Hauptbuch kaufen
Das Einkaufsbuch ist ein Nebenbuch, in dem Käufe erfasst werden. Das Einkaufsbuch ist Teil der Datenbank der Buchhaltungsabteilung. es wird nicht von der Einkaufsabteilung gepflegt. Das Hauptbuch ist nützlich, um eine Aufzeichnung der Beträge, die ein Unternehmen mit seinen Lieferanten ausgibt, an einem Ort aufzuteilen. Das Einkaufsbuch zeigt, welche Einkäufe bezahlt wurden und welche Einkäufe noch ausstehen. Bei einer typischen Transaktion, die in das Einkaufsbuch eingegeben wird, wird eine Verbindlichkeit erfasst, gefolgt von einer Zahlungstransaktion, bei der die Verbindlichkeit eliminiert wird. Daher ist zu jedem Zeitpunkt wahrscheinlich ein ausstehender Kreditorensaldo im Hauptbuch vorhanden.
Wenn das Einkaufsvolumen relativ gering ist, ist kein Einkaufsbuch erforderlich. Stattdessen werden diese Informationen direkt im Hauptbuch erfasst.
Wenn Sie ein manuelles Protokoll des Einkaufsbuchs führen, könnte es wesentlich mehr Informationen enthalten, als nur angegeben wurde. Die Datenfelder in einem manuell vorbereiteten Einkaufsbuch können für jede Transaktion die folgenden Informationen enthalten:
Kaufdatum
Lieferantencode (oder Name)
Lieferantenrechnungsnummer
Bestellnummer (falls verwendet)
Identifikationscode für den gekauften Artikel (kann der Artikelstammcode oder die Referenznummer des Lieferanten sein)
Gezahlter Betrag
Umsatzsteuer bezahlt
Zahlungsflag (gibt an, ob bezahlt oder nicht)
Der im Einkaufsbuch erfasste Hauptbeleg ist die Lieferantenrechnung. Wenn Lieferanten dem Unternehmen eine Gutschrift für Artikel wie zurückgegebene Waren oder während des Transports beschädigte Artikel gewähren, erfassen Sie auch von Lieferanten ausgestellte Gutschriften im Einkaufsbuch. Eine Gutschrift kann auch für einen Mengenrabatt ausgestellt werden, obwohl diese Gutschrift für eine Reihe von Einkäufen insgesamt gelten kann und daher nicht auf eine einzelne Kauftransaktion zurückgeführt werden kann.
Die Informationen im Einkaufsbuch werden regelmäßig aggregiert und auf ein Konto im Hauptbuch gebucht, das als Kontrollkonto bezeichnet wird. Das Einkaufsbuch-Steuerkonto wird verwendet, um zu verhindern, dass das Hauptbuch mit der enormen Menge an Informationen überfüllt wird, die normalerweise im Einkaufsbuch gespeichert sind. Unmittelbar nach der Buchung sollte der Saldo im Kontrollkonto mit dem Saldo im Einkaufsbuch übereinstimmen. Da im Kontrollkonto keine detaillierten Transaktionen gespeichert sind, muss jeder, der Kauftransaktionen untersuchen möchte, einen Drilldown vom Kontrollkonto zum Einkaufsbuch durchführen, um sie zu finden.
Bevor Sie die Bücher schließen und am Ende eines Abrechnungszeitraums einen Jahresabschluss erstellen, müssen Sie alle Einträge im Einkaufsbuch vervollständigen, das Hauptbuch für diesen Zeitraum schließen und die Summen aus dem Einkaufsbuch in das Hauptbuch buchen.
Ähnliche Begriffe
Das Einkaufsbuch wird auch als Kaufnebenbuch oder Kaufunterkonto bezeichnet.
