Bankabstimmung
Übersicht über die Bankabstimmung
Bei einer Bankabstimmung werden die Salden in den Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens für ein Geldkonto mit den entsprechenden Informationen auf einem Kontoauszug abgeglichen. Ziel dieses Prozesses ist es, die Unterschiede zwischen den beiden festzustellen und gegebenenfalls Änderungen an den Buchhaltungsunterlagen zu buchen. Die Informationen auf dem Kontoauszug sind die Aufzeichnungen der Bank über alle Transaktionen, die sich im letzten Monat auf das Bankkonto des Unternehmens ausgewirkt haben.
Eine Bankabstimmung sollte in regelmäßigen Abständen für alle Bankkonten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmens korrekt sind. Andernfalls kann es vorkommen, dass die Barguthaben viel niedriger sind als erwartet, was zu Schecks oder Überziehungsgebühren führt. Bei einer Bankabstimmung werden auch einige Arten von Betrug nachträglich aufgedeckt. Diese Informationen können verwendet werden, um eine bessere Kontrolle über den Empfang und die Zahlung von Bargeld zu ermöglichen.
Wenn auf einem Bankkonto so wenig Aktivität vorhanden ist, dass eine regelmäßige Bankabstimmung wirklich nicht erforderlich ist, sollten Sie sich fragen, warum das Konto überhaupt existiert. Es kann besser sein, das Konto zu kündigen und verbleibende Gelder auf ein aktiveres Konto zu übertragen. Auf diese Weise kann es einfacher sein, die verbleibenden Mittel anzulegen und den Status der Anlage zu überwachen.
Führen Sie mindestens kurz nach Monatsende eine Bankabstimmung durch, wenn die Bank dem Unternehmen einen Kontoauszug mit dem Anfangsguthaben der Bank, den Transaktionen während des Monats und dem Endguthaben sendet. Es ist sogar noch besser, jeden Tag eine Bankabstimmung auf der Grundlage der aktuellen Monatsinformationen der Bank durchzuführen, die auf der Website der Bank zugänglich sein sollten. Indem Sie jeden Tag eine Bankabstimmung durchführen, können Sie Probleme sofort erkennen und beheben. Bei einer täglichen Abstimmung werden insbesondere alle ACH-Belastungen von dem Konto hervorgehoben, die Sie nicht autorisiert haben. Sie können dann einen Belastungsblock auf dem Konto installieren, um zu verhindern, dass diese ACH-Belastungen ohne Ihre Erlaubnis zum Abheben von Geldern vom Konto verwendet werden.
Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass das Endguthaben eines Unternehmens und das Endguthaben der Bank identisch sind, da wahrscheinlich zu jeder Zeit mehrere Zahlungen und Einzahlungen auf dem Transitweg sowie Bankdienstleistungsgebühren (für die Annahme von Schecks, die Erfassung von Einzahlungen usw.) anfallen viertens) Strafen (normalerweise für Überziehungskredite) und nicht ausreichende Geldeinlagen, die das Unternehmen noch nicht verbucht hat.
Der wesentliche Prozessablauf für eine Bankabstimmung besteht darin, mit dem Endguthaben der Bank zu beginnen, alle Einzahlungen auf dem Weg vom Unternehmen zur Bank zu addieren, Schecks abzuziehen, die die Bank noch nicht eingelöst haben, und andere zu addieren oder abzuziehen Artikel. Gehen Sie dann zum Endguthaben des Unternehmens und ziehen Sie alle Bankdienstleistungsgebühren, NSF-Schecks und Strafen ab und fügen Sie alle verdienten Zinsen hinzu. Am Ende dieses Prozesses sollte das bereinigte Bankguthaben dem endenden bereinigten Barguthaben des Unternehmens entsprechen.
