Überprüfen Sie Zahlungen per Fax

Es kann äußerst schwierig sein, eine Scheckzahlung von einem Kunden zu erhalten, insbesondere wenn der Verkäufer eine sofortige Lieferung wünscht, die dem Kunden eine Zustellgebühr über Nacht kostet. Eine Alternative besteht darin, den Kunden ein gescanntes Bild eines ausgefüllten und unterschriebenen Schecks per Fax oder E-Mail an den Verkäufer senden zu lassen und dann die folgenden Schritte auszuführen:

• Besorgen Sie sich eine Scheckdrucksoftware, die von vielen Unternehmen erhältlich ist (suchen Sie in einer Internet-Suchmaschine nach „Scheck per Fax-Software“).
• Geben Sie die Informationen aus dem Check in die Software ein.
• Drucken Sie den Scheck mit Sicherheitspapier aus, das Sie in einem örtlichen Bürobedarfsgeschäft erhalten. Verwenden Sie Standarddruckertinte, nicht die von Banken verwendete spezielle MICR-Tinte (Magnetic Ink Character Recognition). Die Scheckdrucksoftware enthält anstelle der Signaturzeile den folgenden Text:

UNTERZEICHNUNG NICHT ERFORDERLICH

Zahlungsempfänger, der Sie für die Zahlung dieses Dokuments schadlos hält

Das Fehlen einer Bestätigung wird von der Bank des Zahlungsempfängers garantiert.

• Hinterlegen Sie den Scheck bei der Bank des Unternehmens. Dies erfordert möglicherweise eine manuelle Verarbeitung durch einen Bankangestellten, da die Scheckscanner der Bank keine MICR-Codierung auf dem Scheck erkennen.
• Bewahren Sie eine Kopie des per Fax oder E-Mail versendeten Schecks als Nachweis dafür auf, dass der Kunde die Zahlung autorisiert hat.

Eine Alternative besteht darin, die erforderlichen Informationen für eine Scheckzahlung telefonisch zu erhalten. Dies liefert jedoch keinen Beweis dafür, dass der Kunde der Zahlung zugestimmt hat. Es ist auch einfacher, einen Fehler zu machen, wenn Sie über das Telefon erhaltene Informationen aufschreiben. Folglich wird dieser Ansatz nicht empfohlen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dem Kunden ein Formular zum Ausfüllen zu senden, das alle normalerweise auf einem Scheck enthaltenen Informationen sowie eine autorisierende Signaturzeile enthält. Dies sollte von einem ungültigen Scheck begleitet werden, damit der Verkäufer eine Schecknummer angeben kann.

Das Endergebnis dieses Prozesses ist die vollständige Eliminierung des Mail-Floats aus dem Sammlungsprozess. Dieser Ansatz ist zeitaufwändig, für den Kunden jedoch kostenlos. Für ihn ist er möglicherweise eine attraktive Alternative zur Bezahlung einer Lieferung über Nacht.

Wenn Sie diesen Ansatz zum Sammeln von Geldern verwenden, müssen Sie die unternommenen Schritte sowie die vom Kunden erteilte Autorisierung vollständig dokumentieren, um einen Nachweis zur Verfügung zu haben, falls der Kunde die Zahlung jemals bestreitet.