Spesenabrechnung
Bei der Erfassung von Ausgaben handelt es sich um die Umwandlung eines Vermögenswerts in eine Ausgabe. Dies erfolgt, wenn der Nutzen eines Assets verbraucht wurde. Die Erfassung von Ausgaben kann sich verzögern, wenn Ausgaben für Vermögenswerte getätigt werden, die nicht sofort verbraucht werden. Beispiele für diese Art der Kostenerfassung sind:
Wenn der von einer vorausbezahlten Mietzahlung abgedeckte Zeitraum abgeschlossen ist.
Wenn die mit einer vorausbezahlten Anzeigenzahlung verbundenen Werbeaktivitäten abgeschlossen sind.
Wenn der von einer vorausbezahlten allgemeinen Haftpflichtversicherung abgedeckte Zeitraum abgeschlossen ist.
Die Kostenerfassung kann auch erfolgen, sobald eine Ausgabe getätigt wird. Eine solche Erfassung kann entstehen, weil der zugrunde liegende Nutzen eines erworbenen Gegenstands innerhalb des gleichen Berichtszeitraums wie die Ausgaben verbraucht wurde. Diese Erfassung kann auch dadurch entstehen, dass die Kosten des erworbenen Gegenstands die Kapitalisierungsgrenze eines Unternehmens unterschreiten, so dass die Ausgaben immer als Aufwand erfasst werden, sobald sie anfallen. Beispiele für diese Art der Kostenerfassung sind:
Der Kauf von Büromaterial
Das Entstehen einer Haftung im Zusammenhang mit bereits erbrachten Rechtsdienstleistungen
Das Entstehen einer Haftung für bereits verbrauchte Versorgungsunternehmen
Der Kauf eines Laptops, für den die Kosten unter der Unternehmenskapitalisierungsgrenze liegen
Im Idealfall sollte die Erfassung von Ausgaben gleichzeitig mit der Erfassung von Einnahmen erfolgen, mit denen Ausgaben verbunden sind (Matching-Prinzip). Beispielsweise sollte die Kostenerfassung für die Kosten der verkauften Waren im Zusammenhang mit dem Verkauf eines Produkts in demselben Zeitraum erfolgen, in dem der Verkauf erfasst wurde.
Wenn eine Aufwandserfassung erfolgt, wird der Betrag des Aufwands in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen, wodurch sich der Gewinnbetrag verringert, der sonst erfasst würde. Für einen längerfristigen Vermögenswert bedeutet dies, dass ein Vermögenswert aus der Bilanz gestrichen und in die Gewinn- und Verlustrechnung verschoben wird. Bei einem kurzfristigen Vermögenswert (z. B. Büromaterial) ist der Vermögenswert nicht lange genug vorhanden, um in der Bilanz ausgewiesen zu werden. Er wird einfach sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.
Der Zeitpunkt der Kostenerfassung ist eine der häufigsten Formen des Bilanzbetrugs, da die Manager eines Unternehmens möglicherweise einen Anreiz haben, die Kostenerfassung zu verzögern, um die gemeldeten Ergebnisse eines Berichtszeitraums zu verbessern. Diese Situation tritt am häufigsten auf, wenn die Vergütung von Managern eng mit den gemeldeten Ergebnissen einer Organisation verknüpft ist.
Die Erfassung von Ausgaben kann auf der Grundlage der Rechnungslegung verzögert werden, wenn die Erfassung erfolgt, wenn eine Rechnung bezahlt wird, nicht wenn sie eingeht.
