Debitorenanalyse

Übersicht über die Debitorenbuchhaltung

Forderungen sind die Beträge, die ein Unternehmen seinen Kunden schuldet, und bestehen aus einer potenziell großen Anzahl von Rechnungsbeträgen. Forderungen stellen für die meisten Unternehmen die Hauptquelle für den eingehenden Cashflow dar. Daher sollten Sie diese Rechnungen insgesamt analysieren, um den Zustand der zugrunde liegenden Cashflows festzustellen. Im Folgenden werden einige Techniken zur Analyse von Forderungen aufgeführt.

Debitorenanalyse

Eine der einfachsten Methoden zur Analyse des Status der Forderungen eines Unternehmens besteht darin, einen Bericht über die Alterung der Forderungen zu drucken, der ein Standardbericht in jedem Buchhaltungssoftwarepaket ist. In diesem Bericht wird das Alter der Forderungen in verschiedene Bereiche unterteilt, die Sie manchmal in der Buchhaltungssoftware ändern können, um sie Ihren Rechnungsbedingungen anzupassen. Die häufigsten Zeitfenster sind 0 bis 30 Tage alt, 31 bis 60 Tage alt, 61 bis 90 Tage alt und älter als 90 Tage. Rechnungen, die in die Zeitfenster fallen, die Zeiträume von mehr als 30 Tagen darstellen, führen zu einem zunehmenden Alarmgefühl, insbesondere wenn sie in den ältesten Zeitfenster fallen. Bei der Analyse anhand eines Alterungsberichts sind folgende Punkte zu beachten:

  • Individuelle Kreditbedingungen . Das Management hat möglicherweise ungewöhnlich lange Kreditlaufzeiten für bestimmte Kunden oder möglicherweise nur für bestimmte Rechnungen genehmigt. In diesem Fall scheinen diese Artikel für die Zahlung stark überfällig zu sein, wenn sie tatsächlich noch gar nicht zur Zahlung fällig sind.

  • Entfernung vom Rechnungsdatum . In vielen Unternehmen wird der Großteil aller Rechnungen am Monatsende in Rechnung gestellt. Wenn Sie den Alterungsbericht einige Tage später ausführen, werden wahrscheinlich noch ausstehende Forderungen von vor einem Monat angezeigt, für die die Zahlung bevorsteht, sowie der volle Betrag aller gerade in Rechnung gestellten Forderungen. Insgesamt scheinen sich die Forderungen in einem schlechten Zustand zu befinden. Wenn Sie den Bericht jedoch unmittelbar vor den Abrechnungsaktivitäten zum Monatsende ausführen, enthält der Bericht weitaus weniger Forderungen, und es scheint, dass nur sehr wenig Bargeld aus nicht eingezogenen Forderungen stammt.

  • Zeitfenstergröße . Sie sollten die Dauer der Zeitfenster im Bericht ungefähr an die Kreditbedingungen des Unternehmens anpassen. Wenn die Kreditlaufzeit beispielsweise nur zehn Tage beträgt und der erste Zeitraum 30 Tage beträgt, scheinen fast alle Rechnungen aktuell zu sein.

  • Nicht beantragte Credits . Der Bericht enthält möglicherweise nicht beantragte Gutschriften. Wenn ja, bereinigen Sie den Bericht, indem Sie untersuchen, auf welche Rechnungen sie hätten angewendet werden sollen. Dies kann die Anzahl der im Bericht aufgeführten überfälligen Forderungen verringern.

Ein weiteres Instrument zur Analyse von Forderungen ist die Trendlinie. Sie können den ausstehenden Forderungssaldo am Ende eines jeden Monats für das vergangene Jahr darstellen und daraus die Höhe der Forderungen vorhersagen, die in naher Zukunft ausstehen sollten. Dies ist ein besonders wertvolles Tool, wenn Verkäufe saisonabhängig sind, da Sie saisonale Variabilität auf Schätzungen zukünftiger Umsatzniveaus anwenden können.

