Rückstellungen

Ein aufgelaufener Aufwand ist ein Aufwand, der angefallen ist, für den jedoch noch keine Ausgabendokumentation vorliegt. Anstelle der Ausgabendokumentation wird ein Journaleintrag erstellt, um einen aufgelaufenen Aufwand sowie eine Ausgleichsverbindlichkeit (die in der Bilanz normalerweise als kurzfristige Verbindlichkeit eingestuft wird) zu erfassen. Ohne einen Journaleintrag würde der Aufwand im Berichtszeitraum überhaupt nicht im Jahresabschluss des Unternehmens erscheinen, was dazu führen würde, dass der ausgewiesene Gewinn in diesem Zeitraum zu hoch wäre. Kurz gesagt, aufgelaufene Aufwendungen werden erfasst, um die Richtigkeit des Abschlusses zu erhöhen, sodass die Aufwendungen enger an den Erträgen ausgerichtet sind, mit denen sie verbunden sind.

Ein Rechnungsabgrenzungsposten ist die Umkehrung eines aufgelaufenen Aufwands, da eine Verbindlichkeit bezahlt wird, bevor die zugrunde liegende Dienstleistung oder der zugrunde liegende Vermögenswert verbraucht wurde. Folglich erscheint ein vorausbezahlter Vermögenswert zunächst in der Bilanz als Vermögenswert.

Aufgelaufene Kosten in der Praxis

Beispiele für Ausgaben, die üblicherweise anfallen, sind:

  • Zinsen für Kredite, für die noch keine Kreditgeberrechnung eingegangen ist

  • Erhaltene und konsumierte oder verkaufte Waren, für die noch keine Lieferantenrechnung eingegangen ist

  • Erhaltene Dienstleistungen, für die noch keine Lieferantenrechnung eingegangen ist

  • Anfallende Steuern, für die noch keine Rechnung einer staatlichen Stelle eingegangen ist

  • Anfallende Löhne, für die noch keine Zahlung an die Mitarbeiter erfolgt ist

Ein Beispiel für eine aufgelaufene Ausgabe ist eine Situation, in der ein Unternehmen gegen Ende eines Monats Büromaterial von einem Lieferanten erhält, jedoch noch keine Rechnung vom Lieferanten erhalten hat, als das Unternehmen seine Bücher für diesen Monat schließt. Um diesen Aufwand im Monat des Eingangs ordnungsgemäß zu erfassen, erfasst das Buchhaltungspersonal einen Aufwand auf dem Verbrauchskostenkonto mit einer Belastung in Höhe des Betrags, den der Lieferant voraussichtlich in Rechnung stellen wird, und erfasst eine Gutschrift auf einem Rückstellungskonto. Wenn der Betrag des Büromaterials 500 USD betragen würde, wäre der Journaleintrag eine Belastung des Spesenkontos für Büromaterial in Höhe von 500 USD und eine Gutschrift in Höhe von 500 USD auf dem Haftungskonto für aufgelaufene Ausgaben.

Der Journaleintrag wird normalerweise als automatisch stornierender Eintrag erstellt, sodass die Buchhaltungssoftware ab Anfang des Folgemonats automatisch einen Gegeneintrag erstellt. Wenn der Lieferant schließlich eine Rechnung an das Unternehmen sendet, storniert er die umgekehrte Eingabe.

Um mit dem vorhergehenden Beispiel fortzufahren, würde sich der Eintrag in Höhe von 500 USD im folgenden Monat stornieren, mit einer Gutschrift auf dem Spesenkonto für Büromaterial und einer Belastung des Kontos für aufgelaufene Spesen. Das Unternehmen erhält dann die Lieferantenrechnung über 500 USD und zeichnet sie normalerweise über das Kreditorenbuchhaltungsmodul der Buchhaltungssoftware auf, was zu einer Belastung des Spesenabrechnungskontos für Bürobedarf und einer Gutschrift auf dem Kreditorenkonto führt. Das Nettoergebnis im Folgemonat ist daher überhaupt keine neue Aufwandserfassung, wobei die Zahlungsverpflichtung auf das Kreditorenkonto verlagert wird.

Realistisch gesehen handelt es sich bei der Höhe einer Kostenabgrenzung nur um eine Schätzung, die sich wahrscheinlich etwas von der Höhe der Lieferantenrechnung unterscheidet, die zu einem späteren Zeitpunkt eingeht. Infolgedessen kommt es im Folgemonat in der Regel zu einem geringen zusätzlichen Aufwand oder einer negativen Aufwandserfassung, sobald die Journalbuchungsumkehr und der Betrag der Lieferantenrechnung miteinander verrechnet werden.

Aus praktischer Sicht fallen keine immateriellen Kosten an, da die Erstellung und Dokumentation der zugehörigen Journaleinträge zu aufwändig ist. Darüber hinaus wird eine große Anzahl von Journaleinträgen für aufgelaufene Ausgaben den Abschlussprozess zum Monatsende verlangsamen.

Beispiele für aufgelaufene Ausgabenjournaleinträge

  • Erhaltene Büromaterialien und zum Monatsende keine Lieferantenrechnung: Belastung der Bürobedarfsausgaben, Gutschrift der aufgelaufenen Ausgaben.

  • Arbeitsstunden, die zum Monatsende nicht bezahlt wurden: Belastung der Lohnkosten, Gutschrift der aufgelaufenen Kosten.

  • Leistungshaftung entstanden und zum Monatsende keine Lieferantenrechnung vorhanden: Belastung der Aufwendungen für Leistungen an Arbeitnehmer, Gutschrift auf aufgelaufene Aufwendungen.

  • Steuern vom Einkommen und vom Ertrag werden auf der Grundlage des erzielten Einkommens abgegrenzt . Belastung des Ertragsteueraufwands, Gutschrift der Rückstellungen.

Die ersten drei Einträge sollten im folgenden Monat rückgängig gemacht werden. Ertragsteuern werden in der Regel bis zur Zahlung als Rückstellungen einbehalten.

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