Der Online-Einkaufskatalog
Wenn ein Mitarbeiter etwas kaufen möchte, besteht der traditionelle Ansatz darin, ein Bestellanforderungsformular auszufüllen und an die Einkaufsabteilung zu senden. Das Einkaufspersonal untersucht, wo es den angeforderten Artikel zum niedrigsten Preis erhalten kann, und gibt dann eine Bestellung an den ausgewählten Kunden aus. Sobald der Lieferant die Waren geliefert und eine Rechnung ausgestellt hat, muss das Kreditorenpersonal des Unternehmens die Rechnung mit der einleitenden Bestellung und dem Empfangsnachweis abgleichen und anschließend eine Zahlung ausstellen. Dieser Vorgang ist äußerst umständlich und kann durch die Verwendung eines elektronischen Einkaufskatalogs vermieden werden.
Wenn Mitarbeiter Zugriff auf einen Online-Einkaufskatalog erhalten, können sie eine standardisierte Liste von Produkten anzeigen, die vom Einkaufspersonal im Voraus geprüft und genehmigt wurden, und Bestellungen über das System aufgeben. Das System erstellt dann eine elektronische Bestellung und leitet sie zusammen mit einer vorab genehmigten Pauschalkaufberechtigung an den angegebenen Lieferanten weiter. Sobald der Lieferant die angeforderte Ware an das Unternehmen weiterleitet, ruft das empfangende Personal die Bestellung auf einer Workstation auf und überprüft den bestellten Artikel als erfüllt. Das System kennzeichnet dann das Kreditorenpersonal, um den Lieferanten zu bezahlen.
Durch die Verwendung eines Online-Einkaufskatalogs werden folgende Vorteile erzielt:
- Papierkram . Alle Dokumente, die intern zum Anfordern, Bestellen und Bezahlen von Einkäufen verwendet werden, entfallen.
- Konzentrierte Einkäufe . Die meisten Einkäufe werden an eine kleine Anzahl von ausgewählten Lieferanten weitergeleitet, was bedeutet, dass das Unternehmen möglicherweise Mengenrabatte erhalten kann.
Es kann jedoch eine gewisse Systemprogrammierung erforderlich sein, um Online-Einkäufe einzurichten, und Pauschalbestellungen sollten im Voraus eingerichtet werden, was dies zu einer weniger kostengünstigen Lösung für kleinere Unternehmen macht. Es eignet sich auch am besten für Nebeneinkäufe und nicht für die Beschaffung von Rohstoffen, für die möglicherweise ein detaillierteres Materialmanagementsystem erforderlich ist.
