Kaufjournal

Ein Einkaufsjournal ist ein Journal auf Tochterunternehmensebene, in dem Informationen zu Einkaufstransaktionen gespeichert sind. Dieses Journal wird am häufigsten in einem manuellen Buchhaltungssystem verwendet, in dem verhindert werden muss, dass großvolumige Einkaufstransaktionen das Hauptbuch überfordern. Alle Arten von Einkäufen auf Kredit werden im Einkaufsjournal erfasst, einschließlich der folgenden:

  • Bürobedarf

  • Dienstleistungen

  • Zum Weiterverkauf erworbene Waren

Jede Transaktion, die in das Einkaufsjournal eingegeben wird, beinhaltet eine Gutschrift auf dem Kreditorenkonto und eine Belastung des Ausgaben- oder Vermögenskontos, auf das sich ein Kauf bezieht. Beispielsweise würde die Belastung im Zusammenhang mit dem Kauf von Büromaterial auf dem Verbrauchsmaterialkostenkonto erfolgen. Das Journal enthält auch das Aufnahmedatum, den Namen des zu zahlenden Lieferanten, eine Quelldokumentreferenz und die Rechnungsnummer. Optionale Ergänzungen zu diesen grundlegenden Informationen sind das Fälligkeitsdatum der Zahlung und die Autorisierungsbestellnummer.

In regelmäßigen Abständen und spätestens am Ende jedes Berichtszeitraums werden die Informationen im Einkaufsjournal zusammengefasst und in das Hauptbuch gebucht. Dies bedeutet, dass die im Hauptbuch angegebenen Einkäufe nur auf der aggregiertesten Ebene erfolgen. Wenn eine Person die Details eines Kaufs recherchiert, muss sie zum Einkaufsjournal zurückkehren, um einen Verweis auf das Quelldokument zu finden.

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