Einkaufsdefinition

Der Einkauf ist der organisierte Erwerb von Waren und Dienstleistungen im Auftrag des Käufers. Einkaufsaktivitäten sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die benötigten Artikel rechtzeitig und zu angemessenen Kosten beschafft werden. Eine Einkaufsabteilung ist insbesondere in einem Fertigungsunternehmen erforderlich, in dem regelmäßig große Mengen an Rohstoffen und Komponenten beschafft werden müssen. Die Hauptziele der Einkaufsabteilung lauten wie folgt:

  • Suche nach Lieferanten, die Waren und Dienstleistungen gemäß den Anforderungen des Käufers bereitstellen können.

  • Artikel zu kaufen, die den Qualitätsspezifikationen des Käufers entsprechen.

  • Schaffung eines Lieferstroms in die Räumlichkeiten des Käufers, der die Investitionen in den Rohstoffbestand minimiert und gleichzeitig sicherstellt, dass die Waren nach Bedarf verfügbar sind.

  • Minimierung des Geldbestands, der in das Inventar investiert wird.

Gemeinsame Einkaufsaktivitäten sind wie folgt:

  • Erhalten und überprüfen Sie Bestellanforderungen aus dem gesamten Unternehmen.

  • Suchen Sie nach qualifizierten Lieferanten, die die Bedürfnisse des Käufers erfüllen können.

  • Bereiten Sie RFP-Dokumente (Request for Proposal) vor und senden Sie sie an qualifizierte Lieferanten.

  • Bewerten Sie die Antworten der Lieferanten auf Ausschreibungen, wählen Sie einen Gewinner aus und verhandeln Sie einen Vertrag.

  • Stellen Sie Bestellungen an Lieferanten aus, die Käufe autorisieren. Eine Hauptbestellung kann ausgestellt werden, wenn eine Reihe von Lieferungen im Rahmen einer Einkaufsvereinbarung vorgesehen sind.

  • Verwalten Sie Verträge mit längerer Laufzeit.

  • Überprüfen Sie offene Bestellungen, um festzustellen, ob sie geschlossen werden sollten.

Es besteht die Tendenz, dass die Einkaufsfunktion in Papierkram stecken bleibt, was mit dem übermäßigen Einsatz von Gebotsverfahren und der Erteilung von Bestellungen zusammenhängt. Die Funktion kann optimiert werden, indem für die meisten Einkäufe Gebote durch Vereinbarungen aus einer einzigen Quelle ersetzt werden. Außerdem werden jetzt kostengünstigere Einkäufe mit Beschaffungskarten getätigt, wodurch die Verwendung von Bestellungen vermieden wird.

Die Einkaufsabteilung kann ein freistehendes Einkaufssoftwarepaket betreiben, obwohl das System effektiver ist, wenn es in die Software der Empfangs- und Kreditorenfunktionen integriert ist.

Ähnliche Begriffe

Der Einkauf wird auch als Beschaffung bezeichnet.

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