Versuchsbilanzfehler

Das Testguthaben ist eine Zusammenfassung der Auflistung der Debit- oder Gutschriftsumme in jedem Konto. Normalerweise verwenden Sie die anfängliche oder nicht angepasste Testbilanz aus zwei Gründen:

• Um sicherzustellen, dass die Summe aller Belastungen der Summe aller Gutschriften entspricht, wird sichergestellt, dass alle zugrunde liegenden Transaktionen im Gleichgewicht sind.

• Verwendung als Ausgangspunkt für die Anpassung von Einträgen, mit denen die Informationen in der Testbilanz mit einem Rechnungslegungsrahmen wie allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen oder internationalen Rechnungslegungsstandards in Einklang gebracht werden.

Diese nicht angepasste Testbilanz kann eine Reihe von Fehlern enthalten, von denen nur einige im Berichtsformat der Testbilanz leicht zu erkennen sind. Hier sind die häufigsten Fehler mit Vorschlägen, wie Sie sie finden können:

• Einträge zweimal gemacht . Wenn ein Eintrag zweimal vorgenommen wird, ist das Testguthaben immer noch ausgeglichen, sodass dies kein gutes Dokument ist, um es zu finden. Stattdessen müssen Sie bei einer laufenden Transaktion möglicherweise warten, bis sich das Problem von selbst gelöst hat. Beispielsweise wird eine doppelte Rechnung an einen Kunden vom Kunden abgelehnt, während eine doppelte Rechnung eines Lieferanten (hoffentlich) während des Rechnungsgenehmigungsprozesses entdeckt wird.

• Einträge überhaupt nicht gemacht . Auf der Probebilanz nicht zu finden, da sie nicht vorhanden ist (!). Am besten führen Sie eine Checkliste mit Standardeinträgen und überprüfen Sie, ob alle vorgenommen wurden.

• Einträge auf das falsche Konto . Dies kann mit einem kurzen Blick auf das Testguthaben deutlich werden, da ein Konto, das zuvor überhaupt kein Guthaben hatte, jetzt eines hat. Andernfalls ist die beste Form der Korrektur präventiv. Verwenden Sie für alle wiederkehrenden Einträge Standardvorlagen für Journaleinträge.

• Umgekehrte Einträge . Ein Eintrag für eine Lastschrift kann fälschlicherweise als Gutschrift erfasst werden und umgekehrt. Dieses Problem kann auf dem Testguthaben sichtbar sein, insbesondere wenn der Eintrag groß genug ist, um das Vorzeichen eines Endguthaben auf die Rückseite des üblichen Vorzeichens zu ändern.

• Transponierte Zahlen . Die Ziffern einer Nummer wurden möglicherweise umgeschaltet. Dies ist leicht zu finden, da der zugrunde liegende Eintrag nicht ausgeglichen ist und daher von der Buchhaltungssoftware nicht akzeptiert werden sollte. Wenn ein manuelles System verwendet wird, müssen die Journalbuchungssummen mit den Summen in der Testbilanz verglichen werden. Dieses Problem betrifft das folgende.

• Unausgeglichene Einträge . Dies wird zuletzt aufgeführt, da dies in einer Computerumgebung nicht möglich ist, in der Einträge ausgeglichen werden müssen, oder das System sie nicht akzeptiert. Wenn Sie ein manuelles System verwenden, wird das Problem in den Spaltensummen der Testbilanz angezeigt. Das Auffinden des genauen Eintrags ist jedoch erheblich schwieriger und erfordert eine detaillierte Überprüfung jedes Eintrags oder zumindest der Gesamtsummen in jedem Nebenbuch, das in das Hauptbuch aufgenommen wird.

Wenn Sie einen Fehler korrigieren, verwenden Sie unbedingt einen deutlich gekennzeichneten Journaleintrag mit unterstützender Dokumentation, damit eine andere Person Ihre Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt nachverfolgen kann.