Kostenzuordnung nach Tätigkeiten
Die Prozesskostenrechnung (ABC) ist eine Methode zur genaueren Zuordnung von Gemeinkosten durch Zuordnung zu Aktivitäten. Sobald den Aktivitäten Kosten zugeordnet sind, können die Kosten den Kostenobjekten zugeordnet werden, die diese Aktivitäten verwenden. Das System kann zur gezielten Reduzierung der Gemeinkosten eingesetzt werden. ABC funktioniert am besten in komplexen Umgebungen, in denen es viele Maschinen und Produkte sowie verwickelte Prozesse gibt, die nicht einfach zu lösen sind. Umgekehrt ist es in einer optimierten Umgebung, in der Produktionsprozesse abgekürzt werden, weniger nützlich.
Der Prozessablauf für die Prozesskostenrechnung
Die Prozesskostenrechnung lässt sich am besten anhand der verschiedenen Schritte erklären. Sie sind:
Kosten identifizieren . Der erste Schritt in ABC besteht darin, die Kosten zu identifizieren, die wir zuordnen möchten. Dies ist der kritischste Schritt im gesamten Prozess, da wir keine Zeit mit einem übermäßig breiten Projektumfang verschwenden möchten. Wenn wir beispielsweise die vollen Kosten eines Vertriebskanals ermitteln möchten, ermitteln wir die mit diesem Kanal verbundenen Werbe- und Lagerkosten, ignorieren jedoch die Forschungskosten, da sie sich auf Produkte und nicht auf Kanäle beziehen.
Laden Sie sekundäre Kostenpools . Erstellen Sie Kostenpools für die Kosten, die anfallen, um Dienstleistungen für andere Teile des Unternehmens bereitzustellen, anstatt die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens direkt zu unterstützen. Der Inhalt von Sekundärkostenpools umfasst in der Regel Computerdienste und Verwaltungsgehälter sowie ähnliche Kosten. Diese Kosten werden später anderen Kostenpools zugeordnet, die sich direkter auf Produkte und Dienstleistungen beziehen. Abhängig von der Art der Kosten und ihrer Verteilung können mehrere dieser sekundären Kostenpools vorhanden sein.
Laden Sie die Primärkostenpools . Erstellen Sie eine Reihe von Kostenpools für diese Kosten, die enger an der Produktion von Waren oder Dienstleistungen ausgerichtet sind. Es ist sehr üblich, für jede Produktlinie separate Kostenpools zu haben, da die Kosten in der Regel auf dieser Ebene anfallen. Diese Kosten können Forschung und Entwicklung, Werbung, Beschaffung und Vertrieb umfassen. Ebenso können Sie Kostenpools für jeden Vertriebskanal oder für jede Einrichtung erstellen. Wenn Produktionschargen sehr unterschiedliche Längen haben, sollten Sie Kostenpools auf Chargenebene erstellen, damit Sie die Kosten basierend auf der Chargengröße angemessen zuordnen können.
Aktivitätstreiber messen . Verwenden Sie ein Datenerfassungssystem, um Informationen zu den Aktivitätstreibern zu erfassen, die zum Zuordnen der Kosten in sekundären Kostenpools zu primären Kostenpools sowie zum Zuordnen der Kosten in primären Kostenpools zu Kostenobjekten verwendet werden. Das Sammeln von Informationen zu Aktivitätstreibern kann teuer sein. Verwenden Sie daher nach Möglichkeit Aktivitätstreiber, für die bereits Informationen gesammelt werden.
Ordnen Sie die Kosten in sekundären Pools den primären Pools zu . Verwenden Sie Aktivitätstreiber, um die Kosten in den sekundären Kostenpools auf die primären Kostenpools aufzuteilen.
Kosten berechnen, um Objekte zu kosten . Verwenden Sie einen Aktivitätstreiber, um den Inhalt jedes primären Kostenpools Kostenobjekten zuzuordnen. Für jeden Kostenpool gibt es einen separaten Aktivitätstreiber. Um die Kosten zuzuordnen, dividieren Sie die Gesamtkosten in jedem Kostenpool durch die Gesamtmenge der Aktivität im Aktivitätstreiber, um die Kosten pro Aktivitätseinheit zu ermitteln. Ordnen Sie dann die Kosten pro Einheit den Kostenobjekten zu, basierend auf ihrer Verwendung des Aktivitätstreibers.