Die Trendanalyse ist auch nützlich, um den Prozentsatz der Forderungsausfälle mit den Verkäufen über einen bestimmten Zeitraum zu vergleichen. Wenn dieser Prozentsatz einen starken wiederkehrenden Trend aufweist, möchte das Management möglicherweise Maßnahmen ergreifen. Wenn beispielsweise der Prozentsatz der Forderungsausfälle steigt, möchte das Management möglicherweise strengere Kreditbedingungen für Kunden genehmigen. Umgekehrt kann das Management bei extrem niedrigen Forderungsausfällen entscheiden, Kredite zu lockern, um den Umsatz auf etwas riskantere Kunden auszudehnen. Dies ist ein besonders nützliches Tool, wenn Sie die prozentuale Analyse der Forderungsausfälle für einzelne Kunden durchführen, da hier Probleme aufgezeigt werden können, die auf den bevorstehenden Konkurs eines Kunden hinweisen können.

Bei der Verwendung der Trendlinienanalyse sind folgende Punkte zu beachten:

  • Änderung der Kreditpolitik . Wenn das Management eine Änderung der Kreditpolitik genehmigt hat, kann dies zu plötzlichen Änderungen der Forderungen oder Forderungsausfälle führen.

  • Änderung von Produkten oder Geschäftsbereichen . Wenn ein Unternehmen seinen Mix aus Produkten oder Geschäftsbereichen ergänzt oder aus diesem löscht, kann dies zu tiefgreifenden Änderungen in der Entwicklung der Forderungen führen.

  • Änderung der Geschäftsbedingungen . Wenn die Wirtschaft rückläufig ist, kann es zu einer zunehmenden Tendenz von Forderungsausfällen kommen, die weit über dem historischen Durchschnitt liegt.

Eine dritte Art der Forderungsanalyse ist die Verhältnisanalyse. Die am häufigsten verwendete Kennzahl ist der Einzugszeitraum für Forderungen, aus dem hervorgeht, wie viele Tage eine durchschnittliche Kundenrechnung noch aussteht, bevor sie bezahlt wird. Die Formel lautet:

Durchschnittliche Forderungen ÷ (Jahresumsatz ÷ 365 Tage)

Wenn beispielsweise zu irgendeinem Zeitpunkt in der Regel Forderungen in Höhe von 500.000 USD ausstehen und der Jahresumsatz 3,65 Mio. USD beträgt, wird der Einzugszeitraum für Forderungen wie folgt berechnet:

500.000 USD Forderungen ÷ (3.650.000 USD Jahresumsatz ÷ 365 Tage)

= 50 Tage Abholzeit

Im Beispiel können wir nicht feststellen, ob eine 50-tägige Inkassodauer gut oder schlecht ist, da wir die Dauer der Kreditbedingungen nicht kennen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der beste Weg zur Analyse von Forderungen darin besteht, alle drei hier genannten Techniken anzuwenden. Sie können den Einzugszeitraum für Forderungen verwenden, um eine allgemeine Vorstellung von der Fähigkeit eines Unternehmens zu erhalten, seine Forderungen einzuziehen, eine Analyse des Alterungsberichts hinzuzufügen, um genau zu bestimmen, welche Rechnungen Einzugsprobleme verursachen, und dann eine Trendanalyse hinzuzufügen, um festzustellen, ob Diese Probleme haben sich im Laufe der Zeit geändert.

Andere Arten der Analyse

Eine interessante Analyse in Bezug auf Forderungen ist eine Trendlinie des Anteils der Kundenverkäufe, die zum Zeitpunkt des Verkaufs gezahlt werden, unter Angabe der verwendeten Zahlungsart. Änderungen in den Verkaufsverfahren und -richtlinien eines Unternehmens können den Umsatz in Richtung Vorauszahlungen oder von diesen weg verlagern, was sich daher auf die Höhe und die Merkmale der Forderungen auswirkt.

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