Design des Buchhaltungssystems
Das Design von Buchhaltungssystemen
Das Buchhaltungssystem ist im Wesentlichen eine Datenbank mit Informationen über Geschäftsvorfälle. Eine Datenbank wird hauptsächlich als Informationsquelle verwendet. Daher muss das Buchhaltungssystem so gestaltet sein, dass die erforderlichen Informationen kostengünstig bereitgestellt werden. Die Schlüsselfaktoren beim Entwurf von Buchhaltungssystemen sind folgende:
Einfacher oder doppelter Eintrag . Ein sehr kleines Unternehmen arbeitet einfach, indem es Geldeingänge und Zahlungen in seinem Scheckbuch erfasst. Dies wird als Single-Entry-System bezeichnet und ist nur dann ausreichend, wenn ein Geschäftsinhaber kein Interesse daran hat, die Höhe der von einem Unternehmen gehaltenen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zu erfahren. Das System der einmaligen Eingabe ist äußerst simpel, kann jedoch angemessen sein. Das Double-Entry-System erfasst nicht nur Umsatzerlöse und Aufwendungen, sondern auch Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital und bietet somit erheblich mehr Informationen. Das Double-Entry-System erfordert mehr Erfahrung bei der Aufzeichnung von Transaktionen und wird von allen größeren Organisationen verwendet.
Bar- oder Abgrenzungsbasis . Die Bargeldbasis der Buchhaltung erfasst nur Transaktionen, wenn Bargeld empfangen oder ausgegeben wird, während die Abgrenzungsbasis Transaktionen erfasst, wenn sie erfasst werden sollten, unabhängig von Änderungen des Bargeldes. Die periodengerechte Grundlage muss den Rechnungslegungsgrundsätzen entsprechen, z. B. den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen oder den internationalen Rechnungslegungsstandards. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie in Zukunft einen geprüften Jahresabschluss benötigen, verwenden Sie die periodengerechte Rechnungslegung.
Kontocode-Struktur . Die Kontocodestruktur ist die numerische oder alphanumerische Bezeichnung, die jedem Konto zugewiesen wird, in dem Informationen gespeichert sind. Ein langer Kontocode, z. B. einer mit sieben oder mehr Ziffern, ermöglicht eine Vielzahl spezifischer Aufzeichnungen. Die Wartung erfordert jedoch auch mehr Arbeit, und es besteht ein höheres Risiko, dass Informationen falsch in die falschen Konten codiert werden. Daher ist es im Allgemeinen am besten, die Komplexität (dh die Länge) der Kontocodestruktur auf ein Minimum zu beschränken. Kleinere Organisationen stellen möglicherweise fest, dass bereits eine dreistellige Kontocodestruktur für die Aufzeichnung von Informationen ausreicht, während größere Einheiten mit mehreren Abteilungen erheblich komplexere Codestrukturen erfordern.
Verwendete Konten . Sie müssen entscheiden, welche Konten erstellt werden sollen. Mindestens (für ein doppeltes Abgrenzungssystem) benötigen Sie Konten für Bargeld, Forderungen, Vorräte, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Eigenkapital, Einnahmen, Kosten der verkauften Waren und Verwaltungskosten. Selbst ein kleineres Unternehmen benötigt jedoch ein Mehrfaches dieser Anzahl von Konten, um seine Geschäftstätigkeit angemessen verfolgen zu können. Insbesondere wird es wahrscheinlich notwendig sein, verschiedene Ausgabenkonten zu führen, um die Ausgaben genauer untersuchen zu können.
Abteilungsvertretung . Ein größeres Unternehmen kann einen Standardsatz von Konten übernehmen und diese für jede seiner Tochtergesellschaften replizieren. Dies kann auch für einzelne Produktlinien oder Einrichtungen erforderlich sein. Diese Detailgenauigkeit ist besonders häufig, wenn ein Unternehmen ein aktivitätsbasiertes Kostensystem betreibt.
Berichte . Die im Buchhaltungssystem gespeicherten Informationen müssen zu einem Berichtssystem zusammengefasst werden, das entweder zur Darstellung der Finanzergebnisse und der Position eines Unternehmens oder zur Bereitstellung spezifischerer Berichte über die Finanzergebnisse verwendet wird. Viele dieser Berichte sind mit Buchhaltungssoftwarepaketen vorverpackt, obwohl ein Unternehmen möglicherweise spezielle Anforderungen hat, die maßgeschneiderte Berichte erfordern.
Verfahren . Ein Buchhaltungssystem ist erst betriebsbereit, wenn eine Reihe von Verfahren vorhanden sind, die den Benutzern zeigen, wie das System zu betreiben ist. Die gängigsten dieser Verfahren werden in der Regel detailliert dokumentiert und den Mitarbeitern durch formelle Schulungen vermittelt.
Kontrollen . Eine Reihe von Buchhaltungskontrollen ist erforderlich, um sicherzustellen, dass ein Buchhaltungssystem in der beabsichtigten Weise funktioniert. Diese Kontrollen sind unternehmensspezifisch und erfordern möglicherweise die Teilnahme der Wirtschaftsprüfer des Unternehmens oder eines externen Beraters, um sicherzustellen, dass die installierten Kontrollen für den Geschäftsbetrieb geeignet sind.
Viele der gerade erwähnten Probleme sind so grundlegend, dass Sie sie von Anfang an beheben müssen oder Gefahr laufen, das gesamte Buchhaltungssystem zu einem späteren Zeitpunkt neu erstellen zu müssen, um den erforderlichen Änderungen Rechnung zu tragen. Insbesondere ist es am besten, sofort ein doppeltes Buchhaltungssystem und eine periodengerechte Rechnungslegung einzuführen.
