Möglicherweise gibt es eine Reihe von Nebenbüchern, die im Hauptbuch zusammengefasst sind. Das Hauptbuch wird wiederum verwendet, um Informationen in den Abschlüssen eines Unternehmens zusammenzufassen. Dies kann automatisch mit einer Buchhaltungssoftware oder durch manuelles Zusammenstellen von Abschlüssen aus den Informationen in einem Probesaldobericht (der eine Zusammenfassung der Endsalden im Hauptbuch darstellt) erfolgen.

Das Hauptbuch enthält eine Lastschrift- und Gutschriftbuchung für jede darin erfasste Transaktion, sodass die Summe aller Sollguthaben im Hauptbuch immer mit der Summe aller Guthaben übereinstimmen sollte. Wenn sie nicht übereinstimmen, gilt das Hauptbuch als nicht ausgeglichen und muss korrigiert werden, bevor daraus verlässliche Abschlüsse erstellt werden können.

Das Hauptbuch besteht aus allen Einzelkonten, die zur Erfassung der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, des Eigenkapitals, der Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste eines Unternehmens erforderlich sind. In den meisten Fällen werden detaillierte Transaktionen direkt in diesen Hauptbuchkonten erfasst. In einigen Fällen, in denen das Transaktionsvolumen die Aufzeichnungen im Hauptbuch überfordern würde, werden Transaktionen in ein Nebenbuch umgeleitet, von dem nur die Kontosummen auf einem Kontrollkonto im Hauptbuch erfasst werden. Im letzteren Fall muss eine Person, die ein Problem im Jahresabschluss untersucht, auf das Nebenbuch zurückgreifen, um Informationen über die ursprüngliche Transaktion zu erhalten. Das Hauptbuch wird normalerweise gedruckt und im Jahresendbuch einer Organisation gespeichert, das als jährliches Archiv ihrer Geschäftstransaktionen dient.

Hauptbuchkonten werden eindeutige identifizierende Kontonummern zugewiesen. Diese Nummern können von einem einfachen dreistelligen Code bis zu einer komplexeren Version reichen, die einzelne Abteilungen und Tochterunternehmen identifiziert. Kontonummern im Hauptbuch werden normalerweise so konfiguriert, dass alle in der Bilanz zusammengefassten Konten vor allen in der Gewinn- und Verlustrechnung zusammengefassten Konten aufgelistet werden.

Ähnliche Begriffe

Das Hauptbuch wird auch als Buch der endgültigen Eintragung bezeichnet.