Drei-Wege-Matching

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine Zahlungsüberprüfungstechnik, mit der sichergestellt wird, dass eine Lieferantenrechnung gültig ist. Wenn die Kreditorenabteilung eine Rechnung von einem Lieferanten erhält, stimmt diese mit den folgenden Informationen überein:

  • Die Informationen auf der Lieferantenrechnung zu einer Kopie der zugehörigen Bestellung, die von der Einkaufsabteilung an diese weitergeleitet wurde. In der Bestellung ist die Menge und der Preis angegeben, zu denen das Unternehmen dem Kauf der auf der Rechnung des Lieferanten angegebenen Waren oder Dienstleistungen zustimmt.

  • Die Rechnung des Lieferanten über den Empfang von Unterlagen, die von der Empfangsabteilung an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet wurden, um sicherzustellen, dass die Waren eingegangen sind, dass sie in der richtigen Menge vorliegen und dass sie in gutem Zustand sind.

Das "Drei-Wege-Match" -Konzept bezieht sich daher auf den Abgleich von drei Dokumenten - der Rechnung, der Bestellung und dem Empfangsbericht -, um sicherzustellen, dass eine Zahlung erfolgen sollte. Das Verfahren wird verwendet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Einkäufe erstattet werden, wodurch Verluste aufgrund von Betrug und Nachlässigkeit vermieden werden.

Wenn diese Drei-Wege-Übereinstimmung ergibt, dass die Lieferantenrechnung in gutem Zustand ist, verarbeitet das Kreditorenpersonal die Rechnung zur Zahlung. Wenn nicht, kontaktiert das Personal den Lieferanten in Bezug auf festgestellte Probleme, die zur Ausstellung einer überarbeiteten Rechnung oder möglicherweise einer Gutschrift des Lieferanten führen können.

Das Drei-Wege-Match-Konzept hat Probleme. Es ist sehr arbeitsintensiv und es kann schwierig sein, die erforderlichen Informationen zu sammeln, was zu verspäteten Zahlungen führen kann, während das Personal der Kreditorenbuchhaltung nach fehlenden Informationen sucht. Verzögerungen können Lieferanten stören und ein Unternehmen daran hindern, Frühzahlungsrabatte in Anspruch zu nehmen. Sie können den Drei-Wege-Abgleich effizienter gestalten, indem Sie:

  • Ausschluss von kleinen Dollars und wiederkehrenden Rechnungen von der Matching-Anforderung.

  • Ermöglichen, dass die Kreditorenbuchhaltung Rechnungen genehmigt, wenn die in der Lieferantenrechnung aufgeführten Preise und Einheiten innerhalb einiger Prozent der in der Bestellung angegebenen Beträge liegen.

Es sind auch automatisierte Drei-Wege-Matching-Lösungen verfügbar, die die Verwendung vollständig integrierter Ressourcenplanungssysteme für Unternehmen erfordern. Selbst diese Lösungen führen jedoch zu einigen Transaktionen, bei denen die automatisierte Lösung fehlschlägt, und erfordern eine manuelle Untersuchung von Diskrepanzen. Diese automatisierten Systeme sind so teuer, dass sie für kleinere Unternehmen keine praktikable Lösung darstellen.

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