Anlageverfahren

Das Verfahren zur Erkennung von Vermögenswerten

Einer der Bereiche, in denen ein Verfahren sehr nützlich sein kann, ist die erstmalige Erfassung eines Anlagevermögens im Rechnungsführungssystem, da dies eine relativ komplizierte Transaktion ist. Das Verfahren zum Abschließen des Prozesses zur Erfassung von Vermögenswerten ist nachstehend beschrieben:

1. Basiseinheit bestimmen . Bestimmen Sie die Basiseinheit für den Vermögenswert. Diese Bestimmung basiert auf einer Reihe von Faktoren, z. B. ob sich die Nutzungsdauern verschiedener Komponenten des Vermögenswerts erheblich unterscheiden, auf welcher Ebene Sie den Vermögenswert physisch nachverfolgen möchten, und auf der Kosteneffizienz der Nachverfolgung von Vermögenswerten auf verschiedenen Detailebenen .
2. Kosten zusammenstellen . Berechnen Sie die Gesamtkosten der Basiseinheit. Dies sind alle Kosten, die anfallen, um die Basiseinheit zu erwerben und an den für ihre Verwendung vorgesehenen Zustand und Ort zu bringen. Diese Aktivitäten können den Bau der Basiseinheit, Anschaffungskosten und damit verbundene administrative und technische Aktivitäten umfassen.
3. Anpassung an das Kapitalisierungslimit . Stellen Sie fest, ob die Gesamtkosten der Basiseinheit die Unternehmenskapitalisierungsgrenze überschreiten. Wenn dies nicht der Fall ist, werden die Ausgaben den angefallenen Kosten belastet. Fahren Sie andernfalls mit dem nächsten Schritt fort.
4. Der Anlageklasse zuordnen . Ordnen Sie die Basiseinheit der am besten geeigneten Anlageklasse zu, für die es eine Hauptbuchkategorie gibt (z. B. Möbel und Einrichtungsgegenstände, Bürogeräte oder Fahrzeuge).
5. Journaleintrag erstellen . Erstellen Sie einen Journaleintrag, der das Anlagenkonto für die entsprechende Anlageklasse belastet und das Ausgabenkonto gutschreibt, auf dem die Kosten der Basiseinheit ursprünglich gespeichert waren.

Das Verfahren zum Erstellen von Anlagenbeständen

Die genauen Arten von Informationen, die für ein Anlagevermögen erfasst werden, variieren je nach Geschäft. Dies bedeutet, dass das folgende Verfahren möglicherweise angepasst werden muss. Das folgende Beispielverfahren ist für die Aufzeichnung eines Fertigungsobjekts vorgesehen.

1. Datensatz erstellen . Erstellen Sie einen neuen Datensatz für das Asset und weisen Sie ihm die nächste fortlaufende Datensatznummer zu. Wenn in einem Computersystem aufgezeichnet wird, weist die Software die Datensatznummer zu. Wenn nicht, wird der Buchhalter des Anlagevermögens dies tun.
2. Schreiben Sie eine Beschreibung . Beschreiben Sie den Vermögenswert in einem Satz. Wenn dieses Asset anderen Unternehmens-Assets ähnelt, verwenden Sie dasselbe Beschreibungsformat. Andernfalls sollten Sie eine vom Hersteller bereitgestellte Beschreibung verwenden.
3. Geben Sie die Tag-Nummer ein . Geben Sie die Nummer auf dem vom Unternehmen bereitgestellten Etikett (falls vorhanden) an, das am Gerät angebracht ist. Wenn kein Tag verwendet wurde, geben Sie "Kein Tag" ein.
4. Geben Sie die Seriennummer ein . Geben Sie die vom Hersteller angegebene Seriennummer auf dem Gerät ein. Wenn Sie die Seriennummer nicht finden können, wenden Sie sich an den Hersteller, um herauszufinden, wo sie sich befinden sollte. Wenn keine Seriennummer vorhanden ist, geben Sie "Keine Seriennummer" ein.
5. Beachten Sie den Standort des Assets . Notieren Sie sich den Standort des Assets. Geben Sie den Standort nach Möglichkeit mindestens nach Gebäude und vorzugsweise nach Raum an. Wenn es sich im Produktionsbereich befindet, geben Sie den Arbeitsplatz an, in dem es sich befindet.
6. Verantwortung zuweisen . Geben Sie den Namen oder zumindest den Positionstitel der Person an, die für den Vermögenswert verantwortlich ist.
7. Notieren Sie das Erwerbsdatum . Geben Sie den Monat und das Jahr an, in denen der Vermögenswert für die beabsichtigte Verwendung bereit war, und ob er zu diesem Zeitpunkt tatsächlich verwendet wurde.
8. Kosten eingeben . Geben Sie die gesamten aktivierten Anfangskosten des Vermögenswerts ein. Dies sollte mit dem Betrag übereinstimmen, der im Hauptbuch oder im Sachanlagenjournal für den Vermögenswert erfasst ist. Verwenden Sie nicht den auf der Lieferantenrechnung angegebenen Betrag, da möglicherweise andere Kosten hinzugekommen sind. In diesem Schritt wird davon ausgegangen, dass an die Anlageanlage keine Informationen direkt aus dem Hauptbuch oder dem Sachanlagenjournal angeschlossen sind.
9. Der Anlageklasse zuordnen . Ordnen Sie den Vermögenswert einer Anlageklasse zu, indem Sie seine Merkmale mit den vom Unternehmen verwendeten Standard-Anlageklassen vergleichen. Überprüfen Sie im Zweifelsfall die zugehörigen Assets, um festzustellen, welchen Klassen sie zugeordnet wurden. Dies ist ein wichtiger Schritt, da Nutzungsdauern und Abschreibungsmethoden häufig automatisch anhand der Anlageklasse zugewiesen werden.
10. Geben Sie die Nutzungsdauer ein . Wenn das System nicht automatisch eine Nutzungsdauer basierend auf der Anlageklasse zuweist, geben Sie die Nutzungsdauer an.
11. Datensatz genehmigen . Lassen Sie den Controller die Datei überprüfen und genehmigen. Beheben Sie alle vom Prüfer festgestellten Probleme.
12. Speichern Sie den Datensatz . Wenn die Informationen in einem vollständig manuellen System aufgezeichnet werden, speichern Sie sie nach Asset-Klasse und dann nach Datensatznummer in den Datensatzdateien des Anlagevermögens.

