Hauptbuchvorlage
Ein Hauptbuch ist eine Datei, die aus den Konten besteht, mit denen die Geschäftsvorfälle einer Organisation erfasst werden. Das Hauptbuch verfügt über eine speziell definierte Vorlage, mit der die Vielzahl von Transaktionen organisiert werden kann, die in der Datei gespeichert werden können. Die Vorlage kann je nach Buchhaltungssoftwarepaket etwas variieren, enthält jedoch normalerweise die folgenden Felder:
Kontonummer . Dies ist der Hauptbezeichner für ein Konto. Es gibt eine Reihe möglicher Kontonummernkonfigurationen, z. B. zwei Ziffern für einen Buchungskreis, zwei weitere Ziffern für einen Abteilungscode in jedem Unternehmen und drei weitere Ziffern für einen bestimmten Vermögenswert, eine Verbindlichkeit, ein Eigenkapital, einen Umsatz oder eine Ausgabe in jedem Unternehmen Abteilung.
Kontoname . Dies ist der Name jedes Kontos. Es wird normalerweise in einer separaten Datei eingerichtet und erscheint automatisch im Hauptbuch, wenn eine Kontonummer eingegeben wird.
Lastschrift . Dies ist das Feld, in das der Lastschriftteil eines Eintrags erfolgt.
Gutschrift . Dies ist das Feld, in das der Kreditanteil eines Eintrags erfolgt.
Transaktionsnummer . Als Teil jeder Transaktion wird eine Transaktionsnummer eingegeben, möglicherweise auch mit einer Kennung, die die Art der aufgezeichneten Aktivität beschreibt. Beispielsweise kann einer Journaleintragstransaktionsnummer "JE" vorangestellt werden, während einem über das Kassenbelegsystem eingegebenen Geldeingang "CR" vorangestellt werden kann.
Summen . Am Ende jedes Kontodetails befindet sich eine Summenzeile, in der die Belastungs- und Gutschriftsumme zum Hauptbuchdatum angegeben ist. Es kann auch eine berechnete laufende Summe rechts neben den anderen Hauptbuchfeldern vorhanden sein, in der der Endkontostand für jede Transaktion angegeben ist.
Die meisten Hauptbücher ermöglichen auch die Eingabe von Budgetinformationen. Diese Informationen können in einer separaten Datei gespeichert werden und erscheinen nur dann im Jahresabschluss, wenn für den Jahresabschluss ein Budget im Vergleich zum tatsächlichen Format verwendet wird.
