Ausgabenzyklus
Der Ausgabenzyklus besteht aus einer Reihe von Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Erwerb und der Bezahlung von Waren und Dienstleistungen. Diese Aktivitäten umfassen die Bestimmung des Kaufbedarfs, Einkaufsaktivitäten, den Wareneingang und Zahlungen an Lieferanten. Ein Großteil des Inputs für den Ausgabenzyklus stammt aus dem Verkaufszyklus, in dem die Einkaufsanforderungen vom Volumen und der Art der Kundenaufträge abhängen.
Der Ausgabenzyklus besteht aus mehreren unterschiedlichen Komponenten, einschließlich der Anforderung von Waren und Dienstleistungen, der Lieferantenauswahl, der Bestellung von Waren und Dienstleistungen, ihres Eingangs und der anschließenden Zahlung für diese. Der gesamte Ausgabenzyklus umfasst folgende Aktivitäten:
Bestimmen Sie, welche Waren und Dienstleistungen bestellt werden müssen. Die meisten zu bestellenden Waren werden vom Produktionsprozess benötigt. Zu diesem Zweck berechnet das System die Komponenten, die für die geplante Produktion verfügbar sein müssen, und subtrahiert vorhandene und nicht zugewiesene Rohstoffe, um die zu beschaffenden Mengen zu erhalten. Wenn Waren oder Dienstleistungen für eine Verkaufs- oder Verwaltungsfunktion benötigt werden, füllt der Benutzer alternativ ein Anforderungsformular aus, in dem seine Anforderungen aufgeführt sind, und leitet es an die Einkaufsabteilung weiter.
Wenn Waren für die laufende Produktion gekauft werden, präsentiert das System dem Einkaufspersonal eine vorläufige Bestellung unter Verwendung des in der Bestandsstammdatei angegebenen bevorzugten Lieferanten für jeden zu kaufenden Artikel. Das Einkaufspersonal überprüft und genehmigt diese Bestellungen, die dann entweder elektronisch direkt an die Lieferanten gesendet oder gedruckt und an diese gesendet werden.
Wenn nicht standardmäßige Waren und Dienstleistungen angefordert werden, untersucht das Einkaufspersonal mögliche Lieferanten, wählt den besten aus und erteilt ihnen eine Bestellung.
Beim Wareneingang greift die Empfangsabteilung auf offene Bestellungen im System zu und gibt die eingegangenen Mengen ein.
Wenn Lieferantenrechnungen eingehen, werden sie vom Personal der Kreditorenbuchhaltung im System angemeldet. Das System vergleicht diese Rechnungen dann mit den autorisierenden Bestellungen und dem Empfang von Informationen, um festzustellen, ob die Rechnungen bezahlt werden können. In dieser Phase kann es zu erheblichen manuellen Abstimmungsarbeiten kommen. Das Ergebnis ist eine Reihe von Rechnungen, die zur Zahlung genehmigt wurden.
Das System plant Zahlungen an Lieferanten basierend auf den jeweils festgelegten Zahlungsbedingungen. Wenn ein geplanter Zahlungstermin eintrifft, verarbeitet das System eine Reihe von Zahlungen, die entweder in Form von elektronischen Überweisungen oder Schecks erfolgen.