Das Abschreibungsverfahren

Es sollte ein detailliertes Abschreibungsverfahren geben, das genau festlegt, wie jedes Anlagevermögen kategorisiert und wie es basierend auf der Anlageklasse, der es zugeordnet ist, abgeschrieben wird. Das grundlegende Verfahren ist:

1. Ordnen Sie eine Anlageklasse zu . Passen Sie das Anlagevermögen an die Standardbeschreibungen der Anlageklassen des Unternehmens an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Klasse Sie verwenden sollen, überprüfen Sie die Assets, die den verschiedenen Klassen bereits zugewiesen sind, oder wenden Sie sich an den Controller.
2. Abschreibungsfaktoren zuordnen . Ordnen Sie dem Anlagevermögen die Nutzungsdauer und die Abschreibungsmethode zu, die für die Anlageklasse, zu der es gehört, standardisiert sind. Dies wird in einigen Computersystemen automatisch zugewiesen, wobei die Zuordnung einer Anlageklasse einem Vermögenswert automatisch eine Nutzungsdauer und eine Abschreibungsmethode zuweist.
3. Restwert ermitteln . Wenden Sie sich an die Mitarbeiter des Einkaufs- oder Wirtschaftsingenieurwesens, um festzustellen, ob der Vermögenswert am Ende seiner Nutzungsdauer voraussichtlich einen Restwert aufweist. Wenn dieser Restwert die Unternehmensrichtlinie für Mindestrettungswerte überschreitet, notieren Sie dies in der Abschreibungsberechnung.
4. Erstellen Sie eine Abschreibungsberechnung . Erstellen Sie die Abschreibungsberechnung basierend auf der Nutzungsdauer und den für die Anlageklasse vorgeschriebenen Abschreibungen unter Verwendung der Anlagenkosten abzüglich eines Restwerts. Dies erfolgt automatisch für Vermögenswerte, die in ein Softwarepaket für Sachanlagen eingegeben wurden, muss jedoch ansonsten manuell generiert werden.
5. Abschreibungsbericht drucken . Drucken Sie den Abschreibungsbericht, sortiert nach Anlageklassen.
6. Journaleintrag erstellen . Erstellen Sie den monatlichen Abschreibungsjournaleintrag mithilfe der Standardabschreibungsvorlage. Der Standardeintrag besteht darin, eine Belastung des Abschreibungsaufwands (insgesamt oder nach Abteilung) zu erfassen und für jede Anlageklasse eine Gutschrift auf dem kumulierten Abschreibungskonto zu erfassen. Diese Informationen stammen aus den Summen im Abschreibungsbericht.
7. Geben Sie die Transaktion ein . Notieren Sie den Journaleintrag in der Buchhaltungssoftware.
8. Dateisicherungsmaterialien . Hängen Sie den Abschreibungsbericht an das Journaleintragsformular an und legen Sie ihn im Journaleintragsordner ab.

Das Verfahren zur Übertragung zwischen Abteilungen

Wenn das Anlagevermögen routinemäßig zwischen Abteilungen verschoben wird, sollte ein Verfahren vorhanden sein, das sicherstellt, dass die zugehörigen Aufzeichnungen aktualisiert werden. Die Verfahrensschritte sind:

1. Füllen Sie ein Formular aus, in dem angegeben ist, welcher Vermögenswert aus einer Abteilung übertragen wird. Dies sollte die eindeutige Asset-Tag-Nummer und eine allgemeine Beschreibung des Assets enthalten. Der Leiter dieser Abteilung unterschreibt das Formular, um zu bestätigen, dass der Vermögenswert an einen anderen Ort verlagert werden soll.
2. Der Leiter der Abteilung, die den Vermögenswert erhält, unterschreibt auch das Formular, um den Empfang zu bestätigen.
3. Leiten Sie das Formular an den Sachbuchhalter weiter, der im Buchhaltungssystem auf den Vermögenswertdatensatz zugreift und den Vermögenswert der Empfangsabteilung zuweist. Der Buchhalter verlagert auch die entsprechende Abschreibungsgebühr an die Empfangsabteilung.
4. Senden Sie Kopien des Formulars an beide Abteilungsleiter, um deren Unterlagen zu erhalten.