So stimmen Sie das Inventar ab
Um den Lagerbestand abzustimmen, vergleichen Sie die Lagerbestände in den Unternehmensunterlagen mit den tatsächlichen Mengen in den Lagerregalen, finden Sie heraus, warum zwischen den beiden Mengen Unterschiede bestehen, und passen Sie die Unterlagen an, um diese Analyse widerzuspiegeln. Die Bestandsabstimmung ist ein wichtiger Bestandteil der Zykluszählung, da die Lagermitarbeiter sie verwenden, um die Genauigkeit ihrer Bestandsaufzeichnungen kontinuierlich zu aktualisieren. Die Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Ersatzartikel rechtzeitig bestellt werden, dass der Bestand ordnungsgemäß bewertet wird und dass Teile bei Bedarf zum Verkauf oder zur Produktion verfügbar sind. Eine Bestandsabstimmung ist auch erforderlich, um sicherzustellen, dass die tatsächlichen und erfassten Bestandsmengen zum Jahresende gleich sind, sodass bei der Prüfung des Bestands keine Probleme auftreten.
Die Bestandsabstimmung ist nicht so einfach wie das Anpassen des Buchsaldos an die physische Anzahl. Es kann andere Gründe geben, warum es einen Unterschied zwischen den beiden Zahlen gibt, der mit einer solchen Anpassung nicht korrigiert werden kann. Insbesondere sollten Sie einige oder alle dieser Schritte ausführen:
Erzählen Sie das Inventar . Möglicherweise hat jemand das Inventar falsch gezählt. Wenn ja, lassen Sie es erneut von einer anderen Person zählen (da der erste Zähler den gleichen Zählfehler ein zweites Mal machen könnte). Wenn die physische Anzahl deutlich unter dem Buchsaldo zu liegen scheint, befindet sich möglicherweise mehr Inventar an einem zweiten Ort. Schauen Sie sich also nach einem zweiten Cache um. Das Nachzählen ist der wahrscheinlichste Grund für eine Abweichung. Betrachten Sie diesen Schritt also zuerst.
Passen Sie die Maßeinheiten an . Sind die für die Zählung und den Buchsaldo verwendeten Maßeinheiten gleich? Eine kann in einzelnen Einheiten (bekannt als "eaches") sein, während die andere in Dutzenden oder Kisten oder Pfund oder Kilogramm sein kann. Wenn Sie bereits eine Nachzählung durchgeführt haben und es immer noch einen Unterschied gibt, der um Größenordnungen voneinander entfernt ist, ist es wahrscheinlich, dass die Maßeinheiten das Problem sind.
Überprüfen Sie die Teilenummer . Es ist möglich, dass Sie die Teilenummer des Artikels im Regal falsch lesen oder dessen Identifizierung erraten, da überhaupt keine Teilenummer vorhanden ist. Wenn ja, holen Sie eine zweite Meinung von einem erfahrenen Lagermitarbeiter ein oder vergleichen Sie den Artikel mit den Beschreibungen in den Artikelstammsätzen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, nach einem anderen Element zu suchen, für das eine Abweichung der Einheitenanzahl in die entgegengesetzte Richtung vorliegt - dies könnte die gesuchte Teilenummer sein.
Suchen Sie nach fehlenden Unterlagen . Dies ist eine große Ursache für Probleme bei der Bestandsabstimmung. Die Anzahl der Einheiten in den Bestandsaufzeichnungen ist möglicherweise falsch, da eine Transaktion stattgefunden hat, die jedoch noch von niemandem protokolliert wurde. Dies ist ein großes Problem für Fahrradzähler, die möglicherweise nach nicht eingegebenen Unterlagen dieser Art suchen müssen, bevor sie sich wohl fühlen, wenn sie eine Anpassung der Bestandsaufzeichnungen vornehmen. Andere Beispiele für dieses Problem sind Belege, die noch nicht eingegeben wurden (daher ist der Bestandsdatensatz zu niedrig), oder Ausgaben vom Lager an den Produktionsbereich, die noch nicht eingegeben wurden (der Bestandsdatensatz ist also zu hoch).
Untersuche den Schrott . Schrott kann überall in einem Unternehmen (insbesondere in der Produktion) entstehen, und die Mitarbeiter können leicht die ordnungsgemäße Aufzeichnung in den Bestandsaufzeichnungen übersehen. Wenn Sie eine bescheidene Abweichung feststellen, bei der die Bestandsaufzeichnungen immer nur geringfügig über der physischen Anzahl liegen, ist dies eine wahrscheinliche Ursache.
Untersuchen Sie mögliche Kundeneigentum . Wenn Sie in den Buchhaltungsunterlagen überhaupt keine Aufzeichnungen über einen Inventargegenstand haben, kann dies einen guten Grund haben: Das Unternehmen besitzt ihn nicht - ein Kunde tut dies. Dies ist besonders häufig der Fall, wenn das Unternehmen Produkte für seine Kunden umgestaltet oder verbessert.
Untersuchen Sie mögliche Lieferantenbesitz . Um den letzten Artikel nachverfolgen zu können, ist es auch möglich, dass Sie Artikel auf Lager haben, die von einem Lieferanten versandt wurden und daher Eigentum des Lieferanten sind. Dies ist in einer Einzelhandelsumgebung am häufigsten und nirgendwo anders unwahrscheinlich.
Untersuchen Sie Rückmeldungsaufzeichnungen . Wenn Ihr Unternehmen Backflushing verwendet, um Bestandsaufzeichnungen zu ändern (wobei Sie den Bestand basierend auf der Anzahl der produzierten Fertigwaren entlasten), sind sowohl die Stückliste als auch die Produktionszahlen für Fertigwaren besser in ausgezeichnetem Zustand, oder der Abstimmungsprozess ist schmerzhaft . Das Rückspülen wird nicht empfohlen, es sei denn, Ihre Aufzeichnungen über die Herstellung sind hervorragend.
Akzeptiere die Varianz . Wenn alle Arten von Untersuchungen fehlschlagen, haben Sie wirklich keine andere Wahl, als den Inventardatensatz so zu ändern, dass er der physischen Anzahl entspricht. Es ist möglich, dass irgendwann ein anderer Fehler gefunden wird, der die Diskrepanz erklärt, aber im Moment können Sie keine Varianz hinterlassen. Im Zweifelsfall ist die physische Zählung korrekt.
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