Terminologie für die Bankabstimmung
Die wichtigsten Begriffe, die beim Umgang mit einer Bankabstimmung zu beachten sind, sind:
Kaution während des Transports . Bargeld und / oder Schecks, die von einem Unternehmen empfangen und erfasst wurden, aber noch nicht in den Aufzeichnungen der Bank erfasst wurden, bei der das Unternehmen die Gelder hinterlegt. Wenn dies zum Monatsende geschieht, wird die Einzahlung nicht auf dem Kontoauszug angezeigt und wird so zu einem Abstimmungsposten in der Bankabstimmung. Eine Einzahlung während des Transports erfolgt, wenn eine Einzahlung zu spät bei der Bank eintrifft, um an diesem Tag erfasst zu werden, oder wenn das Unternehmen die Einzahlung per Post an die Bank sendet (in diesem Fall kann ein mehrtägiger Post-Float eine Verzögerung verursachen) oder die Das Unternehmen hat die Anzahlung noch nicht an die Bank gesendet.
Hervorragende Prüfung . Eine Scheckzahlung, die von der ausstellenden Stelle verbucht wurde, deren Bankkonto jedoch noch nicht als Abzug von Bargeld verrechnet wurde. Wenn die Bank bis zum Monatsende noch nicht gelöscht wurde, wird sie nicht auf dem Kontoauszug zum Monatsende angezeigt, ebenso wie ein Überleitungsposten in der Bankabstimmung zum Monatsende.
NSF-Prüfung . Ein Scheck, der von der Bank des ausstellenden Unternehmens nicht eingelöst wurde, weil das Bankkonto des Unternehmens nicht über ausreichende Mittel verfügt. NSF ist eine Abkürzung für "nicht ausreichende Mittel". Dem Unternehmen, das versucht, einen NSF-Scheck einzulösen, kann von seiner Bank eine Bearbeitungsgebühr berechnet werden. Dem Unternehmen, das einen NSF-Scheck ausstellt, wird von seiner Bank mit Sicherheit eine Gebühr berechnet.
Bankabgleichsverfahren
Bei der folgenden Bankabstimmung wird davon ausgegangen, dass Sie die Bankabstimmung in einem Buchhaltungssoftwarepaket erstellen, wodurch der Abstimmungsprozess vereinfacht wird:
Geben Sie das Softwaremodul für die Bankabstimmung ein. Eine Liste der nicht abgewickelten Schecks und nicht abgewickelten Einlagen wird angezeigt.
Kreuzen Sie im Bankabgleichsmodul alle Schecks an, die auf dem Kontoauszug als eingelöst aufgeführt sind.
Kreuzen Sie im Bankabgleichsmodul alle Einzahlungen an, die auf dem Kontoauszug als die Bank freigegeben aufgeführt sind.
Geben Sie als Kosten alle Bankgebühren ein, die auf dem Kontoauszug erscheinen und die noch nicht in den Unternehmensunterlagen erfasst wurden.
Geben Sie den Endsaldo auf dem Kontoauszug ein. Wenn Buch- und Bankguthaben übereinstimmen, buchen Sie alle in der Bankabstimmung erfassten Änderungen und schließen Sie das Modul. Wenn die Salden nicht übereinstimmen, überprüfen Sie die Bankabstimmung weiter auf zusätzliche Abstimmungsposten. Suchen Sie nach folgenden Elementen:
Schecks, die in den Bankunterlagen in einem anderen Betrag als in den Unternehmensunterlagen erfasst sind.
In den Bankunterlagen erfasste Einlagen in einer anderen Höhe als in den Unternehmensunterlagen.
In den Bankunterlagen erfasste Schecks, die in den Unternehmensunterlagen überhaupt nicht erfasst sind.
In den Bankunterlagen erfasste Einlagen, die in den Unternehmensunterlagen überhaupt nicht erfasst sind.
Eingehende Überweisungen, von denen eine Hebegebühr abgezogen wurde.
