Bilanzierung von Verbindlichkeiten

Die Bilanzierung von Verbindlichkeiten umfasst die Erfassung und Zahlung von Verbindlichkeiten. Dies ist der primäre Funktionsbereich, über den ein Unternehmen Ausgaben erfasst und andere Parteien bezahlt. Die Hauptaufgaben für die Kreditorenbuchhaltung lauten wie folgt:

1. Rechnungsprüfung . Der erste Schritt bei der Bilanzierung von Verbindlichkeiten besteht darin, sicherzustellen, dass alle eingehenden Rechnungen von Lieferanten gültig sind. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Eine Möglichkeit besteht darin, dass jede Rechnung von einem autorisierten Mitarbeiter genehmigt wird. Die andere Möglichkeit besteht darin, die Informationen auf jeder Rechnung mit der autorisierenden Bestellung zu vergleichen und Unterlagen zu erhalten, die als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet werden. Da beide Optionen arbeitsintensiv sind, ist es üblich, Rechnungen mit kleinen Dollarsummen nicht zu überprüfen.
2. Rechnungserfassung . Sobald eine Rechnung überprüft wurde, gibt der Buchhalter den geschuldeten Betrag in die Kreditorenbuchhaltungssoftware ein. Die eingegebenen Informationen umfassen den Lieferantennamen, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag. Der zugehörige Buchhaltungseintrag, der von der Buchhaltungssoftware generiert wird, ist immer eine Gutschrift auf dem Kreditorenkonto. Die Gegenbelastung kann entweder auf ein Kosten- oder ein Vermögenskonto erfolgen.
3. Rechnungszahlung . Wenn eine Rechnung zur Zahlung fällig ist, richtet der Buchhalter sie über die Buchhaltungssoftware zur Zahlung ein. Dies bedeutet normalerweise, dass ein vorläufiges Scheckregister geführt und überprüft wird, um sicherzustellen, dass alle zur Zahlung geplanten Artikel tatsächlich bezahlt werden sollten. In diesem Fall wird Scheckmaterial in einen Drucker geladen und Schecks werden gedruckt. Unterstützende Informationen werden jedem Scheck beigefügt und dann an einen Scheckunterzeichner weitergeleitet, der jedes Informationspaket auf Fehler überprüft und dann die Schecks signiert. Eine Alternative besteht darin, elektronische Zahlungen direkt auf die Bankkonten der Lieferanten zu senden. Nach der Zahlung werden alle Zahlungsinformationen zusammengeheftet und nach Lieferantennamen abgelegt.

Es gibt eine Reihe zusätzlicher Aufgaben bei der Bilanzierung von Verbindlichkeiten, darunter die folgenden:

• Stimmen Sie das Kreditorenkonto regelmäßig ab, um sicherzustellen, dass der Kontostand mit den tatsächlichen Beträgen übereinstimmt, die den Lieferanten geschuldet werden.
• Senden Sie nach Ende des Kalenderjahres 1099 Formulare an Lieferanten, wenn die Gesamtzahlungen an diese einen Schwellenbetrag überschreiten.
• Wenden Sie sich an die Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie alle an sie gesendeten Schecks eingelöst haben. Andernfalls müssen nicht eingelöste Scheckbeträge möglicherweise als nicht beanspruchtes Eigentum an eine Landesregierung weitergeleitet werden.