Formulieren Sie Berichte . Konvertieren Sie die Ergebnisse des ABC-Systems in Berichte für den Verwaltungsverbrauch. Wenn das System beispielsweise ursprünglich so konzipiert war, dass Gemeinkosteninformationen nach geografischen Vertriebsregionen gesammelt werden, melden Sie die in jeder Region erzielten Einnahmen, alle direkten Kosten und die aus dem ABC-System abgeleiteten Gemeinkosten. Auf diese Weise erhält das Management eine vollständige Kostenansicht der von jeder Region erzielten Ergebnisse.
Handle auf die Informationen . Die häufigste Reaktion des Managements auf einen ABC-Bericht besteht darin, die Anzahl der von jedem Kostenobjekt verwendeten Aktivitätstreiber zu reduzieren. Dies sollte die verwendeten Gemeinkosten reduzieren.
Wir sind nun zu einer vollständigen ABC-Zuordnung der Gemeinkosten zu den Kostenobjekten gelangt, die es verdienen, mit Gemeinkosten belastet zu werden. Auf diese Weise können Manager sehen, welche Aktivitätstreiber reduziert werden müssen, um einen entsprechenden Betrag an Gemeinkosten zu reduzieren. Wenn beispielsweise die Kosten für eine einzelne Bestellung 100 US-Dollar betragen, können sich Manager darauf konzentrieren, dass das Produktionssystem automatisch Bestellungen aufgibt, oder Beschaffungskarten verwenden, um Bestellungen zu vermeiden. Beide Lösungen führen zu weniger Bestellungen und damit zu geringeren Kosten für die Einkaufsabteilung.
Verwendung der Prozesskostenrechnung
Der grundlegende Vorteil der Verwendung eines ABC-Systems besteht darin, die Verwendung des Overheads genauer zu bestimmen. Sobald Sie ein ABC-System haben, können Sie bessere Informationen zu folgenden Problemen erhalten:
Aktivitätskosten . ABC wurde entwickelt, um die Kosten von Aktivitäten zu verfolgen, sodass Sie damit feststellen können, ob die Aktivitätskosten den Industriestandards entsprechen. Wenn nicht, ist ABC ein hervorragendes Feedback-Tool zur Messung der laufenden Kosten bestimmter Services, da sich das Management auf die Kostensenkung konzentriert.
Kundenrentabilität . Obwohl die meisten Kosten, die für einzelne Kunden anfallen, lediglich Produktkosten sind, gibt es auch eine Overhead-Komponente, wie ungewöhnlich hohe Kundendienstniveaus, Produktretourenabwicklung und kooperative Marketingvereinbarungen. Ein ABC-System kann diese zusätzlichen Gemeinkosten sortieren und Ihnen dabei helfen, festzustellen, welche Kunden Ihnen tatsächlich einen angemessenen Gewinn einbringen. Diese Analyse kann dazu führen, dass einige unrentable Kunden abgewiesen werden oder dass mehr Wert auf diejenigen Kunden gelegt wird, die dem Unternehmen die größten Gewinne einbringen.
Vertriebskosten . Das typische Unternehmen nutzt eine Vielzahl von Vertriebskanälen, um seine Produkte zu verkaufen, z. B. Einzelhandel, Internet, Händler und Versandhandelskataloge. Der größte Teil der strukturellen Kosten für die Wartung eines Vertriebskanals entfällt auf Gemeinkosten. Wenn Sie also eine vernünftige Bestimmung darüber treffen können, welche Vertriebskanäle Gemeinkosten verwenden, können Sie Entscheidungen treffen, um die Verwendung von Vertriebskanälen zu ändern oder sogar unrentable Kanäle zu löschen.
Machen oder kaufen . ABC bietet einen umfassenden Überblick über alle mit der Eigenherstellung eines Produkts verbundenen Kosten, sodass Sie genau sehen können, welche Kosten bei einer Auslagerung eines Artikels eliminiert werden und welche Kosten verbleiben.
Ränder . Mit der richtigen Overhead-Zuordnung von einem ABC-System aus können Sie die Margen verschiedener Produkte, Produktlinien und ganzer Tochterunternehmen ermitteln. Dies kann sehr nützlich sein, um zu bestimmen, wo Unternehmensressourcen positioniert werden müssen, um die größten Margen zu erzielen.
Mindestpreis . Die Produktpreisgestaltung basiert tatsächlich auf dem Preis, den der Markt tragen wird, aber der Marketingmanager sollte wissen, wie hoch die Kosten des Produkts sind, um zu vermeiden, dass ein Produkt verkauft wird, bei dem ein Unternehmen bei jedem Verkauf Geld verliert. ABC ist sehr gut geeignet, um zu bestimmen, welche Gemeinkosten in diesen Mindestkosten enthalten sein sollten, abhängig von den Umständen, unter denen Produkte verkauft werden.
Produktionsanlagenkosten . Es ist normalerweise recht einfach, die Gemeinkosten auf anlagenweiter Ebene zu trennen, sodass Sie die Produktionskosten zwischen verschiedenen Einrichtungen vergleichen können.
Es ist klar, dass die von einem ABC-System bereitgestellten Informationen viele wertvolle Verwendungszwecke haben. Diese Informationen sind jedoch nur verfügbar, wenn Sie das System so gestalten, dass es den für jede Entscheidung erforderlichen Datensatz bereitstellt. Wenn Sie ein generisches ABC-System installieren und es dann für die oben genannten Entscheidungen verwenden, stellen Sie möglicherweise fest, dass es nicht die benötigten Informationen enthält. Letztendlich wird das Design des Systems durch eine Kosten-Nutzen-Analyse bestimmt, bei welchen Entscheidungen es unterstützt werden soll und ob die Kosten des Systems den Nutzen der resultierenden Informationen wert sind.
Probleme mit der Prozesskostenrechnung
Viele Unternehmen initiieren ABC-Projekte mit den besten Absichten, nur um zu sehen, dass ein sehr hoher Anteil der Projekte entweder scheitert oder schließlich nicht mehr genutzt wird. Es gibt mehrere Gründe für diese Probleme:
Kostenpoolvolumen . Der Vorteil eines ABC-Systems ist die hohe Qualität der von ihm erzeugten Informationen. Dies geht jedoch zu Lasten einer großen Anzahl von Kostenpools. Je mehr Kostenpools vorhanden sind, desto höher sind die Kosten für die Verwaltung des Systems. Um diese Kosten zu senken, führen Sie eine fortlaufende Analyse der Kosten durch, um jeden Kostenpool im Vergleich zum Nutzen der resultierenden Informationen zu verwalten. Dadurch sollte die Anzahl der Kostenpools auf ein überschaubares Maß reduziert werden.
Installationszeit . ABC-Systeme sind bekanntermaßen schwierig zu installieren. Mehrjährige Installationen sind die Norm, wenn ein Unternehmen versucht, sie über alle Produktlinien und Einrichtungen hinweg zu installieren. Bei solch umfassenden Installationen ist es schwierig, im Laufe der Monate ein hohes Maß an Management- und Budgetunterstützung aufrechtzuerhalten, ohne dass die Installation abgeschlossen ist. Bei kleineren, gezielteren ABC-Installationen sind die Erfolgsraten viel höher.
Datenquellen mit mehreren Abteilungen . Ein ABC-System erfordert möglicherweise Dateneingaben von mehreren Abteilungen, und jede dieser Abteilungen hat möglicherweise höhere Prioritäten als das ABC-System. Je größer die Anzahl der am System beteiligten Abteilungen ist, desto größer ist das Risiko, dass Dateneingaben im Laufe der Zeit fehlschlagen. Dieses Problem kann vermieden werden, indem das System so konzipiert wird, dass nur Informationen von den unterstützendsten Managern benötigt werden.
Projektbasis . Viele ABC-Projekte werden auf Projektbasis autorisiert, sodass Informationen nur einmal gesammelt werden. Die Informationen sind nützlich für die aktuelle Betriebssituation eines Unternehmens und verlieren allmählich an Nützlichkeit, wenn sich die Betriebsstruktur im Laufe der Zeit ändert. Das Management kann später möglicherweise keine Finanzierung für zusätzliche ABC-Projekte genehmigen, daher wird ABC in der Regel einmal „erledigt“ und dann verworfen. Um dieses Problem zu beheben, bauen Sie so viel ABC-Datenerfassungsstruktur wie möglich in das vorhandene Buchhaltungssystem ein, damit die Kosten für diese Projekte gesenkt werden. Zu geringeren Kosten ist es wahrscheinlicher, dass in Zukunft weitere ABC-Projekte genehmigt werden.
Meldung nicht genutzter Zeit . Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter auffordert, über die Zeit zu berichten, die sie für verschiedene Aktivitäten aufgewendet haben, tendieren sie stark dazu, sicherzustellen, dass die gemeldeten Beträge 100% ihrer Zeit entsprechen. Es gibt jedoch eine große Zeitspanne an jedem Arbeitstag, die Pausen, Verwaltungsbesprechungen, das Spielen von Spielen im Internet usw. umfassen kann. Mitarbeiter maskieren diese Aktivitäten normalerweise, indem sie mehr Zeit auf andere Aktivitäten verteilen. Diese überhöhten Zahlen stellen Fehlallokationen von Kosten im ABC-System dar, manchmal in beträchtlichen Beträgen.
Separater Datensatz . Ein ABC-System kann selten so aufgebaut werden, dass alle benötigten Informationen direkt aus dem Hauptbuch abgerufen werden. Stattdessen ist eine separate Datenbank erforderlich, in der Informationen aus mehreren Quellen abgerufen werden, von denen nur eine vorhandene Hauptbuchkonten sind. Es kann sehr schwierig sein, diese zusätzliche Datenbank zu verwalten, da sie erhebliche zusätzliche Personalzeit erfordert, für die möglicherweise kein angemessenes Budget vorhanden ist. Die beste Lösung besteht darin, das System so zu gestalten, dass nur wenige zusätzliche Informationen erforderlich sind, die nicht bereits im Hauptbuch verfügbar sind.
Gezielte Nutzung . Die Vorteile von ABC werden am deutlichsten, wenn Informationen zur Kostenrechnung aufgrund des Vorhandenseins mehrerer Produktlinien, der für die Herstellung vieler Produkte verwendeten Maschinen, zahlreicher Maschinenaufbauten usw. - mit anderen Worten der komplexen Produktion - schwer zu erkennen sind Umgebungen. Wenn ein Unternehmen nicht in einer solchen Umgebung tätig ist, kann es viel Geld für eine ABC-Installation ausgeben, nur um festzustellen, dass die resultierenden Informationen nicht übermäßig wertvoll sind.
Das breite Spektrum der hier genannten Probleme sollte deutlich machen, dass ABC in vielen Organisationen tendenziell einen holprigen Weg einschlägt, wobei die Nützlichkeit dazu neigt, mit der Zeit abzunehmen. Von den hier genannten Vorschlägen zur Problemreduzierung besteht der entscheidende Punkt darin, ein sehr zielgerichtetes ABC-System aufzubauen, das die kritischsten Informationen zu angemessenen Kosten liefert. Wenn dieses System in Ihrem Unternehmen Fuß fasst, sollten Sie eine schrittweise Erweiterung in Betracht ziehen, bei der Sie nur dann weiter expandieren, wenn dies einen klaren und nachweisbaren Nutzen bringt. Das Schlimmste, was Sie tun können, ist die Installation eines großen und umfassenden ABC-Systems, da es teuer ist, auf den größten Widerstand stößt und auf lange Sicht am wahrscheinlichsten ausfällt.
Ähnliche Begriffe
Die aktivitätsbasierte Kalkulation wird auch als abc-Kalkulation, abc-Methode und abc-Kalkulationsmethode bezeichnet.
