Null-Basis-Budgetierung
Übersicht über die Zero-Base-Budgetierung
Bei einem Budget auf Nullbasis müssen die Manager alle budgetierten Ausgaben begründen. Dies steht im Gegensatz zu dem allgemeineren Ansatz, nur eine Rechtfertigung für schrittweise Änderungen des Haushaltsplans oder der tatsächlichen Ergebnisse des Vorjahres zu verlangen. Daher wird theoretisch angenommen, dass ein Manager eine Ausgabenbasislinie von Null hat (daher der Name der Budgetierungsmethode), unabhängig davon, wie hoch das tatsächliche Budget im Vorjahr war.
In der Realität wird davon ausgegangen, dass ein Manager über einen Mindestbetrag an Finanzmitteln für grundlegende Abteilungsoperationen verfügt, über dem zusätzliche Finanzmittel gerechtfertigt sein müssen. Ziel des Prozesses ist es, die Finanzierung kontinuierlich auf die wichtigsten Geschäftsziele zu konzentrieren und alle Aktivitäten zu beenden oder zu reduzieren, die nicht mehr mit diesen Zielen zusammenhängen.
Der grundlegende Prozessablauf bei der Null-Basis-Budgetierung lautet:
Geschäftsziele identifizieren
Erstellen und bewerten Sie alternative Methoden zur Erreichung jedes Ziels
Bewerten Sie alternative Finanzierungsniveaus in Abhängigkeit von den geplanten Leistungsniveaus
Prioritäten setzen
Das Konzept des Reduzierens von Ausgaben in Schichten kann auch umgekehrt verwendet werden, wobei Sie die spezifischen Kosten und Kapitalinvestitionen beschreiben, die anfallen, wenn Sie einen zusätzlichen Service oder eine zusätzliche Funktion hinzufügen. Auf diese Weise kann das Management diskret die genaue Kombination von zusätzlichen Kosten und Service für sein Unternehmen bestimmen. Dieser Prozess führt in der Regel zu mindestens einem Mindest-Service-Level, das eine Kostenbasis festlegt, unter die ein Unternehmen nicht mehr gehen kann, sowie zu verschiedenen Service-Abstufungen, die über dem Minimum liegen.
Vorteile der Null-Basis-Budgetierung
Die Null-Basis-Budgetierung bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:
Alternativenanalyse . Bei der Null-Basis-Budgetierung müssen die Manager alternative Möglichkeiten für die Durchführung jeder Aktivität identifizieren (z. B. interne Aufbewahrung oder Auslagerung) sowie die Auswirkungen unterschiedlicher Ausgaben. Durch das Erzwingen der Entwicklung dieser Alternativen lässt der Prozess Manager andere Möglichkeiten in Betracht ziehen, das Geschäft zu führen.
Haushaltsinflation . Da Manager Ausgaben an Aktivitäten binden müssen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie ihre Budgets künstlich aufblasen können - die Änderung ist zu leicht zu erkennen.
Kommunikation . Das Null-Basis-Budget sollte im Managementteam eine bedeutende Debatte über die Unternehmensmission und deren Erreichung auslösen.
Beseitigen Sie nicht wichtige Aktivitäten . Eine Überprüfung des Null-Basis-Budgets zwingt die Manager zu entscheiden, welche Aktivitäten für das Unternehmen am kritischsten sind. Auf diese Weise können sie auf nicht wichtige Aktivitäten zur Eliminierung oder zum Outsourcing abzielen.
Missionsfokus . Da das Null-Basis-Budgetierungskonzept erfordert, dass Manager Ausgaben mit Aktivitäten verknüpfen, müssen sie die verschiedenen Aufgaben ihrer Abteilungen definieren - die ansonsten möglicherweise schlecht definiert sind.
Redundanzidentifikation . Die Überprüfung kann ergeben, dass dieselben Aktivitäten von mehreren Abteilungen durchgeführt werden, was dazu führt, dass die Aktivitäten außerhalb des Bereichs, in dem das Management sie zentrieren möchte, eliminiert werden.
Erforderliche Überprüfung . Durch die regelmäßige Verwendung des Null-Basis-Budgets ist es wahrscheinlicher, dass alle Aspekte eines Unternehmens regelmäßig überprüft werden.
Ressourcenzuweisung . Wenn der Prozess unter Berücksichtigung der allgemeinen Unternehmensmission und -ziele durchgeführt wird, sollte eine Organisation eine starke Ausrichtung der Mittel in den Bereichen erreichen, in denen sie am dringendsten benötigt werden.
Kurz gesagt, viele der Vorteile der Null-Basis-Budgetierung konzentrieren sich auf einen starken, introspektiven Blick auf die Mission eines Unternehmens und genau darauf, wie das Unternehmen seine Ressourcen zuweist, um diese Mission zu erreichen.
Nachteile der Null-Basis-Budgetierung
Der Hauptnachteil der Null-Basis-Budgetierung ist der außergewöhnlich hohe Aufwand für die Untersuchung und Dokumentation der Abteilungsaktivitäten. Dies ist selbst einmal im Jahr eine schwierige Aufgabe, die dazu führt, dass einige Unternehmen das Verfahren nur alle paar Jahre anwenden oder wenn sich innerhalb der Organisation erhebliche Änderungen ergeben. Eine andere Alternative besteht darin, die Verwendung einer Null-Basis-Budgetierung auf rollierender Basis durch verschiedene Teile eines Unternehmens über mehrere Jahre hinweg zu fordern, damit das Management weniger solcher Überprüfungen pro Jahr durchführen kann. Andere Nachteile sind:
Bürokratie . Die kontinuierliche Erstellung eines Null-Basis-Budgets von Grund auf erfordert eine enorme Menge an Analysen, Besprechungen und Berichten, für deren Verwaltung zusätzliches Personal erforderlich ist.
Spielkunst . Einige Manager versuchen möglicherweise, ihre Budgetberichte zu verzerren, um die Ausgaben auf die wichtigsten Aktivitäten zu konzentrieren, um sicherzustellen, dass ihre Budgets nicht gekürzt werden.
Immaterielle Rechtfertigungen . Es kann schwierig sein, das Ausgabenniveau für Bereiche eines Unternehmens zu bestimmen oder zu rechtfertigen, die keine „konkreten“, greifbaren Ergebnisse liefern. Was ist beispielsweise die richtige Höhe der Marketingkosten und wie viel sollte in Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten investiert werden?
Führungszeit . Die durch die Null-Basis-Budgetierung vorgeschriebene operative Überprüfung erfordert einen erheblichen Verwaltungsaufwand.
Schulung . Manager benötigen eine umfassende Schulung im Null-Basis-Budgetierungsprozess, was den jährlichen Zeitaufwand weiter erhöht.
Geschwindigkeit aktualisieren . Der zusätzliche Aufwand für die Erstellung eines Null-Basis-Budgets macht es noch weniger wahrscheinlich, dass das Managementteam das Budget kontinuierlich überarbeitet, um es für die Wettbewerbssituation relevanter zu machen.
