Das virtuelle Schließen
Ein virtueller Abschluss beinhaltet die Verwendung vollständig integrierter unternehmensweiter Buchhaltungssysteme, um jederzeit nach Bedarf Abschlüsse zu erstellen. Dieser Ansatz erfordert nicht nur ERP-Systeme (Enterprise Resources Planning), sondern auch große Anstrengungen, um sicherzustellen, dass die zugrunde liegenden Informationen korrekt sind. Die erforderliche Investition ist so groß, dass Sie in kleineren Unternehmen selten einen virtuellen Abschluss sehen. Das virtuelle Schließen erfordert besondere Aufmerksamkeit für die folgenden Bereiche:
- Zentrale Buchhaltung . Es ist nahezu unmöglich, einen virtuellen Abschluss ohne viel Zentralisierung der Buchhaltung in Kombination mit ERP-Software zu erzielen. Umgekehrt bedeutet dies, dass Sie keine Buchhaltungsvorgänge im gesamten Unternehmen haben können, die mit unterschiedlicher Buchhaltungssoftware arbeiten.
- Standardisierte Buchhaltung . Geschäftsvorfälle müssen überall gleich definiert und behandelt werden. Andernfalls muss das Buchhaltungspersonal Zeit damit verbringen, die von den verschiedenen Tochterunternehmen eingereichten Transaktionsunregelmäßigkeiten zu untersuchen.
- Fehlerverfolgung . Gefundene Fehler müssen aufgespürt und die zugrunde liegenden Ursachen beseitigt werden. Andernfalls gibt es zu viele Probleme mit dem virtuellen Abschluss, als dass Sie sich darauf verlassen könnten.
Die Ergebnisse eines virtuellen Abschlusses sind möglicherweise nicht vollständig korrekt, da einige Kostenabgrenzungen, Kostenzuordnungen und Reserven schwer zu automatisieren sind.
Ein virtuelles Schließen unterscheidet sich von einem Soft Close dadurch, dass das Soft Close eine begrenzte Anzahl von Schließschritten erfordert. und aufgrund dieser Schließschritte wird das Soft-Close normalerweise nur zum Monatsende verwendet. Da ein virtueller Abschluss im Wesentlichen automatisiert ist, gibt es keine Abschlussschritte, mit denen Sie Abschlüsse für einen beliebigen Zeitraum erstellen können. Somit sind Tagesabschlüsse möglich.
Die Kosten und langfristigen Anstrengungen, die erforderlich sind, um einen virtuellen Abschluss zu erstellen, sind keine gute Investition in Branchen mit langsamerem Wachstum, in denen es wenig neuen Wettbewerb gibt und die Produktzyklen langwierig sind. Diese Kosten können sich jedoch in der umgekehrten Situation lohnen, in der sich das Geschäftsumfeld sehr schnell ändert und das Management den täglichen Jahresabschluss verwenden kann, um fortlaufende Kurskorrekturen an der Gesamtrichtung des Geschäfts vorzunehmen. Selbst im letzteren Fall lohnt sich ein virtueller Abschluss jedoch nur dann, wenn das Management die Informationen tatsächlich verwendet, um Entscheidungen rechtzeitig zu treffen. Ist dies nicht der Fall, ist ein herkömmlicherer Schließvorgang möglicherweise eine bessere und kostengünstigere Lösung.
