Papierlose Buchhaltungskonzepte

Bei der papierlosen Buchhaltung handelt es sich um eine vollständig elektronische Transaktionsverarbeitung, bei der kein Papier in einen Geschäftsprozess involviert ist. Ziel ist es, Prozesse zu rationalisieren, Transaktionsfehlerraten zu reduzieren und die Speicherung von Dokumenten zu eliminieren. Dies ist jedoch in den meisten Organisationen eher ein Konzept als eine Realität. Stattdessen tendieren Unternehmen dazu, sich im Laufe der Zeit in die allgemeine Richtung des papierlosen Betriebs zu bewegen, indem sie eine Reihe papierloser Verbesserungen an vorhandenen Systemen implementieren. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, einige Prozesse an Dritte auszulagern, die papierlose Lösungen entwickelt haben. Beispielsweise:

  • Spesenabrechnung . Eine der beliebtesten papierlosen Optionen besteht darin, dass sich Mitarbeiter auf einer Website anmelden, die auf die Erstattung von Spesenabrechnungen spezialisiert ist. Sie geben ihre Spesenabrechnungsinformationen nach Bedarf ein, leiten elektronische Versionen ihrer Belege weiter, wenn dies vom System angefordert wird, und werden von ACH bezahlt. Kein Papierkram erreicht jemals das Unternehmen.

  • Schließfach . Kunden können Scheckzahlungen an ein Schließfach senden, das von der Bank eines Unternehmens betrieben wird. Die Bank scannt die Schecks und veröffentlicht diese Informationen auf einer sicheren Website, auf die der Kassierer des Unternehmens täglich zugreift, um Zahlungsinformationen zu extrahieren.

  • Gehaltsabrechnung . Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit über ein Online-Portal eingeben. Anschließend verarbeitet der Lieferant die Gehaltsabrechnung und stellt eine ACH-Zahlung an die Mitarbeiter aus.

  • Verbindlichkeiten . Das Personal für Verbindlichkeiten kann Verbindlichkeiten auf einer von einer Bank kontrollierten Website eingeben, festlegen, welche Artikel zu zahlen sind, und die Bank ACH-Zahlungen ausstellen lassen.

Es ist auch möglich, eine papierlose Buchhaltung mit internen Prozessen durchzuführen, obwohl dies normalerweise nur möglich ist, wenn ein unternehmensweites System vorhanden ist. In diesem Fall können Transaktionen in anderen Abteilungen eingeleitet werden, und das System benachrichtigt das Buchhaltungspersonal automatisch, dass Maßnahmen ergriffen werden müssen. Beispielsweise versendet die Versandabteilung Waren, und die Software benachrichtigt den Rechnungssteller, um eine Rechnung auszustellen. An den Rechnungsführer wird keine Versandbenachrichtigung auf Papier gesendet.

In gewissem Umfang ist es auch möglich, papierlose Buchhaltung zu betreiben, indem Dokumente in eine Online-Datenbank gescannt werden, die dann mit bestimmten Transaktionen im Buchhaltungssystem verknüpft wird. Das Scannen kann jedoch einen erheblichen Arbeitsaufwand bedeuten, und die Originaldokumente können weiterhin aufbewahrt werden. Folglich geht die Digitalisierung vorhandener Dokumente nicht wirklich auf das Kernkonzept der papierlosen Buchhaltung ein, das darin besteht, zunächst keine Dokumente zu haben.

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