So richten Sie ein Kreditorensystem ein
Ein Kreditorensystem bezahlt die Rechnungen eines Unternehmens auf organisierte Weise. Ziel dieses Systems ist es, Zahlungen rechtzeitig zu leisten und die richtigen Beträge an die richtigen Lieferanten zu zahlen. Die folgenden Schritte können zum Einrichten eines solchen Systems verwendet werden:
Software auswählen . Kaufen Sie ein Standard-Buchhaltungssoftwarepaket, das ein Kreditorenbuchhaltungsmodul enthält. Suchen Sie nach Standardfunktionen wie der Möglichkeit, Standard-Zahlungsinformationen für jeden Lieferanten einzurichten, doppelte Rechnungen zu erkennen, Frühzahlungsrabatte zu nutzen und elektronische Zahlungen vorzunehmen.
Lieferanten einrichten . Geben Sie in die Lieferantenstammdatei in der Software die Namen, Adressen, Zahlungsbedingungen und Standard-Hauptbuchkostenkonten ein, die für jeden Lieferanten gelten.
Rechnungen eingeben . Geben Sie jede Rechnung in das Kreditorensystem ein. Dazu gehört die Eingabe des Rechnungsdatums (nicht des Eingangsdatums) und des zu zahlenden Betrags.
Rechnungen genehmigen . Erstellen Sie ein System, bei dem Manager entweder jede Lieferantenrechnung beim Eingang einzeln genehmigen oder negative Genehmigungen verwenden, bei denen Manager die Mitarbeiter der Verbindlichkeiten nur benachrichtigen müssen, wenn sie eine Zahlung nicht genehmigen. Ein Workflow-Management-System könnte in das System integriert werden, um den Status von Genehmigungen zu verfolgen.
Planen Sie die Zahlung . Führen Sie einen Testlauf durch, um von der Software eine Liste aller zur Zahlung fälligen Rechnungen zu drucken, und stellen Sie sicher, dass der Bericht alle Rechnungen enthält, die innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs bezahlt werden sollen.
Testen Sie einen Kontrolllauf . Aktivieren Sie in der Software alle genehmigten Zahlungen und drucken Sie einen Stapel Schecks aus, um diese Rechnungen zu bezahlen. Stellen Sie sicher, dass das System nur die ausgewählten Schecks bezahlt.
Schecks unterschreiben . Bestimmen Sie eine Person als primären Unterzeichner des Schecks sowie eine andere Person als Unterzeichner des Sicherungsschecks. Informieren Sie diese Personen über ihre Pflichten bei der Prüfung der Sicherungsdokumentation, die jeder Prüfung beigefügt ist.
Die vorhergehenden Schritte umfassen die grundlegenden Aktionen zur Verarbeitung von Verbindlichkeiten über ein Kreditorensystem. Die folgenden zusätzlichen Elemente können darin enthalten sein:
Drei-Wege-Matching . Es kann erforderlich sein, dass ein Sachbearbeiter die Rechnungen des Lieferanten mit den entsprechenden Bestellungen des Unternehmens und den Empfangsdokumenten abgleichen muss. Dieser Abgleich kann erforderlich sein, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nur für ordnungsgemäß autorisierte und erhaltene Artikel bezahlt.
Spesenabrechnungen . Richten Sie ein System ein, bei dem Mitarbeiter Spesenabrechnungsformulare einreichen müssen, denen Quittungen für alle von ihnen gekauften Artikel beigefügt sind. Dieses System kann eine Reihe von Reiserichtlinien enthalten, die regeln, welche Kosten erstattet werden.
Beschaffungskarten . Richten Sie ein System ein, nach dem Beschaffungskarten an eine Auswahl von Mitarbeitern ausgegeben werden, die berechtigt sind, im Namen des Unternehmens Einkäufe mit den Karten zu tätigen. Fügen Sie Verfahren zum Überprüfen der Kartenabrechnungen auf Fehler und zum Übermitteln vollständig überprüfter Abrechnungen an das Personal für Verbindlichkeiten zur Zahlungsabwicklung hinzu.
Es kann auch erforderlich sein, dem System der Verbindlichkeiten eine Auswahl von Kontrollen hinzuzufügen, um das Risiko übermäßiger Zahlungen zu verringern.
