Bestandskontrolle
Die Investition eines Unternehmens in Lagerbestände ist normalerweise groß und kann aus vielen Waren bestehen, die leicht gestohlen und weiterverkauft werden können. Wenn das Inventar hauptsächlich Rohstoffe enthält, ist es wichtig, den Überblick zu behalten, um sicherzustellen, dass den Produktionsprozessen, in denen es verwendet wird, nicht die Materialien ausgehen. Dies bedeutet, dass Sie eine Reihe von Steuerelementen implementieren müssen, um entweder Diebstahl zu verhindern oder um sicherzustellen, dass dem Herstellungsvorgang nicht die Eingaben ausgehen. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Steuerelemente beschrieben, die für Ihre Inventarinvestition zu berücksichtigen sind. Wichtige interne Kontrollen für Ihr Inventar sind:
Das Lager umzäunen und abschließen . Die wichtigste Bestandskontrolle besteht darin, das Lager einfach zu sperren. Dies bedeutet, dass Sie einen Zaun um das Inventar bauen, das Tor abschließen und nur autorisiertes Personal in das Lager lassen.
Organisieren Sie das Inventar . Es mag nicht wie ein Steuerelement erscheinen, das Inventar im Lager einfach zu organisieren, aber wenn Sie es nicht finden können, können Sie es nicht steuern. Eine grundlegende Grundlage für die interne Bestandskontrolle besteht daher darin, alle Standorte zu nummerieren, jeden Bestandsartikel zu identifizieren und diese Artikel nach Standort zu verfolgen.
Zählen Sie alle eingehenden Bestände . Nehmen Sie nicht einfach das Wort des Lieferanten, dass die auf der Lieferung angegebene Menge die richtige ist. Zählen Sie das Inventar, bevor Sie es als empfangen aufzeichnen. Dies verhindert, dass Fehler in die Bestandsaufzeichnungen aufgenommen werden.
Überprüfen Sie das eingehende Inventar . Stellen Sie sicher, dass alle eingehenden Bestände vom richtigen Typ sind und nicht beschädigt sind. Alle Artikel, bei denen die Prüfung fehlschlägt, sollten sofort zurückgesandt werden, und das Personal der Kreditorenbuchhaltung hat mitgeteilt, dass die zurückgegebenen Artikel nicht bezahlt werden sollten.
Kennzeichnen Sie das gesamte Inventar . Jeder Lagerbestand im Lager sollte mit einem Etikett gekennzeichnet sein, auf dem die Teilenummer, die Beschreibung, die Maßeinheit und die Menge angegeben sind. Andernfalls werden Inventargegenstände zwangsläufig falsch identifiziert.
Kundeninventar trennen . Wenn sich vor Ort Inventar befindet, das den Kunden gehört, wird es von den Lagermitarbeitern wahrscheinlich als Eigentum des Unternehmens gezählt. Führen Sie daher ein Verfahren durch, um diese Artikel bei ihrer Ankunft als Eigentum des Kunden zu kennzeichnen, und trennen Sie sie in a separater Teil des Lagers.
Standardisieren Sie die Aufzeichnungen für die Bestandsaufnahme . Wenn ein Artikel aus dem Regal im Lager kommissioniert wird, entweder zur Verwendung im Produktionsbereich oder zum Verkauf an Kunden, haben Sie ein Standardverfahren zum Aufzeichnen der Picks, sobald sie das Lager verlassen (was einfacher ist, wenn ein Lagerzaun vorhanden ist und Inventar kann nur durch ein einziges kontrolliertes Tor gehen).
Unterschreiben Sie für alle aus dem Lager entfernten Bestände . Wenn Inventargegenstände aus Gründen außerhalb des normalen Kommissionierprozesses aus dem Lager entfernt werden, lassen Sie die Person das Inventarzeichen für die Entfernung entfernen, damit aufgezeichnet wird, wer verantwortlich ist.
Prüfen Sie die Stückliste . Die Stückliste ist eine Aufzeichnung der Teile, aus denen ein Produkt hergestellt wurde. Die Stückliste wird verwendet, um Artikel aus dem Lager zu kommissionieren. Wenn die Rechnung falsch ist, ziehen die Kommissionierer falsche Mengen aus dem Lager. Dies erfordert eine regelmäßige Prüfung jeder Rechnung sowie einen Nur-Passwort-Zugriff auf die Stücklistenaufzeichnungen im Computersystem.
Verfolgen Sie zusätzliche Anforderungen und Retouren . Wenn das Produktionspersonal zusätzliche Ausgaben von Teilen verlangt oder überschüssige Beträge an das Lager zurücksendet, liegt ein Fehler in den Kommissionieraufzeichnungen vor (möglicherweise in der Stückliste, wie gerade erwähnt).
Führen Sie eine regelmäßige Überprüfung des veralteten Inventars durch . Das Lager kann schließlich mit veraltetem Inventar verstopft werden, das nicht verwendet werden kann. Dies erfordert hohe Lagerkosten und beeinträchtigt auch die Komponenten, die in der Produktion benötigt werden. Bilden Sie ein Materialprüfungsgremium, das regelmäßig die Bestandsaufzeichnungen durchkämmt, um zu bestimmen, welche Artikel verkauft oder auf andere Weise beseitigt werden sollen.
Verhalten Zyklus zählt . Lassen Sie die Lagermitarbeiter kleine, häufige Zählungen eines kleinen Teils des Inventars durchführen und alle gefundenen Fehler untersuchen und korrigieren. Dies verbessert allmählich die Genauigkeit der Bestandsaufzeichnung.
Untersuchen Sie Bestandsaufzeichnungen mit negativem Saldo . Wenn aus den Buchhaltungsunterlagen hervorgeht, dass ein negativer Lagerbestand vorliegt, liegt offensichtlich ein Transaktionsfehler vor, der den negativen Saldo verursacht hat. Dies ist ein Hauptziel für eine detaillierte Untersuchung.
Schrotttransaktionen aufzeichnen . Werfen Sie Schrott nicht einfach in einen Schrottkorb, wenn er auftritt. Wenn Sie dies tun, glaubt das Buchhaltungssystem immer noch, dass der verschrottete Artikel auf Lager ist, und überschätzt daher den Lagerbestand. Erstellen Sie stattdessen eine Prozedur, um den Ausschuss regelmäßig zu verfolgen.
Trotz dieser Kontrollen kann eine Reihe von Problemen mit der Genauigkeit der Bestandsaufzeichnung auftreten. Seien Sie also bereit, weitere Kontrollen hinzuzufügen, wenn die Probleme weiterhin bestehen.
