Probebilanz | Beispiel | Format
Der Probesaldo und seine Rolle im Rechnungslegungsprozess
Der Probesaldo ist ein Bericht, der am Ende eines Abrechnungszeitraums ausgeführt wird und den Endsaldo in jedem Hauptbuchkonto auflistet. Der Bericht wird in erster Linie verwendet, um sicherzustellen, dass die Summe aller Belastungen der Summe aller Gutschriften entspricht. Dies bedeutet, dass das Buchhaltungssystem keine unausgeglichenen Journaleinträge enthält, die es unmöglich machen würden, genaue Abschlüsse zu erstellen. Der Probesaldo zum Jahresende wird in der Regel von Prüfern zu Beginn einer Prüfung angefordert, damit sie die Kontensalden im Bericht in ihre Prüfungssoftware übertragen können. Sie können nach einer elektronischen Version fragen, die sie leichter in ihre Software kopieren können.
Selbst wenn die auf dem Probesaldo angegebenen Debit- und Kreditsummen gleich sind, bedeutet dies nicht, dass die im Probesaldo aufgeführten Konten keine Fehler enthalten. Beispielsweise könnte eine Belastung auf dem falschen Konto eingegeben worden sein, was bedeutet, dass die Belastungssumme korrekt ist, obwohl ein zugrunde liegender Kontostand zu niedrig und ein anderer zu hoch ist. Beispielsweise erfasst ein Kreditorenbuchhalter eine Lieferantenrechnung in Höhe von 100 USD mit einer Belastung der Lieferkosten und einer Gutschrift in Höhe von 100 USD auf dem Kreditorenkonto. Die Belastung sollte auf dem Nebenkostenkonto erfolgen, aber der Probesaldo zeigt weiterhin, dass der Gesamtbetrag der Belastungen der Gesamtzahl der Gutschriften entspricht.
Der Probesaldo kann auch zur manuellen Erstellung von Abschlüssen verwendet werden. Da jedoch überwiegend computergestützte Buchhaltungssysteme verwendet werden, die die Abschlüsse automatisch erstellen, wird der Bericht nur selten für diesen Zweck verwendet. Tatsächlich besteht keine Notwendigkeit mehr, den Testbilanzbericht in Buchhaltungsvorgängen zu verwenden.
Wenn das Testguthaben zum ersten Mal gedruckt wird, wird es als nicht angepasstes Testguthaben bezeichnet. Wenn das Buchhaltungsteam festgestellte Fehler korrigiert und Anpassungen vornimmt, um den Jahresabschluss mit einem Rechnungslegungsrahmen (wie GAAP oder IFRS) in Einklang zu bringen, wird der Bericht als angepasster Probesaldo bezeichnet. Das angepasste Testguthaben wird normalerweise gedruckt und im Jahresendebuch gespeichert, das dann archiviert wird. Schließlich wird der Bericht nach Ablauf des Zeitraums als Testbilanz nach Abschluss bezeichnet.
Der Probesaldo ist ausschließlich ein Bericht, der aus den Buchhaltungsunterlagen erstellt wird. Da jedoch Korrekturbuchungen als Ergebnis der Überprüfung des Berichts vorgenommen werden können, kann gesagt werden, dass die Bilanzierung des Probesaldos den Anpassungsprozess umfasst, der ein nicht angepasstes Probesaldo in ein angepasstes Probesaldo umwandelt.
Wenn es Tochterunternehmen in einer Organisation gibt, die ihre Ergebnisse an eine Muttergesellschaft melden, kann die Muttergesellschaft von jeder Tochtergesellschaft einen Abschlussversuchssaldo anfordern, mit dem sie konsolidierte Ergebnisse für das gesamte Unternehmen erstellt.
Das Hauptbuch ist der von internen Buchhaltern bevorzugte Bericht, da es auch die detaillierten Transaktionen anzeigt, aus denen der Endsaldo besteht, oder zumindest auf das relevante Nebenbuch zeigt, das diese Informationen enthält. Diese zusätzliche Detailebene zeigt die Aktivität in einem Konto während eines Abrechnungszeitraums an, wodurch es einfacher wird, Nachforschungen anzustellen und mögliche Fehler zu erkennen.
Testbilanzformat
Der erste Testbilanzbericht enthält die folgenden Spalten:
Kontonummer
Kontobezeichnung
Ende des Sollsaldos (falls vorhanden)
Guthaben beenden (falls vorhanden)
Jede Position enthält nur den Endsaldo eines Kontos. Alle Konten mit einem Endsaldo werden im Probesaldo aufgeführt. Normalerweise blockiert die Buchhaltungssoftware automatisch, dass alle Konten mit einem Saldo von Null im Bericht angezeigt werden.
Die angepasste Version eines Probesaldos kann die Debit- und Kreditspalten in einer einzigen kombinierten Spalte kombinieren und Spalten hinzufügen, um Anpassungseinträge und einen überarbeiteten Endsaldo anzuzeigen (wie im folgenden Beispiel der Fall).
Beispiel für eine Probebilanz
Das folgende Beispiel für einen Probesaldo kombiniert die Debit- und Kreditsummen in der zweiten Spalte, sodass der Gesamtsaldo für die Gesamtsumme Null ist (und sein sollte). Anpassende Einträge werden in der nächsten Spalte hinzugefügt, wodurch sich in der rechten Spalte ein angepasstes Testguthaben ergibt.
ABC International
Probebilanz
31. August 20XX
