Der Rechnungsgenehmigungsprozess

Genehmigungen sollten im Kreditorenbuchhaltungsprozess so weit wie möglich vermieden werden. Das Warten auf die Genehmigung einer Rechnung durch einen Manager ist mit einem erheblichen Engpass verbunden. Verwenden Sie daher so viele andere Alternativen wie möglich. Beispielsweise:

  • Verwenden Sie die Bestellung als Genehmigung . Wenn die Einkaufsabteilung bereits eine Bestellung aufgegeben hat, sollte die Bestellung selbst ein ausreichender Beweis dafür sein, dass eine Rechnung bezahlt werden kann.

  • Beseitigen Sie Zulassungen für kleine Mengen . Legen Sie einen Rechnungsbetrag fest, unter dem keine Genehmigung erforderlich ist.

  • Verwenden Sie negative Zulassungen . Senden Sie eine Rechnungskopie an einen Genehmigenden mit Anweisungen, nur zu antworten, wenn ein Problem mit der Rechnung vorliegt. Das Kreditorenpersonal geht davon aus, dass alle anderen Rechnungen standardmäßig genehmigt wurden.

  • Genehmigungen persönlich einholen . Wenn es unbedingt erforderlich ist, eine Genehmigung einzuholen, lassen Sie die Rechnung von einem Buchhalter ausliefern, beantworten Sie alle vom Genehmigenden gestellten Fragen und bringen Sie die unterschriebene Rechnung zurück. Dies ist zeitaufwändig, stellt jedoch sicher, dass Rechnungen rechtzeitig zurückgesandt werden.

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