Automatische Bargeldanwendung
Wenn ein Unternehmen täglich eine große Anzahl von Kundenzahlungen erhält, kann es für den Kassierer ziemlich schwierig sein, die Quittungen rechtzeitig auf offene Forderungen anzuwenden. In diesem Fall können sich die Einzahlungen verzögern. Der Bargeldantragsprozess kann durch die Verwendung des automatischen Bargeldantrags erheblich komprimiert werden.
Für die automatische Bargeldanwendung muss der Schließfachbetreiber mithilfe eines Datenfeeds die MICR-Informationen (Magnetic Ink Character Recognition) von jedem an der Schließfach empfangenen Scheck sowie den Gesamtzahlungsbetrag an das Unternehmen weiterleiten. Die Bargeldanwendungssoftware verwendet eine Entscheidungstabelle, um zu entscheiden, wie diese Zahlungen auf offene Forderungen angewendet werden sollen. Der automatisierte Entscheidungsprozess folgt im Allgemeinen diesen Schritten:
- Ordnen Sie die in den MICR-Informationen der einzelnen Schecks angegebene Bankkontonummer dem richtigen Kunden zu. Dadurch wird auf den korrekten Kundendatensatz offener Forderungen zugegriffen.
- Ordnen Sie Zahlungen nur Rechnungen zu, bei denen der Zahlungsbetrag genau mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt.
- Von den verbleibenden Zahlungen stimmen Bargeld nur mit Rechnungen überein, bei denen der Bargeldbetrag genau dem Betrag mehrerer Rechnungen entspricht, die gerade zur Zahlung fällig geworden sind.
- Kick out alle verbleibenden Zahlungen für die manuelle Überprüfung.
Die Entscheidungstabelle kann komplexere Regeln enthalten, z. B. die Anwendung von Bargeld, wenn die Zahlungsbeträge nicht die Fracht- und / oder Umsatzsteuerelemente einer Rechnung enthalten. Wenn ein Unternehmen die vom System ausgelösten Zahlungen untersucht, kann es die Entscheidungstabelle schrittweise anpassen, um die Anzahl der automatischen Bargeldanträge zu erhöhen. Aufgrund der Vielzahl der vorgenommenen Abzüge ist es jedoch unwahrscheinlich, dass der Bargeldantragsprozess jemals vollständig automatisiert werden kann. Nichtsdestotrotz kann die automatische Bargeldanwendung die Geschwindigkeit, mit der Bargeld angewendet wird, erheblich verbessern.
Sobald Bargeldanträge ausgeführt wurden, bucht die Software diese Zahlungen an das Modul für Kassenbelege in der Buchhaltungssoftware des Unternehmens. Wenn das automatische Bargeldanwendungssystem eine eigenständige Anwendung ist, bedeutet dies, dass die Aktualisierungen über eine benutzerdefinierte Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware portiert werden müssen.
