Bestandsaufnahme
Bestandsaufnahme ist die Zählung des Lagerbestands. Dies bedeutet, jeden vorhandenen Artikel zu identifizieren, zu zählen und diese Mengen nach Artikel zusammenzufassen. Es kann auch einen Überprüfungsschritt geben, bei dem die Zählergebnisse mit den Zähleinheiten der Inventareinheiten im Computersystem eines Unternehmens verglichen werden. Eine Bestandsaufnahme ist eine häufige Anforderung eines regelmäßigen Inventarsystems und kann auch im Rahmen der jährlichen Prüfung eines Unternehmens erforderlich sein. Kurz gesagt, die Bestandsaufnahme führt zu einem Dokument auf Zusammenfassungsebene, das eine Liste der verfügbaren Mengen für jeden Inventargegenstand zu einem bestimmten Zeitpunkt enthält. Folgende Verfahrensschritte sind erforderlich:
Wählen Sie die Zählteams aus und schulen Sie sie in Bezug auf die Durchführung von Zählungen und füllen Sie die zugehörigen Unterlagen aus.
Legen Sie eine Sperrzeit fest, nach der kein weiteres Inventar im Empfangsbereich im Lager mehr zulässig ist und keine Artikel mehr versendet werden. Es ist hilfreich, wenn am Tag der Zählung keine Produktions-, Empfangs- oder Versandaktivitäten stattfinden.
Ordnen Sie jedem Zählteam Zählverantwortungsbereiche im Lager zu.
Verteilen Sie eine vornummerierte Folge von Zähl-Tags an jedes Team und melden Sie die verteilten Nummernkreise an.
In jedem Zählteam identifiziert und zählt eine Person das Inventar, während eine andere Person das Zähl-Tag ausfüllt. Das Original-Tag wird auf das Inventar geklebt, und das Team behält eine Sicherungskopie.
Wenn jedes Team mit dem Zählen fertig ist, gibt es die Zähl-Tags ab. Der Count-Tag-Administrator überprüft, ob Tags fehlen. Dies erfordert möglicherweise eine zusätzliche Suche, um die Tags zu finden. Sie werden normalerweise noch an die Tags angehängt, die auf das Inventar geklebt wurden.
Der Zähl-Tag-Sachbearbeiter fasst die Zähl-Tags in einer Tabelle zusammen, in der Zusammenfassungssummen für jeden Inventargegenstand erstellt werden. Eine Alternative besteht darin, die Informationen in eine Datenbank einzugeben, wodurch die Zusammenfassung der Gesamtsummen besser möglich ist.
Der Kostenbuchhalter vergleicht die resultierenden Informationen mit den Einheitensalden, die im fortwährenden Inventarsystem des Unternehmens geführt werden (vorausgesetzt, es verfügt über eines). Wenn es große Abweichungen von der vorhandenen Datenbank gibt, kehrt ein Zählerteam zum Lager zurück, um die ursprünglichen Zählungen zu überprüfen.
Dies ist ein sehr arbeitsintensiver Prozess, der möglicherweise eine erhebliche Ausfallzeit innerhalb des Lagers erfordert. Daher versuchen Unternehmen im Allgemeinen, eine Bestandsaufnahme so weit wie möglich zu vermeiden.
Eine häufigere Form der Bestandsaufnahme ist die Zykluszählung, die täglich durchgeführt wird. Wenn ein Unternehmen die Zykluszählung verwendet, zählt das Lagermitarbeiter den Lagerbestand in einem kleinen Teil des Lagers und vergleicht seine Zählinformationen mit den Datensätzen im Computersystem. Wenn Fehler vorliegen, werden sie vom Lagermitarbeiter korrigiert und die zugrunde liegenden Gründe für das Auftreten der Fehler untersucht. Ein aktives Zykluszählprogramm verbessert zumindest die Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen und macht es möglicherweise sogar unnötig, eine Bestandszählung zum Monatsende durchzuführen.
