Lohnbuchhaltung | Abrechnungsjournaleinträge
Die Bilanzierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst alle Aspekte der Berechnung und Zahlung von Vergütungen an Mitarbeiter, einschließlich der Zahlung von Einbehaltungen an Dritte. Das Ergebnis dieses Prozesses ist die Dokumentation der mit allen Arten von Vergütungen verbundenen Kosten sowie die rechtzeitige Zahlung an die Mitarbeiter. Obwohl einige Systeme mit mehr oder weniger Automatisierung möglicherweise nicht alle diese Schritte enthalten, gilt der folgende Prozessablauf für die meisten Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme:
Neue Mitarbeiter einrichten . Lassen Sie neue Mitarbeiter im Rahmen des Einstellungsprozesses abrechnungsspezifische Informationen ausfüllen, z. B. das W-4-Formular und Krankenversicherungsformulare, für die möglicherweise Abzüge erforderlich sind. Legen Sie Kopien dieser Informationen beiseite, um sie in die nächste Gehaltsabrechnung aufzunehmen.
Sammeln Sie Zeitkarteninformationen . Angestellte benötigen keine Änderung der Löhne, die für jede Gehaltsabrechnung gezahlt werden. Sie müssen jedoch Informationen über die von nicht freigestellten Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden sammeln und zusammenfassen. Dies kann bedeuten, dass Mitarbeiter einen Ausweis über eine computergesteuerte Zeitschaltuhr scannen.
Überprüfen Sie die Timecard-Informationen . Fassen Sie die soeben gesammelten Gehaltsinformationen zusammen und lassen Sie die Vorgesetzten überprüfen, ob die Mitarbeiter ihre Zeit korrekt aufgezeichnet haben.
Fassen Sie die fälligen Löhne zusammen . Multiplizieren Sie die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit dem Lohnsatz für jeden Mitarbeiter, wobei Sie auch Überstunden- oder Schichtdifferenzen berücksichtigen.
Geben Sie Mitarbeiteränderungen ein . Mitarbeiter können verlangen, dass Änderungen an ihren Gehaltsschecks vorgenommen werden, in der Regel an den einbehaltenen Steuern oder Rentenbeträgen. Möglicherweise müssen Sie einen Großteil davon vor der Berechnung der Steuern erfassen, da dies Auswirkungen auf die Höhe der Löhne hat, auf die Steuern angewendet werden.
Steuern berechnen . Verwenden Sie IRS-Steuertabellen, um die Höhe der Steuern zu bestimmen, die vom Bruttolohn der Mitarbeiter einbehalten werden sollen.
Lohnabzüge berechnen . Es kann eine Reihe zusätzlicher Abzüge geben, die vom Nettoeinkommen der Mitarbeiter abgezogen werden können, einschließlich Abzüge für Krankenversicherungen, Lebensversicherungen, Pfändungen und Gewerkschaftsbeiträge. Sie müssen auch die Zielbeträge für diese Abzüge verfolgen, damit Sie den Abzug beenden, sobald die Zielsummen erreicht sind.
Manuelle Zahlungen abziehen . Wenn bereits manuelle Zahlungen an Mitarbeiter geleistet wurden, z. B. Vorschüsse, ziehen Sie diese Beträge vom verbleibenden Nettolohn ab.
Erstellen Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnung . Fassen Sie die Lohn- und Abzugsinformationen für jeden Mitarbeiter in einem Abrechnungsregister zusammen, das Sie dann zusammenfassen können, um auch einen Journaleintrag zum Aufzeichnen der Abrechnung zu erstellen. Dieses Dokument wird automatisch von allen Softwarepaketen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt.
Gehaltsschecks drucken . Drucken Sie die Gehaltsschecks der Mitarbeiter anhand der Informationen in der Gehaltsabrechnung aus. Normalerweise führen Sie Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn in einer Überweisungsempfehlung auf, die dem Gehaltsscheck beiliegt.
Zahlen Sie per Direkteinzahlung . Benachrichtigen Sie Ihren Direkteinzahlungsbearbeiter über den Betrag aller Direkteinzahlungszahlungen und geben Sie den Mitarbeitern Überweisungshinweise für diese Zahlungen.
Gehaltsschecks ausstellen . Lassen Sie einen Zahlmeister Gehaltsschecks an Mitarbeiter ausstellen, bei denen eine Mitarbeiteridentifikation erforderlich ist, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern vorhanden ist.
Einbehaltene einbehaltene Steuern . Hinterlegen Sie alle einbehaltenen Lohnsteuern und vom Arbeitgeber angepassten Steuern bei einer Bank, die zur Abwicklung dieser Transaktionen berechtigt ist.
Gehaltsabrechnungsjournaleinträge
Der primäre Journaleintrag für die Abrechnung ist der Eintrag auf Zusammenfassungsebene, der aus dem Abrechnungsregister zusammengestellt und entweder im Abrechnungsjournal oder im Hauptbuch erfasst wird. Dieser Eintrag enthält normalerweise Belastungen für den direkten Arbeitsaufwand, die Gehälter und den Anteil des Unternehmens an den Lohnsteuern. Es werden auch Gutschriften auf eine Reihe von Konten vergeben, auf denen jeweils die Haftung für nicht gezahlte Lohnsteuern sowie für den Betrag an Bargeld angegeben ist, der den Mitarbeitern bereits für ihren Nettolohn gezahlt wurde. Der Grundeintrag (unter der Annahme, dass keine weitere Aufschlüsselung der Belastungen nach einzelnen Abteilungen erfolgt) lautet:
