Journalisierung
Beim Journalisieren wird ein Geschäftsvorfall in den Buchhaltungsunterlagen erfasst. Diese Aktivität gilt nur für das doppelte Buchhaltungssystem. Die Schritte zum Journalisieren sind wie folgt:
Untersuchen Sie jede Geschäftstransaktion, um die Art der Transaktion zu bestimmen. Beispielsweise bedeutet der Eingang einer Lieferantenrechnung, dass eine Verpflichtung eingegangen ist. Wenn Sie veraltetes Inventar wegwerfen, wird das Inventar reduziert.
Bestimmen Sie, welche Konten betroffen sind. Dies erfordert die Identifizierung der Hauptbuchkonten, die infolge der Transaktion geändert werden. Das Aufzeichnen einer Lieferantenrechnung kann beispielsweise bedeuten, dass das Spesenabrechnungskonto für Büromaterial sowie das Gegenkonto für Verbindlichkeiten erhöht werden.
Bereiten Sie einen Journaleintrag vor. Dies beinhaltet nicht nur die Eingabe der Transaktion in das Buchhaltungssystem, sondern auch eine ausreichende Dokumentation, damit jemand, der die Eingabe später überprüft, versteht, warum sie erstellt wurde. Im Idealfall sollte der Eintrag die betroffenen Konten, die eingegebenen Belastungen und Gutschriften, eine Journaleintragsnummer und einen narrativen Kommentar enthalten.
Das Journalisieren kann zu Einträgen in das Hauptbuch oder in Nebenbücher führen. Ein Eintrag in ein Nebenbuch erfolgt, wenn es sich um eine großvolumige Transaktion handelt, die das Management getrennt vom Hauptbuch zusammengefasst hat.
Als Beispiel für den Journalisierungsprozess hat ABC International gerade einen Vertrag mit einem Wartungsunternehmen unterzeichnet, um 1.000 USD pro Monat als Gegenleistung für routinemäßige vorbeugende Wartungsdienste zu zahlen. Die Art der Transaktion ist eine wiederkehrende Verpflichtung. Bei den betroffenen Konten wird das Wartungskostenkonto mit 1.000 USD belastet und dem Kreditorenkonto mit 1.000 USD gutgeschrieben. Dies ist ein wiederkehrender monatlicher Eintrag. Der Journaleintrag wird wie oben angegeben erstellt und markiert, damit er zu Beginn jedes folgenden Monats automatisch wiederholt wird.