Probleme bei der Bankabstimmung
Es gibt verschiedene Probleme, die im Rahmen der Bankabstimmung ständig auftreten und die Sie berücksichtigen sollten. Sie sind:
Ungeklärte Schecks, die weiterhin nicht vorgelegt werden . Es wird eine verbleibende Anzahl von Schecks geben, die entweder der Bank längere Zeit nicht zur Zahlung vorgelegt werden oder die niemals zur Zahlung vorgelegt werden. Kurzfristig sollten Sie sie wie alle anderen nicht abgewickelten Schecks behandeln. Bewahren Sie sie einfach in der Liste der nicht abgewickelten Schecks in Ihrer Buchhaltungssoftware auf, damit sie fortlaufend abgeglichen werden. Langfristig sollten Sie den Zahlungsempfänger kontaktieren, um zu erfahren, ob er jemals den Scheck erhalten hat. Sie müssen wahrscheinlich den alten Scheck stornieren und einen neuen ausstellen.
Schecks löschen die Bank, nachdem sie für ungültig erklärt wurden . Wie in der vorhergehenden Sonderausgabe erwähnt, werden Sie den alten Scheck wahrscheinlich ungültig machen und einen Ersatzscheck ausstellen, wenn ein Scheck für längere Zeit nicht geklärt wird. Was aber, wenn der Zahlungsempfänger dann den Originalscheck einlöst? Wenn Sie es bei der Bank ungültig gemacht haben, sollte die Bank den Scheck ablehnen, wenn er vorgelegt wird. Wenn Sie es nicht bei der Bank storniert haben, müssen Sie den Scheck mit einer Gutschrift auf dem Geldkonto und einer Lastschrift erfassen, um den Grund für die Zahlung anzugeben (z. B. ein Spesenkonto oder eine Erhöhung eines Geldkontos oder eine Verringerung von ein Haftungskonto). Wenn der Zahlungsempfänger den Ersatzscheck noch nicht eingelöst hat, sollten Sie ihn sofort bei der Bank stornieren, um eine doppelte Zahlung zu vermeiden. Andernfalls müssen Sie die Rückzahlung des zweiten Schecks beim Zahlungsempfänger vornehmen.
Hinterlegte Schecks werden zurückgegeben . Es gibt Fälle, in denen die Bank die Einzahlung eines Schecks verweigert, normalerweise weil er auf ein Bankkonto in einem anderen Land gezogen wird. In diesem Fall müssen Sie den ursprünglichen Eintrag für diese Einzahlung, bei dem es sich um eine Gutschrift auf dem Geldkonto handelt, um das Barguthaben zu verringern, mit einer entsprechenden Belastung (Erhöhung) des Debitorenkontos stornieren.
Eine andere Möglichkeit, die Probleme verursachen kann, besteht darin, dass sich die auf dem Kontoauszug abgedeckten Daten geändert haben, sodass einige Elemente ein- oder ausgeschlossen werden. Diese Situation sollte nur auftreten, wenn jemand im Unternehmen die Bank auffordert, den Stichtag für das Bankkonto des Unternehmens zu ändern.
Beispiel für eine Bankabstimmung
ABC International schließt seine Bücher für den am 30. April endenden Monat. Der Controller von ABC muss eine Bankabstimmung auf der Grundlage der folgenden Punkte vorbereiten:
Der Kontoauszug enthält einen Endguthaben von 320.000 USD.
Der Kontoauszug enthält eine Scheckdruckgebühr von 200 USD für neue Schecks, die das Unternehmen bestellt hat.
Der Kontoauszug enthält eine Servicegebühr von 150 USD für den Betrieb des Bankkontos.
Der Kontoauszug lehnt eine Einzahlung von 500 USD aufgrund unzureichender Mittel ab und berechnet dem Unternehmen eine Gebühr von 10 USD im Zusammenhang mit der Ablehnung.
Der Kontoauszug enthält Zinserträge von 30 USD.
ABC hat Schecks im Wert von 80.000 USD ausgestellt, die die Bank noch nicht freigegeben haben.
ABC hat am Monatsende Schecks im Wert von 25.000 USD hinterlegt, die nicht rechtzeitig auf dem Kontoauszug hinterlegt wurden.
Der Controller erstellt die folgende Abstimmung:
