Der Unterschied zwischen einem Journal und einem Hauptbuch

In Journalen und Ledgern werden Geschäftsvorfälle in einem Buchhaltungssystem erfasst. Im Wesentlichen werden Informationen auf Detailebene für einzelne Transaktionen in einem von mehreren möglichen Journalen gespeichert, während die Informationen in den Journalen zusammengefasst und in ein Ledger übertragen (oder gebucht) werden. Der Buchungsprozess kann recht häufig stattfinden oder so selten sein wie das Ende jedes Berichtszeitraums. Die Informationen im Hauptbuch stellen die höchste Ebene der Informationsaggregation dar, aus der Probesalden und Abschlüsse erstellt werden.

In der Regel überprüft ein Benutzer von Finanzinformationen die in einem Hauptbuch gespeicherten Informationen auf Zusammenfassungsebene, möglicherweise mithilfe einer Verhältnisanalyse oder einer Trendanalyse, um Anomalien zu lokalisieren, die einer weiteren Untersuchung bedürfen. Sie beziehen sich dann auf die zugrunde liegenden Journalinformationen, um auf die Details der Informationen im Hauptbuch zuzugreifen (was zu einer noch detaillierteren Untersuchung der Belege führen kann). Auf diese Weise können Informationen aus Journalen in Hauptbücher aufgenommen werden, um Abschlüsse zu erstellen, und zurückgeführt werden, um einzelne Transaktionen zu untersuchen.

Es kann mehrere Zeitschriften geben, die sich normalerweise mit Bereichen mit hohem Volumen befassen, z. B. Kauftransaktionen, Geldeingänge oder Verkaufstransaktionen. Weniger häufige Transaktionen, wie z. B. Abschreibungsbuchungen, werden im Allgemeinen im allgemeinen Journal zusammengefasst.

Informationen werden in Journalen in chronologischer Reihenfolge nach einzelnen Transaktionen aufgezeichnet, wodurch es einfacher wird, Informationen zu sortieren und die spezifischen Elemente zu finden, die Benutzer benötigen. Informationen werden in einem Hauptbuch in einer Reihe von Konten erfasst, die normalerweise in der folgenden Reihenfolge sortiert sind:

• Anlagenkonten

• Haftungskonten

• Eigenkapitalkonten

• Einnahmenkonten

• Spesenkonten

In einem computergestützten Buchhaltungssystem werden die Konzepte von Journalen und Ledgern möglicherweise nicht einmal verwendet. In einer kleineren Organisation glauben Benutzer möglicherweise, dass alle ihre Geschäftstransaktionen im Hauptbuch erfasst werden, ohne dass Informationen in einem Journal gespeichert werden. Unternehmen mit einem massiven Transaktionsvolumen verwenden möglicherweise weiterhin Systeme, bei denen Informationen in Zeitschriften aufgeteilt werden müssen. Daher sind die Konzepte in einer computergestützten Umgebung etwas durcheinander, gelten jedoch in einer manuellen Buchhaltungsumgebung immer noch.