Das Zahlsystem
Das Zahlstellensystem ist ein Buchhaltungssystem zur Auszahlung und anschließenden Auffüllung von Kleingeld. Kleingeld ist eine kleine Reserve an Bargeld, die vor Ort an einem Geschäftsstandort für den zufälligen Bargeldbedarf aufbewahrt wird. Das Zahlstellensystem bietet eine rudimentäre manuelle Methode zur Verfolgung von Kassenbeständen und zur Verwendung von Bargeld. Die wesentlichen Merkmale eines Zahlstellensystems sind:
Ein fester Bargeldbetrag wird einem Kleinkassenfonds zugewiesen, der auf einem separaten Konto im Hauptbuch ausgewiesen wird.
Alle Barausschüttungen aus dem Portokassenfonds werden mit Quittungen dokumentiert.
Auszahlungsbelege für Kleinkassen werden als Grundlage für die regelmäßige Auffüllung des Portokassenfonds verwendet.
Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Fondsguthaben werden regelmäßig überprüft und untersucht.
Im Wesentlichen werden Aufwendungen erfasst, wenn neue Bargeldauffüllungen vom Girokonto des Unternehmens an den Kassenfonds vorgenommen werden. Wenn Bargeld vom Girokonto bezahlt wird, ist die Buchung eine Belastung der verschiedenen Ausgaben, für die die Quittungen von der Kasse ausgestellt wurden, und eine Gutschrift auf dem Geldkonto.
Sofern der dem Kleingeldfonds zugewiesene Geldbetrag nicht absichtlich geändert wird, gibt es keinen Grund, warum es jemals wieder einen Eintrag auf dem Konto geben sollte, der zur Dokumentation des Kleingeldsaldos verwendet wird, da alle Kleingeldauffüllungen vom Girokonto des Unternehmens stammen.
Das Hauptmerkmal dieses Systems ist die Notwendigkeit, alle Ausgaben zu dokumentieren. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um ein hohes Maß an Kontrolle über die Barauszahlungen zu behalten.
Das Zahlstellensystem nimmt an Popularität ab, da viele Unternehmen es vorziehen, Firmenkreditkarten für Nebenkäufe zu verwenden oder Mitarbeiter bar bezahlen zu lassen und dann eine Erstattung über das System zur Erstattung von Unternehmensausgaben zu beantragen. Das Zahlstellensystem kann auch zu einem Verlust von Bargeld aus einem Unternehmen führen, entweder durch Diebstahl des Bargeldes oder weil die Depotbank für Kleingeld die Auszahlungen nicht ordnungsgemäß erfasst.
