So rechnen Sie Kundenvorauszahlungen ab
Ein Kunde kann für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen im Voraus bezahlen. Mögliche Gründe für einen Kundenvorschuss können sein:
Schlechter Kredit . Der Verkäufer ist nicht bereit, dem Kunden eine Gutschrift zu gewähren, und verlangt daher eine Vorauszahlung.
Kundenspezifisches Produkt . Ein Produkt kann so angepasst werden, dass der Verkäufer es nicht an andere verkaufen kann, wenn der Käufer nicht zahlt. Daher verlangt der Verkäufer eine Vorauszahlung.
Bargeldbasis . Der Kunde arbeitet möglicherweise auf der Grundlage der Rechnungslegung in bar und möchte daher so schnell wie möglich in bar bezahlen, um einen Aufwand zu erfassen und sein berichtspflichtiges Einkommen im laufenden Steuerjahr zu reduzieren.
Reservierte Kapazität . Der Kunde kann im Voraus bezahlen, um die Produktionskapazität des Verkäufers zu reservieren oder zumindest zu verhindern, dass sie von einem Wettbewerber genutzt wird.
Aus diesen oder anderen Gründen kann ein Verkäufer eine Vorauszahlung erhalten, bevor er etwas getan hat, um die Zahlung zu verdienen. In diesem Fall besteht die korrekte Rechnungslegung darin, den Vorschuss als Verbindlichkeit zu erfassen, bis der Verkäufer seinen Verpflichtungen aus den Bedingungen des zugrunde liegenden Kaufvertrags nachkommt. Es sind zwei Journaleinträge beteiligt. Sie sind:
Erstaufnahme . Das Geldkonto belasten und das Kundenvorschusskonto (Haftungskonto) gutschreiben.
Umsatzrealisierung . Das Kundenvorschusskonto (Haftungskonto) belasten und das Einnahmenkonto gutschreiben.
Es ist im Allgemeinen am besten, einen Kundenvorschuss nicht mit einer automatisch stornierenden Buchung zu berücksichtigen, da dadurch der Bargeldbetrag im folgenden Monat storniert wird - und das gezahlte Bargeld noch auf dem Bargeldkonto ist. Verfolgen Sie stattdessen jeden Monat manuell den Betrag auf dem Kundenvorschusskonto und verschieben Sie die Beträge manuell in den Umsatz, wenn Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht werden. Dies kann die Verwendung eines separaten Schritts im Abschlussverfahren zum Monatsende erfordern, um sicherzustellen, dass der Status jedes Kundenvorschusses regelmäßig überprüft wird.
Ein Kundenvorschuss wird in der Regel in der Bilanz des Verkäufers als kurzfristige Verbindlichkeit ausgewiesen. Wenn der Verkäufer jedoch nicht erwartet, innerhalb eines Jahres Umsatzerlöse aus einer zugrunde liegenden Verkaufstransaktion zu erfassen, sollte die Verbindlichkeit stattdessen als langfristige Verbindlichkeit eingestuft werden.
Beispielsweise erhält die Green Widget Company von einem Kunden 10.000 US-Dollar für ein benutzerdefiniertes lila Widget. Green Widget zeichnet die Quittung mit einer Belastung von 10.000 USD auf dem Geldkonto und einer Gutschrift von 10.000 USD auf dem Kundenvorschusskonto auf. Im nächsten Monat liefert Green das benutzerdefinierte Widget und erstellt einen neuen Journaleintrag, der das Kundenvorschusskonto mit 10.000 USD belastet und das Umsatzkonto mit 10.000 USD gutschreibt.
