Debitorenbuch

Das Debitorenbuch ist ein Nebenbuch, in dem alle von einem Unternehmen getätigten Kreditverkäufe erfasst werden. Es ist nützlich, um alle an Kunden in Rechnung gestellten Beträge sowie alle an sie ausgestellten Gutschriften und (seltener) Lastschriften und alle Zahlungen, die von ihnen gegen Rechnungen geleistet wurden, an einem Ort aufzuteilen. Der Endsaldo des Debitorenbuchs entspricht dem Gesamtbetrag der nicht bezahlten Forderungen.

Eine typische Transaktion, die in das Debitorenbuch eingegeben wird, erfasst eine Debitorenbuchhaltung, gefolgt von einem Zahlungsvorgang eines Kunden zu einem späteren Zeitpunkt, bei dem die Debitorenbuchhaltung eliminiert wird. Wenn ein Kunde nicht den vollen Rechnungsbetrag bezahlt, kann eine Gutschrift erfasst werden, um den Restbetrag zu beseitigen.

Wenn Sie eine manuelle Aufzeichnung des Debitorenbuchs führen, könnte diese wesentlich mehr Informationen enthalten. Die Datenfelder in einem manuell vorbereiteten Ledger können die folgenden Informationen für jede Transaktion enthalten:

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer

  • Kundenname

  • Identifikationscode für den verkauften Artikel

  • Mehrwertsteuer

  • Gesamtbetrag in Rechnung gestellt

  • Zahlungsflag (gibt an, ob bezahlt oder nicht)

Der im Debitorenbuch erfasste Hauptbeleg ist die Kundenrechnung. Wenn Sie einem Kunden eine Gutschrift für Artikel wie zurückgegebene Waren oder während des Transports beschädigte Artikel gewähren, erfassen Sie auch eine Gutschrift im Hauptbuch. Eine zusätzliche Gebühr für einen Kunden kann in einer Lastschrift (oder in einer separaten Rechnung) erscheinen.

Die Informationen im Debitorenbuch werden regelmäßig (von täglich bis monatlich) aggregiert und auf ein Konto im Hauptbuch gebucht, das als Kontrollkonto bezeichnet wird. Das Debitorenbuch-Steuerkonto wird verwendet, um zu verhindern, dass das Hauptbuch mit der enormen Menge an Informationen überfüllt wird, die normalerweise im Debitorenbuch gespeichert sind. Unmittelbar nach der Buchung sollte der Saldo im Kontrollkonto mit dem Saldo im Debitorenbuch übereinstimmen. Da im Kontrollkonto keine detaillierten Transaktionen gespeichert sind, muss jeder, der Kundenrechnungs- und Gutschrifttransaktionen recherchieren möchte, einen Drilldown vom Kontrollkonto zum Debitorenbuch durchführen, um diese zu finden.

Bevor Sie die Bücher schließen und am Ende eines Abrechnungszeitraums einen Jahresabschluss erstellen, müssen Sie alle Einträge im Debitorenbuch abschließen, das Ledger für diesen Zeitraum schließen und die Summen aus dem Debitorenbuch in das Hauptbuch buchen. Diese Schritte werden in einigen Buchhaltungssoftwarepaketen automatisch ausgeführt, wenn ein Benutzer angibt, dass ein Zeitraum geschlossen werden soll.

Ähnliche Begriffe

Das Debitorenbuch wird auch als Debitoren-Nebenbuch oder Debitoren-Unterkonto bezeichnet.

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