Debitorenbuchhaltung

Übersicht über die Debitorenbuchhaltung

Wenn Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden verkauft werden und der Kunde zu einem späteren Zeitpunkt zahlen darf, wird dies als Verkauf auf Kredit bezeichnet und führt zu einer Verpflichtung des Kunden, den Verkäufer zu bezahlen. Umgekehrt entsteht für den Verkäufer ein Vermögenswert, der als Debitorenbuchhaltung bezeichnet wird. Dies wird als kurzfristiger Vermögenswert angesehen, da der Verkäufer normalerweise in weniger als einem Jahr bezahlt wird.

Eine Forderung wird durch eine Rechnung dokumentiert, die der Verkäufer im Rahmen eines Abrechnungsverfahrens an den Kunden ausstellt. Die Rechnung beschreibt die Waren oder Dienstleistungen, die an den Kunden verkauft wurden, den Betrag, den er dem Verkäufer schuldet (einschließlich Umsatzsteuern und Frachtkosten) und wann er zu zahlen ist.

Wenn der Verkäufer auf der Grundlage der Barabrechnung arbeitet, erfasst er Transaktionen nur dann in seinen Buchhaltungsunterlagen (die dann in den Jahresabschluss aufgenommen werden), wenn Bargeld entweder gezahlt oder empfangen wird. Da die Rechnungsstellung keine Änderung des Bargeldes beinhaltet, gibt es in den Buchhaltungsunterlagen keine Aufzeichnungen über Forderungen. Erst wenn der Kunde bezahlt, erfasst der Verkäufer einen Verkauf.

Wenn der Verkäufer auf der am weitesten verbreiteten periodengerechten Rechnungslegungsgrundlage arbeitet, erfasst er Transaktionen unabhängig von Änderungen in bar. Dies ist das System, unter dem eine Forderung erfasst wird. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass der Kunde nicht zahlt. In diesem Fall kann der Verkäufer diese Verluste entweder dem Aufwand in Rechnung stellen, wenn sie auftreten (als direkte Abschreibungsmethode bezeichnet), oder er kann die Höhe dieser Verluste antizipieren und einen geschätzten Kostenaufwand berechnen (als Wertberichtigungsmethode bezeichnet). Die letztere Methode wird bevorzugt, da der Verkäufer im gleichen Zeitraum Einnahmen mit Forderungsausfällen vergleicht (so genanntes Matching-Prinzip).

Wir werden diese Konzepte unten veranschaulichen.

Aufzeichnung des Verkaufs von Dienstleistungen auf Kredit

Wenn Dienstleistungen an einen Kunden verkauft werden, erstellt der Verkäufer normalerweise eine Rechnung in seiner Buchhaltungssoftware, die automatisch einen Eintrag erstellt, um das Verkaufskonto gutzuschreiben und das Debitorenkonto zu belasten. Wenn der Kunde später die Rechnung bezahlt, belastet der Verkäufer das Geldkonto und schreibt das Debitorenkonto gut. Beispielsweise stellt ABC International einem Kunden Dienstleistungen im Wert von 10.000 US-Dollar in Rechnung und zeichnet den folgenden Eintrag auf: