Aufgabentrennung
Das Konzept der Aufgabentrennung verbietet die Übertragung der Verantwortung auf eine Person für den Erwerb von Vermögenswerten, deren Verwahrung und die damit verbundene Führung von Aufzeichnungen. Beispielsweise kann eine Person einen Auftrag zum Kauf eines Vermögenswerts erteilen, eine andere Person muss die Transaktion jedoch in den Buchhaltungsunterlagen erfassen. Durch die Aufgabentrennung ist es viel schwieriger, Betrug zu begehen, da mindestens zwei Personen zusammenarbeiten müssen - was weitaus weniger wahrscheinlich ist, als wenn eine Person für alle Aspekte einer Buchhaltungstransaktion verantwortlich ist.
Beispiele für die Aufgabentrennung sind:
Bargeld . Eine Person öffnet Umschläge mit Schecks und eine andere Person zeichnet die Schecks im Buchhaltungssystem auf. Dies verringert das Risiko, dass Schecks aus dem Unternehmen entfernt und auf das eigene Girokonto einer Person eingezahlt werden.
Forderungen . Eine Person zeichnet Bargeld auf, das von Kunden erhalten wurde, und eine andere Person erstellt Gutschriften für Kunden. Dies verringert das Risiko, dass ein Mitarbeiter eine eingehende Zahlung von einem Kunden umleitet und den Diebstahl mit einem entsprechenden Guthaben auf dem Konto dieses Kunden abdeckt.
Inventar . Eine Person bestellt Waren bei Lieferanten und eine andere Person meldet die empfangenen Waren im Buchhaltungssystem an. Dies verhindert, dass der Käufer eingehende Waren für den eigenen Gebrauch umleitet.
Gehaltsabrechnung . Eine Person stellt die Informationen zum Bruttolohn und zum Nettolohn für eine Gehaltsabrechnung zusammen, und eine andere Person überprüft die Berechnungen. Dies hindert einen Lohnbuchhalter daran, die Vergütung einiger Mitarbeiter künstlich zu erhöhen oder falsche Mitarbeiter zu schaffen und zu bezahlen.
Ein Problem bei der Aufgabentrennung besteht darin, dass es viel weniger effizient und zeitaufwändiger ist, als wenn eine einzelne Person für alle Aspekte einer Transaktion verantwortlich ist. Daher sollten Sie den Kompromiss zwischen der Erhöhung des Kontrollniveaus und der Verringerung der Effizienz untersuchen, wenn Sie entscheiden, ob die Aufgabentrennung in einigen Bereichen umgesetzt werden soll. Es ist durchaus möglich, dass die Verbesserung der Steuerung nicht ausreicht, um den verringerten Wirkungsgrad auszugleichen.
Ein Missverständnis über die Aufgabentrennung besteht darin, dass die Anzahl der Abrechnungsfehler verringert wird. Dies geschieht nur, wenn doppelte Daten eingegeben wurden oder wenn mehrere Personen die Arbeit der anderen überprüfen. Dies ist nicht das Ziel des Aufgabentrennungskonzepts, das darauf abzielt, bestimmte Aufgaben einer Person und andere Aufgaben einer anderen Person zu übertragen. Das Konzept ist nicht für die Verdoppelung von Aufgaben ausgelegt, sodass Buchhaltungsfehler wahrscheinlich nicht reduziert werden .
Ähnliche Begriffe
Die Aufgabentrennung wird auch als Aufgabentrennung bezeichnet.
