Grundlagen der Finanzbuchhaltung
Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Grundlagen der Finanzbuchhaltung für Nichtbuchhalter. Die Ausrichtung ist auf die Aufzeichnung von Finanzinformationen über ein Unternehmen gerichtet.
Was verstehen wir unter "finanzieller" Buchhaltung? Dies bezieht sich auf die Aufzeichnung von Informationen über Geld. Wir werden daher über die Ausstellung einer Rechnung an jemanden sowie über die Zahlung dieser Rechnung sprechen, aber wir werden keine Änderung des Werts des Gesamtgeschäfts eines Unternehmens ansprechen, da die letztere Situation keine bestimmte Transaktion mit Geld beinhaltet.
Eine "Transaktion" ist ein Geschäftsereignis, das monetäre Auswirkungen hat, z. B. der Verkauf von Waren an einen Kunden oder der Kauf von Lieferungen von einem Lieferanten. In der Finanzbuchhaltung löst eine Transaktion die Aufzeichnung von Informationen über das an dem Ereignis beteiligte Geld aus. Zum Beispiel würden wir in den Buchhaltungsunterlagen folgende Ereignisse (Transaktionen) aufzeichnen:
Schulden eines Kreditgebers
Der Erhalt einer Spesenabrechnung von einem Mitarbeiter
Der Erhalt einer Rechnung von einem Lieferanten
Verkauf von Waren an einen Kunden
Überweisung der Umsatzsteuer an die Regierung
Löhne an Mitarbeiter zahlen
Überweisung von Lohnsteuern an die Regierung
Wir erfassen diese Informationen in "Konten". Ein Konto ist eine separate, detaillierte Aufzeichnung über einen bestimmten Artikel, z. B. Ausgaben für Büromaterial, Forderungen oder Verbindlichkeiten. Es kann viele Konten geben, von denen die häufigsten sind:
Bargeld . Dies ist der aktuelle Barbestand eines Unternehmens, normalerweise auf Girokonten oder Sparkonten.
Forderungen . Dies sind Verkäufe auf Kredit, die Kunden zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen müssen.
Inventar . Dies sind Artikel, die auf Lager gehalten werden und schließlich an Kunden verkauft werden können.
Anlagevermögen . Dies sind teurere Vermögenswerte, die das Unternehmen für mehrere Jahre nutzen möchte.
Kreditorenbuchhaltung . Hierbei handelt es sich um Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, die noch nicht bezahlt wurden.
Rückstellungen . Hierbei handelt es sich um Verbindlichkeiten, für die das Unternehmen noch nicht in Rechnung gestellt wurde, für die es jedoch letztendlich zahlen muss.
Schulden . Dies ist Bargeld, das von einer anderen Partei an das Unternehmen verliehen wurde.
Eigenkapital . Dies ist die Beteiligung an dem Unternehmen, dh das Gründungskapital und alle nachfolgenden Gewinne, die im Unternehmen einbehalten wurden.
Einnahmen . Dies sind Verkäufe an Kunden (sowohl auf Kredit als auch in bar).
Kosten der verkauften Waren . Dies sind die Kosten für Waren oder Dienstleistungen, die an Kunden verkauft werden.
Verwaltungskosten . Dies sind verschiedene Ausgaben, die für die Führung eines Unternehmens erforderlich sind, z. B. Gehälter, Mieten, Nebenkosten und Büromaterial.
Steuern vom Einkommen und vom Ertrag . Dies sind die Steuern, die an die Regierung für alle durch das Unternehmen erzielten Gewinne gezahlt werden.
Wie geben wir Informationen zu Transaktionen in diese Konten ein? Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
Softwaremoduleinträge . Wenn Sie zur Erfassung von Finanzbuchhaltungstransaktionen Buchhaltungssoftware verwenden, gibt es wahrscheinlich Online-Formulare, die Sie für jede der wichtigsten Transaktionen ausfüllen können, z. B. zum Erstellen eines Kunden oder einer Rechnung oder zum Erfassen einer Lieferantenrechnung. Jedes Mal, wenn Sie eines dieser Formulare ausfüllen, füllt die Software die Konten automatisch für Sie aus.
Journaleinträge . Sie können in Ihrer Buchhaltungssoftware auf ein Journaleintragsformular zugreifen oder einen Journaleintrag von Hand erstellen. Journaleinträge haben viel zu bieten. Kurz gesagt, ein Journaleintrag muss immer mindestens zwei Konten betreffen, wobei ein Belastungseintrag für ein Konto und ein Gutschrifteintrag für das andere Konto erfasst wird. Es kann viel mehr als nur zwei Konten geben, aber der Gesamtbetrag der Belastungen in US-Dollar muss dem Gesamtbetrag der Gutschriften in US-Dollar entsprechen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu Journaleinträgen.
Die Konten werden im Hauptbuch gespeichert. Dies ist der Stammsatz aller Konten, in dem alle Geschäftsvorfälle gespeichert sind, die mit Journaleinträgen oder Softwaremoduleinträgen in die Konten eingegeben wurden. Somit ist das Hauptbuch Ihre Anlaufstelle für alle detaillierten Finanzbuchhaltungsinformationen zu einem Unternehmen.
Wenn Sie die Details für ein bestimmtes Konto verstehen möchten, z. B. den aktuellen Betrag der ausstehenden Forderungen, greifen Sie auf das Hauptbuch zu, um diese Informationen zu erhalten. Darüber hinaus bieten die meisten Buchhaltungssoftwarepakete eine Reihe von Berichten, mit denen Sie einen besseren Einblick in das Geschäft erhalten, als nur die Konten durchzulesen. Insbesondere gibt es Berichte über veraltete Forderungen und veraltete Verbindlichkeiten, die zur Ermittlung der aktuellen Liste der nicht eingezogenen Forderungen bzw. der nicht bezahlten Verbindlichkeiten nützlich sind.
Das Hauptbuch ist auch das Quelldokument für den Jahresabschluss. Es gibt mehrere Abschlüsse:
Bilanz . In diesem Bericht sind die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Unternehmens zum Berichtsdatum aufgeführt.
Gewinn- und Verlustrechnung . In diesem Bericht werden die Einnahmen, Ausgaben und Gewinne oder Verluste des Geschäfts für einen bestimmten Zeitraum aufgeführt.
Kapitalflussrechnung . In diesem Bericht werden die vom Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum generierten Mittelzu- und -abflüsse aufgeführt. Es kann mit der direkten oder der indirekten Methode formatiert werden.
Weitere weniger genutzte Elemente des Abschlusses sind die Gewinnrücklagen und eine Vielzahl von Begleitangaben.
Zusammenfassend haben wir gezeigt, dass die Finanzbuchhaltung die Erfassung von Geschäftsvorfällen in Konten umfasst, die wiederum im Hauptbuch zusammengefasst sind, das wiederum zur Erstellung von Abschlüssen verwendet wird.
