Definition der Spesenabrechnung
Eine Spesenabrechnung ist ein Formular zur Verfolgung der Geschäftsausgaben. Am häufigsten wird es von Mitarbeitern durchgeführt, um Ausgaben aufzulisten, für die sie eine Erstattung beantragen. Quittungen werden normalerweise dem Formular beigefügt, wenn die entsprechenden Ausgabenbeträge einen bestimmten Mindestbetrag überschreiten. Der Arbeitgeber prüft die eingereichten Unterlagen auf Richtigkeit und Gültigkeit und zahlt den Arbeitnehmern die angeforderten Beträge. Der Arbeitgeber kann dann die erstatteten Beträge als Geschäftsaufwand erfassen, der die Höhe des Buchgewinns und des erfassten steuerpflichtigen Gewinns berücksichtigt.
Spesenabrechnungen können auch verwendet werden, um Ausgaben zu detaillieren, die gegen einen anfänglichen Mitarbeitervorschuss getätigt wurden. In diesem Fall erfasst der Arbeitgeber die eingereichten Beträge weiterhin als Geschäftskosten, es erfolgt jedoch keine Erstattung. Stattdessen zieht der Arbeitgeber die Ausgaben von der Höhe des Arbeitnehmervorschusses ab.
Eine Spesenabrechnung kann eine Reihe unternehmensspezifischer Informationsfelder enthalten, erfordert jedoch normalerweise mindestens die folgenden Kerninformationen:
Datum, an dem eine Ausgabe angefallen ist (entspricht dem Datum auf dem entsprechenden Beleg)
Die Art der Kosten (wie Flugtickets, Mahlzeiten oder Parkgebühren)
Die Höhe der Ausgabe (entspricht der Höhe der zugehörigen Quittung)
Das Konto, dem die Kosten belastet werden sollen
Eine Zwischensumme für jede Art von Ausgaben
Ein Abzug für alle an den Mitarbeiter gezahlten Vorschüsse
Die Gesamtsumme des beantragten Erstattungsbetrags
Ein Spesenabrechnungsformular kann auch eine Zusammenfassung der Reise- und Unterhaltungsrichtlinien des Arbeitgebers enthalten, in der festgelegt ist, welche Ausgaben vom Unternehmen nicht erstattet werden (z. B. Ausgaben für Unterhaltung auf dem Zimmer).
Das Spesenabrechnungskonzept kann sich auch auf eine detaillierte Auflistung der Spesen beziehen, die jeder Abteilung eines Unternehmens für einen Berichtszeitraum entstanden sind. Diese Informationen werden geprüft, um festzustellen, ob die tatsächlich angefallenen Kosten von den Erwartungen abweichen. In diesem Fall kann das Management die Gründe für diese Abweichungen untersuchen.
