Arten von Gehaltsabrechnungsbetrug
Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug ist der Diebstahl von Bargeld aus einem Unternehmen über das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Mitarbeiter Gehaltsabrechnungsbetrug begehen können. Sie sind:
Vorschüsse nicht zurückgezahlt . Die passivste Art von Betrug ist, wenn ein Mitarbeiter einen Vorschuss auf sein Gehalt verlangt und es dann nie zurückzahlt. Dies funktioniert am besten, wenn das Buchhaltungspersonal Vorschüsse nicht als Vermögenswerte erfasst (sondern direkt den Kosten belastet) oder die Rückzahlung niemals überwacht. Die Nichtzahlung von Vorschüssen erfordert daher Inaktivität des Empfängers und unzureichende Transaktionsaufzeichnung und Nachverfolgung durch das Buchhaltungspersonal. Ein monatliches Verfahren zur Überprüfung der Fortschritte beseitigt dieses Problem.
Buddy Punching . Ein Mitarbeiter vereinbart mit seinen Kollegen, dass sie seine Stunden in die Zeituhr des Unternehmens eingeben, während er sich den Tag frei nimmt. Aufsichtsüberprüfungen und die Gefahr einer Kündigung sind die besten Möglichkeiten, um dieses Risiko zu vermeiden. Eine teurere Alternative ist die Verwendung biometrischer Zeituhren, die jede Person, die sich beim Zeitmesssystem anmeldet, eindeutig identifizieren.
Ghost-Mitarbeiter . Das Personal der Personalabrechnung erstellt entweder einen gefälschten Mitarbeiter in den Abrechnungsunterlagen oder verlängert die Bezahlung eines Mitarbeiters, der gerade das Unternehmen verlassen hat, und ändert die Zahlungsaufzeichnung so, dass die direkte Einzahlung oder der Gehaltsscheck an ihn ausgestellt wird. Dies funktioniert am besten in großen Unternehmen, in denen die Vorgesetzten sehr große Mitarbeiter haben und daher die Vergütung nicht ausreichend detailliert verfolgen. Es funktioniert auch gut, wenn ein Vorgesetzter das Unternehmen verlassen hat und noch nicht ersetzt wurde, sodass Ghost-Mitarbeiter in ihre Abteilungen eingefügt werden können, bis ein neuer Vorgesetzter ernannt wird. Eine regelmäßige Überprüfung der Gehaltsabrechnungen ist erforderlich, um Geisterangestellte zu erkennen. Eine andere Möglichkeit, einen Geisterangestellten zu erkennen, besteht darin, keine Abzüge von einem Gehaltsscheck vorzunehmen, da der Täter den maximalen Geldbetrag erhalten möchte.
Gehaltsscheckumleitung . Mitarbeiter können den Gehaltsscheck eines anderen abwesenden Mitarbeiters entgegennehmen und den Scheck dann selbst einlösen. Dies kann vermieden werden, indem der Zahlmeister alle nicht beanspruchten Schecks in einem verschlossenen Safe aufbewahren lässt und verlangt, dass jeder, der einen Gehaltsscheck erhält, seine Identität mit einem Führerschein oder einem ähnlichen Dokument nachweist.
Änderung der Lohnrate . Mitarbeiter arbeiten mit dem Lohnbuchhalter zusammen, um den Betrag ihres Stundenlohns im Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu erhöhen. Ein klügerer Angestellter wird dann den Lohnsatz auf sein ursprüngliches Niveau zurücksetzen, nachdem er diesen Betrug für nur wenige Lohnperioden begangen hat, so dass das Problem weniger leicht zu erkennen ist. Dies kann festgestellt werden, indem Dokumente zur Autorisierung des Lohnsatzes mit dem Lohnregister abgeglichen werden.
Nicht autorisierte Stunden . Die wahrscheinlich häufigste Art von Gehaltsabrechnungsbetrug ist das Auffüllen von Arbeitszeitnachweisen durch Mitarbeiter, normalerweise in kleinen Schritten, um der Aufmerksamkeit der Vorgesetzten zu entgehen. Dies ist ein besonderes Problem, wenn bekannt ist, dass Vorgesetzte nur flüchtige Überprüfungen von Arbeitszeitnachweisen vornehmen. Die beste Kontrolle über diese Art von Betrug ist die aufsichtliche Überprüfung.
Kurz gesagt, es gibt viele Möglichkeiten, wie der Betrag der ausgezahlten Gehaltsabrechnung betrügerisch erweitert werden kann. Dies ist schwer zu erkennen, wenn die Beträge gering sind. Daher müssen Sie die Kosten für Präventionsmaßnahmen in Bezug auf die Höhe der erzielten Einsparungen berücksichtigen.
