Quelldokumente
Quelldokumente sind die physische Grundlage für die Erfassung von Geschäftsvorfällen. Quelldokumente werden normalerweise zur Verwendung als Beweismittel aufbewahrt, wenn Prüfer später den Jahresabschluss eines Unternehmens überprüfen und überprüfen müssen, ob tatsächlich Transaktionen stattgefunden haben. Sie enthalten normalerweise die folgenden Informationen:
Eine Beschreibung eines Geschäftsvorfalls
Das Datum der Transaktion
Ein bestimmter Geldbetrag
Eine autorisierende Unterschrift
Viele Quelldokumente sind auch mit einem Stempel versehen, um eine Genehmigung anzuzeigen oder um das aktuelle Datum oder die Konten, die zur Aufzeichnung der zugrunde liegenden Transaktion verwendet werden sollen, aufzuschreiben.
Ein Quelldokument muss kein Papierdokument sein. Es kann auch elektronisch sein, z. B. eine elektronische Aufzeichnung der von einem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, die über ein Smartphone in das Zeitnehmungssystem eines Unternehmens eingegeben werden.
Beispiele für Quelldokumente und die damit verbundenen Geschäftsvorfälle, die in den Finanzunterlagen aufgeführt sind, sind:
Kontoauszug . Dies beinhaltet eine Reihe von Anpassungen des Kassenbestands eines Unternehmens, auf die sich das Unternehmen beziehen sollte, um seine Aufzeichnungen mit denen der Bank in Einklang zu bringen.
Registrierkasse Band . Dies kann als Nachweis für Barverkäufe verwendet werden, was die Erfassung einer Verkaufstransaktion unterstützt.
Kreditkartenbeleg . Dies kann als Beweis für eine Auszahlung von Geldern aus Kleingeld verwendet werden.
Lockbox Check Bilder . Diese Bilder unterstützen die Aufzeichnung von Geldeingängen von Kunden.
Packzettel . Dies beschreibt die an einen Kunden versendeten Artikel und unterstützt so die Aufzeichnung einer Verkaufstransaktion.
Kundenauftrag . Dieses Dokument kann in Verbindung mit einem Frachtbrief und / oder einer Packliste zur Rechnungsstellung für einen Kunden verwendet werden, wodurch wiederum eine Verkaufstransaktion generiert wird.
Lieferantenrechnung . Dies ist ein Quelldokument, das die Ausgabe von Bargeld, Schecks oder elektronischen Zahlungen an einen Lieferanten unterstützt. Eine Lieferantenrechnung unterstützt auch die Erfassung einer Ausgabe, eines Inventargegenstandes oder eines Anlagevermögens.
Zeitkarte . Dies unterstützt die Ausstellung eines Gehaltsschecks oder einer elektronischen Zahlung an einen Mitarbeiter. Wenn den Kunden Arbeitsstunden in Rechnung gestellt werden, wird auch die Erstellung von Kundenrechnungen unterstützt.
Zum Beispiel ist ein Unternehmen im Beratungsgeschäft tätig. Es sammelt Arbeitsstundeninformationen aus Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter, die dann in Kundenrechnungen enthalten sind, die wiederum zur Erstellung eines Verkaufs- und Debitorengeschäfts führen. In dieser Situation ist die Arbeitszeittabelle das Quelldokument für eine Verkaufstransaktion.
Es gibt eine Reihe möglicher Kontrollen, mit denen das Risiko verringert werden kann, dass Quelldokumente nicht ordnungsgemäß in einem Buchhaltungssystem erfasst werden. Eine der gebräuchlichsten Kontrollen besteht darin, Dokumente vorab zu nummerieren, damit fehlende Dokumente leichter aufgespürt werden können. Eine andere Kontrolle besteht darin, die Kontensalden mit den unterstützenden Quelldokumenten abzustimmen, um festzustellen, ob entweder einige Dokumente nicht erfasst wurden oder ob einige in den Konten erfasste Transaktionen keine unterstützenden Quelldokumente zu haben scheinen.
Verschiedene Vorschriften schreiben vor, dass einige Quelldokumente mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen. Es kann auch ratsam sein, diese Dokumente unabhängig von den Vorschriften aufzubewahren, wenn auch nur, um im Falle eines Rechtsstreits Beweise vorzulegen oder um einen besseren Kundenservice zu bieten. Aus diesen Gründen sollte ein Unternehmen eine Richtlinie zur Vernichtung von Dokumenten einführen, die die Vernichtung oder andere Form der Beseitigung von Quelldokumenten bis zum Ablauf einer bestimmten Anzahl von Jahren streng kontrolliert.
